Продуктивный ниндзя. Работай лучше, получай больше, люби свое дело
Шрифт:
Нужно создать новые папки для писем разных категорий, иначе придется снова и снова принимать решения о том, что требует реакции, а на что не следует обращать внимание. Письмо должно побудить вас к действию, ответу, чтению и запоминанию – или к удалению.
НЕ ПОЗВОЛЯЙТЕ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЕ МУЧИТЬ ВАС ЦЕЛЫЙ ДЕНЬ
В вашей почте содержится множество потенциально интересной информации, на которую стоит отвлечься, и эта информация постоянно накапливается! «Что, если нам написали что-то интересное? Надо побыстрее посмотреть, что там пришло!» Постоянная проверка электронной почты превратилась в смертельную болезнь. Выключите все звуковые и графические сигналы.
НЕ «ПРОВЕРЯЙТЕ» ПОЧТУ, «ОБРАБАТЫВАЙТЕ» ПОЧТУ
Подобный совет может показаться очень простым, но он приведет к самым глубоким изменениям. Каждый раз, когда вы открываете папку «Входящие», вам нужно не проверить, что в ней нового, а принять решения относительно того, чтобы переместить полученные письма туда, где они должны находиться. Сделать это можно только вне почтового ящика. У каждого вашего действия должен быть очевидный следующий шаг. Иначе вы будете поступать точно так же, как и сейчас: «Ну-у-у, не знаю, что с этим делать. Пожалуй, оставлю письмо и вернусь к нему позже». Система, о которой я говорю, не позволит вам мешкать. Вам придется принимать решение немедленно – и действовать в соответствии с ним.
РЕГУЛЯРНЫЙ ОБЗОР
Регулярно просматривайте, проверяйте, печатайте, удаляйте и проводите генеральную уборку в своей электронной почте. Это позволит вам сформировать систему рутинной поддержки и облегчит процесс принятия стратегических решений. Очень важно оценивать эффективность любой системы. Одна из основных причин использования Outlook или Gmail в том, что люди не чувствуют возможности контроля – они просто не понимают, что здесь можно оценить.
Решимость
Хочу вас обрадовать. Получив электронное письмо, вы можете отреагировать семью способами:
Удалить письмо или переместить его в другую папку.
Сделать это немедленно (если требуется менее двух минут, сделайте это автоматически).
Сделать это позже.
Решить, что письмо не требует никаких действий, но его стоит сохранить для ссылок или использования в будущем.
Передать письмо кому-то другому.
Зафиксировать решение о действиях, которые нужно будет предпринять в будущем (добавить в свой календарь).
Решить, что действий от вас не требуется, но нужно проверить, не придется ли действовать кому-то другому.
Это единственные решения, которые можно принять относительно каждого полученного электронного письма. Проблема заключается в том, что большинство людей откладывают эти решения на потом. В результате важная информация теряется среди бесполезных писем, которые следовало удалить давным-давно.
ПРАВИЛО 800/20
Многие из тех, кого я учил очищать папку «Входящие», очень часто спрашивали меня, каково соотношение писем, требующих действий, и тех, что действий не требуют. Я вас удивлю: действий требует не более 20 % получаемых писем. Я называют это вариантом правила Парето 80/20: около 20 % получаемых вами имеют 80 % значения. Не менее 80 % электронных писем относится к категории малозначительных, рекламных, формальных или почти бесполезных. Пойду дальше и скажу, что у моих слушателей соотношение бывает еще более экстремальным. Электронная почта господствует в нашей профессиональной жизни. Общение мы ценим больше тишины и размышлений. Отправка электронного
Я постоянно встречаю людей, у которых в начале занятия в папке «Входящие» находится около 800 непрочитанных и необработанных электронных писем, а буквально через пару часов их остается около двадцати. И остаются только те, которые требуют серьезных действий. Поэтому нужно отказаться от правила 80/20, заменив его на 800/20.
На каждые 800 получаемых вами писем приходится всего 20 важных, а 780 можно удалить, переместить или, в худшем случае, быстро ответить, потратив на это несколько секунд. Не страдайте из-за полученной тысячи писем, воспринимайте их как два десятка разговоров. С тем, что по-настоящему важно, вы легко справитесь, но, чтобы найти такие письма среди вала бесполезных посланий, рекламных уведомлений и рассылки, потребуется безжалостная сосредоточенность.
ЧТО ХУДШЕЕ МОЖЕТ СЛУЧИТЬСЯ?
Задумайтесь, что вы потеряете, если завтра ваша электронная почта рухнет? Я спрашиваю, не сколько писем вы потеряете, а сколько возможностей получить преимущество или предотвратить неудачу будет упущено? Как изменится ваш мир?
Мы придаем огромное значение каждому полученному письму, но важны лишь действия и информация во внешнем мире, а вовсе не то, что происходит в вашем почтовом ящике.
Мысли об электронной почте заставляют нас нервничать. На моих семинарах часто звучит слово «страх». Люди боятся промахнуться, боятся действовать без разрешения, боятся слишком быстро удалить письма, которые могут понадобиться в будущем. Все эти страхи вполне понятны, но они пагубно влияют на нашу способность эффективно, сосредоточенно, решительно и спокойно действовать.
Во-первых, электронные письма почти всегда можно восстановить. Возможно, специалистам вашего компьютерного отдела придется немного повозиться, но как только электронное письмо написано, его всегда можно вытащить тем или иным образом. Все зависит от соотношения ценности содержания письма и расходов на его восстановление. Прислушайтесь к моим словам: ценность представляет не электронное письмо, а информация, обязательства или действия, которые в нем скрываются. Сможет ли отправитель повторить письмо? Есть ли у кого-нибудь копия? Можно ли получить ту же информацию или обязательства иным образом? Обычно ответ на все эти вопросы утвердительный.
Я никоим образом не хочу принижать ваш статус и значимость, но эти электронные письма вряд ли смогут испортить показатели вашей компании и уж точно не нарушат мир во всем мире. Это всего лишь небольшой блок информации в электронном виде, который порождает у нас навязчивые идеи и болезненную зависимость. Письма – это не домашние животные. Вы ничего не получите, скопив самую большую в мире коллекцию неразобранной почты. Настало время стать по-настоящему безжалостным.
Если безвозвратное удаление вас тревожит, то можете сделать две очень простые вещи. Во-первых, измените установки папки «Удаленные» так, чтобы она опустошалась не при каждом закрытии почтового ящика, а раз в две недели или раз в месяц. Таким образом вы обеспечите себе автоматическую страховку. Если что-то не показалось вам важным и вы удалили письмо, а потом начальник сказал, что это было очень важно, то, скорее всего, двух недель будет вполне достаточно для того, чтобы одуматься и все восстановить. Во-вторых, создайте вспомогательные папки, которые будут альтернативой удалению. Не бойтесь перегружать эти папки: большинство людей пользуются ими гораздо реже, чем им кажется. Но с помощью программ (например, Outlook) вы сможете легко отсортировать письма по дате, теме и имени отправителя, а также осуществить поиск. Так что потерять что-нибудь даже в самой переполненной папке вам вряд ли удастся.