Прорыв в бизнесе! 14 лучших мастер-классов для руководителей
Шрифт:
Пока оцените субъективно, а затем мы сделаем это правильно.
Еще важно понять: если вы строите цели, но говорите сами себе: «Никогда этого не достигну» – зачем управление проектами? Вы занимаетесь самообманом.
Если делаете какие-то вещи, делайте их! Мы не пытаемся сделать проект, а делаем его.
Если делаете – не сомневайтесь. Если сомневаетесь – не делайте.
Еще необходимо определить участников проекта и ресурсы. Какие ресурсы бывают? Финансовые,
Мы не смотрим на деньги в первый момент и не думаем, куда их деть. Двигаемся иначе – смотрим, какие люди и вещи понадобятся для реализации проекта, а затем считаем его итоговую стоимость.
После планирования мы занимаемся реализацией проекта. Затем завершаем его, начинаем вводить в постоянную эксплуатацию или продаем.
Обзор всех этапов
Цель проекта должна иметь критерии достижимости. Когда и какие результаты вы хотите получить?
Запишите цели всех участников проекта. Например, цель владельца – заработать как можно больше денег, цель инвестора – та же, а у отдельно взятого сотрудника может быть другой интерес. По крайней мере вы должны стараться, чтобы они работали не только ради денег.
Ваша цель – понять всех участников и их намерения, определить пространство, где все цели будут удовлетворены. Чтобы по итогам участия в проекте каждый добился своего.
Риск-менеджмент
Представим, что нам необходимо построить кинотеатр. Какие здесь риски?
Могут не дать разрешение, подрядчик сорвет сроки, произойдет форс-мажор, рядом построят другой кинотеатр, прораб заболеет, ключевой человек подведет, появятся претензии со стороны госорганов и т. д.
Когда вы управляете рисками, ваша задача – прописать самые вероятные.
Затем необходимо ввести три степени вероятности того или иного риска: низкая, средняя и высокая. Например, вероятность того, что не дадут разрешение, – низкая. То, что подрядчик сорвет сроки, – более вероятно. А не уложиться в бюджет – совсем похоже на правду.
Цунами в качестве форс-мажора маловероятно, особенно в Москве. То, что заболеет ключевое лицо, – высокая вероятность. Претензии госорганов – тоже. И так прописываем все риски.
Следующая графа – насколько опасен риск. И снова низкая, средняя и высокая степень опасности.
Теперь все это переводим в цифры. Например, низкая степень —1, средняя – 2, а высокая – 3.
Перемножаем степень вероятности риска на его опасность.
Появилась шкала риска. Мы выбираем самые большие, которые несут наибольшую опасность. Задача – придумать, что мы сделаем для их предотвращения:
Например, что делать, если прораб заболеет? Необходим заместитель. А если в бюджет не уложимся? Надо сразу договориться с банком о кредитовании. Теперь ясно, где найдем деньги, если выбьемся из бюджета.
Пропишите топ-10 рисков, опишите их вероятности, укажите угрозы и ваши действия по предотвращению и снижению рисков.
Когда делаете проект, обязательно всплывает внештатная ситуация. Если вы заранее подумаете об этом, все пройдет контролируемо.
Дадим еще несколько рекомендаций:
Работать нужно с людьми/подрядчиками, которые имеют опыт в вашей сфере. Нет смысла заказывать строительство кинотеатра у тех, кто об этом ничего не знает.
Люди всегда опаздывают и хоть раз подводят. Необходимо это учесть.
Бюджет почти всегда оказывается больше запланированного. Подумайте, где взять деньги, если их не хватит.
Необходимы система отчетности и план работ с указанием сроков. Продумайте также систему штрафов и поощрений.
Декомпозиция проекта
Возвратимся к примеру с кинотеатром. Понятно, что проект большой, поэтому мы делим его на части. Из каких этапов он состоит? Обозначим некоторые шаги:
1. Разработка проекта.
2. Согласование с государственными службами, проектными бюро, пожарными, чиновниками и т. д.
3. Общение с инвесторами.
4. Поиск подрядчиков.
5. Строительство.
6. Сдача проекта.
7. Коммерческий запуск. Привлечение первых посетителей.
Каждый этап необходимо детализировать и обозначить сроки выполнения.
Иногда процесс имеет смысл разделить на несколько проектов. Например, открытие компании, анализ рынка и строительство объекта можно считать отдельными проектами, которые являются частью общего проекта по строительству и открытию кинотеатра.
Диаграмма Ганта
Различные этапы в рамках одного проекта могут идти параллельно. Например, мы одновременно можем общаться с инвесторами и получать разрешение на строительство. Запомнить все – очень тяжело. Записывать шаги в виде таблицы тоже не очень удобно.
Процессы хорошо изображать в виде диаграммы. Изобразите по горизонтали отрезок, соответствующий длительности проекта. Например, 6 месяцев. Затем отметьте под этой шкалой блоки, соответствующие разным этапам.
Например, на согласования вы отводите два первых месяца. В первый месяц вы общаетесь с инвесторами или банком. На последние два месяца планируете подготовку к запуску и активную рекламу. И четыре месяца отводите на строительство и ремонт.
На диаграмме вы изображаете следующее: