С меня хватит! 35 стратегий выживания в офисе, когда все вокруг бесит
Шрифт:
17:06. Я устала, я так устала. И это при том, что я вообще не бегала.
17:07. Я чувствую, что так дальше продолжаться не может.
17:09. Я решаю изменить свою жизнь.
17:10. Я удаляю рабочий почтовый аккаунт со своего телефона. Затем я заказываю себе пиццу с картошкой фри и шоколадное мороженое.
Рано утром во вторник в офисе. Я включаю компьютер. ПЛИНК! Коллега G спрашивает, хорошо ли я отдохнула во время моих длинных выходных. Слышала ли я о столовой драме коллеги R? Если нет, она готова переслать мне все сообщения.
Я открываю программу внештатного помощника и отправляю всем автоматически сгенерированное сообщение: «Пожалуйста, не пишите мне больше писем. И не ждите никаких писем от меня. Звоните, но
СОВЕТ: правила и договоренности
Какой бы прекрасной и несложной ни была бы эта «новая» технология электронной почты, мы до сих пор так и не научились правильно обращаться с этим каналом связи. И это имеет разрушительные последствия. Потому что из-за того, что мы постоянно на связи, нам становится по-настоящему плохо.
Тем не менее проблема состоит совсем не в том, что работы становится больше. Проблема в нашей неспособности отключаться. Постоянно ожидая сообщений, вы продолжаете находиться в «рабочем режиме». Даже простого ожидания работы достаточно, чтобы вогнать нас в состояние стресса, даже если телефон наконец-то просто спокойно лежит. Не говоря уже о неприятных письмах, которые приходят в субботу вечером и которыми мы хотели бы заняться лишь в понедельник. В таких ситуациях от вас потребуется много внутреннего буддийского спокойствия, чтобы не испоганить себе выходные.
Если раньше постоянное нахождение на связи было исключением или распространялось лишь на аварийные службы, то сегодня это стандарт: 66 процентов всех сотрудников остаются на связи вне своего рабочего дня. 29 процентов из них доступны в любое время, то есть даже в отпуске, по воскресеньям и в праздничные дни [5] .
Избавьтесь от диктата почтового бескультурья и информационной перегрузки, следуя следующим советам.
1. Перерыв. Отключите автоматическое уведомление о входящих сообщениях. Будь то «плинк» или мигающая иконка конверта – каждый раздражитель отвлекает вас как от работы, так и от отдыха. То, что кто-то только что нажал кнопку «отправить», вовсе не означает, что вам необходимо бросить все и ответить на его письмо в тот же момент.
5
https://de.statista.com/statistik/daten/studie/254678/umfrage/betroffene-von-depressionen-nach-erreichbarkeit-ausserhalb-der-arbeitszeit/
2. Начинайте рабочий день со спокойного обзора всех новых сообщений. При этом не отвечайте на них сразу! Для начала пометьте флажком те сообщения, в которых содержатся задания или на которые вам необходимо ответить [6] . Затем, на втором этапе, твердо решите, будете ли вы с ходу формулировать быстрые ответы или же предпочтете посвятить себя одной из важных задач дня, а уже потом ответите на новые запросы. Помните, что отправитель понятия не имеет, когда именно вы проверяете свою электронную почту, в 8 или 10 часов утра, – так что не нервничайте!
6
Небольшую инструкцию о том, как это работает, вы найдете здесь: https://support.office.com/de-de/article/Video-Festlegen-von-Kategorien-Kennzeichnungen-Erinnerungen-oder-Farben-a894348d-b308-4185-840f-aff63063d076
3. Фиксированные промежутки времени. Не стесняйтесь выбрать конкретное время суток под разбор почты в целом и конкретный временной период, который вы посвятите каждому блоку писем (например, двадцать
4. Есть ли у вашей компании четкие рекомендации относительно «доступности»? Придерживайтесь их. Таких нет? Тогда предложите свои! Пару советов, как лучше это сделать, вы найдете ниже.
5. Обращение с письмами-копиями. Твердо решите в вашей компании или команде, как вы будете обходиться с электронными письмами-копиями, самыми большими пожирателями времени из всех. Например: «Как правило, электронные письма через CC (carbon copy) запрещены в нашей компании». Четко определите размер «штрафа»: пять евро в коллективную кассу, попойка за счет «спамеров». Будьте креативны – большинство проблем можно решить с помощью всего лишь капли юмора. Остальные не согласны? Тогда четко заявите, что вы больше не читаете электронные письма-копии. Точка.
6. По одному письму на каждый запрос. Если вы хотите прояснить несколько деталей с одним и тем же адресатом, лучше всего отправлять по каждому запросу отдельное письмо – с вопросом или с конкретным моментом, который следует указать в теме сообщения. Таким образом, вам не придется разгребать гору информации в каждом из последующих писем.
7. Заполняйте строчку с темой письма. Вкратце изложите всю информацию непосредственно в строке темы и завершите с помощью NFM (no further message) или EOM (end of message). Тогда адресату вообще не понадобится открывать (пустое) письмо.
8. Составьте расписание для долгих ответов. Ответ выходит довольно длинным или вам понадобились для него дополнительные документы? В этом случае вам следует запланировать написание ответа на более позднее время, выходящее за рамки вашего фиксированного промежутка. Лучше всего просто пометить сообщение флажком и добавить напоминание о нем в ваш текущий список дел.
9. Для решения сложных проблем лучше позвонить. Развивать идеи, решать конфликты, вести переговоры – все это не подходит для переписки по электронной почте (см. страницу 123).
Кроме того, предложите руководству установить четкие правила относительно использования данного канала связи. Пусть вас вдохновят на это примеры других компаний. В 2010 году «Telekom» утвердил корпоративную политику, рекомендующую руководителям не писать электронные письма подчиненным после завершения рабочего дня [7] . В 2011 году «Volkswagen» установил строгую блокировку электронной почты своих сотрудников со служебным смартфоном, которая включается в конце рабочего дня. С этого момента устройства сотрудников «VW» не могли получать электронные письма с 18:15 и до 7:00 [8] . А наши французские соседи даже приняли по этому вопросу закон: с 1 января 2017 года руководители компаний должны ежегодно консультироваться с коллективом или представителями профсоюзов по вопросам «доступности» [9] . По крайней мере теоретически. Так как эти предписания носят лишь рекомендательный характер.
7
http://www.computerwoche.de/a/keine-e-mails-waehrend-der-freizeit,2556778
8
http://www.handelsblatt.com/unternehmen/industrie/loeschung-bei-abwesenheit-daimler-stoppt-die-e-mail-flut/7430926.html
9
http://www.spiegel.de/karriere/frankreich-was-wurde-aus-dem-e-mail-verbot-nach-feierabend-a-1119202.html