Сам себе MBA. Самообразование на 100 %
Шрифт:
Удаление — устранение задачи — применяется в том случае, если задача не важна или не нужна. Не тратьте на нее свое время — смело вычеркивайте.
Передача — выполнение вашей задачи другим человеком — эффективна в том случае, если этот человек может справиться с ней на 80 % так же хорошо, как и вы. Для этого вам надо найти того, кому эту задачу делегировать. Это могут быть служащие, подрядчики или аутсорсеры — главное, что они способны делать некоторые дела за вас.
В процессе подготовки
В результате курс был завершен за рекордно короткое время, причем не потребовал от нас много сил.
Если вам некому передать свои рутинные дела, попробуйте поработать с фрилансером. Меньше чем за 100 долларов вы получите помощь команды профессионалов, которую найдете в Сети. Если вы раньше никогда никому не передавали свои дела, сейчас самое время начать.
Отсрочка — откладывание дел на потом — эффективна для задач, которые не обязательно решать именно сейчас. Ничего страшного в этом нет, наоборот, вы быстрее застопоритесь, если возьметесь за слишком много дел сразу. Отложите те задачи, которые можно выполнить позже, и сосредоточьте все свое внимание и энергию на более важных вещах.
В книге «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен рекомендует вести списки «когда-нибудь / может быть» и вносить в них задания, которые вы, возможно, сделаете в будущем, поскольку именно сейчас в них нет необходимости. Эту идею поддерживает и исследователь творческих способностей Скотт Бельски в своей книге Making Ideas Happen («Как воплотить свои идеи в жизнь»), называя это «второстепенным» списком, к которому вы всегда сможете обратиться впоследствии.
Старайтесь использовать все четыре способа — и вы удивитесь, насколько быстро вы сможете справиться со своими делами.
Самые важные задачи (СВЗ)
Занимаясь мелкими делами, думайте о серьезных вещах: это поможет справиться с ними.
Не все стоящие перед вами задачи одинаково важны. Если вы хотите максимально эффективно использовать свое время, сосредоточьтесь на выполнении самых важных задач, а более мелкие оставьте на потом.
Самая важная задача — та, которая в случае выполнения принесет необходимые результаты. Проснувшись, составьте список из двух или трех СВЗ и попытайтесь выполнить их как можно быстрее. Это должен быть отдельный список: не смешивайте СВЗ с вашими остальными делами! Я обычно использую карточки или бесплатный планировщик Дэвида Сиа Emergent Task Planner6 в формате PDF.
Объедините эту технику с законом Паркинсона и определите крайний срок выполнения этих задач. Поставив себе целью сделать все СВЗ до 10 часов утра, вы будете поражены тем, как быстро вам это удастся.
Наличие списка из двух или трех СВЗ помогает поддерживать моноидеальное состояние, в котором вы можете игнорировать все, что отвлекает вас от выполнения этих задач. Если в это время вам кто-то позвонит, вы всегда сможете сказать, что свяжетесь с ним после того, как
Выполните все СВЗ как можно быстрее — и у вас впереди будет еще целый день, который можно посвятить другим делам.
Цели
Пример неопределенной цели — вы заходите в ресторан и говорите: «Я голоден и хочу поесть». Итог: вы останетесь голодным, пока не закажете что-нибудь конкретное.
Вопросу важности целей посвящено достаточно много бизнес-книг. Четко поставленные цели помогают визуализировать то, чего вы хотите добиться, и заряжают вас стремлением это сделать. Имея такую цель, ваш мозг может использовать ментальное моделирование для визуализации того, что должно получиться в результате. Если воображаемый конечный результат выходит неопределенным или нечетким, автоматическим системам планирования вашего мозга будет тяжело найти способы достижения таких целей. Четкая формулировка играет ключевую роль в мотивации: чем яснее определена ваша цель, тем легче «зарядиться» энергией, необходимой для ее выполнения.
Такие нечеткие цели, как «я хочу взобраться на гору», не дают вашему мозгу материала, с которым можно было бы работать. На какую гору? Где? Когда? Почему? Не ответив на эти вопросы, вы, вероятно, вообще ничего не сможете предпринять.
Правильно сформулированная цель звучит так: «Я хочу подняться на вершину Эвереста, сделать панорамный снимок и повесить этот трофей на стену до того, как мне исполнится 40 лет». Эту цель ваш мозг может легко смоделировать: Эверест находится в Непале, следовательно, нужно организовать путешествие, улучшить свои альпинистские навыки, найти гида, купить оборудование и подходящую панорамную камеру и т. д. Как только вы принимаете сознательное решение достичь цели, ваш мозг автоматически начинает подбирать варианты его выполнения.
Лучше всего, если цели будут выражены в позитивной, немедленной, конкретной, четкой форме.
— Позитивная форма имеет непосредственное отношение к мотивации — ваша цель должна подразумевать движение к чему-то, а не от чего-то. Такие цели, как «я больше не хочу быть толстым», приведут к изоляции угрозы. Вместо негативного посыла используйте повторную интерпретацию, чтобы зарядиться энергией для выполнения этой цели. Кроме того, постарайтесь заранее устранить все возможные конфликты.
— Немедленная форма подразумевает наличие временны х ограничений: поставив перед собой цель, вы должны приступить к ее выполнению сразу же, а не «когда-нибудь» или «со временем». Если вы не хотите работать именно над этой целью, занесите ее в список будущих дел и сосредоточьтесь на чем-нибудь другом.
— Конкретная форма означает, что, ставя перед собой цель, вы должны четко представлять конечный результат. Такая цель, как «я хочу быть счастливым», ни к чему не приведет, поскольку она не конкретная: как вы узнаете, что достигли ее? А вот осуществленное восхождение на вершину Эвереста — это конкретно.