Секретарское дело
Шрифт:
• чуть опущена, взгляд исподлобья – знак неодобрительного отношения к чему-либо, настороженности.
Глаза:
• взгляд, направленный в центр лба и не опускаемый ниже глаз собеседника, – это «деловой взгляд»; взгляд, устремленный только на глаза и рот собеседника, – это «светский взгляд»;
• взгляд, скользящий от глаз вниз по телу и обратно, – «интимный взгляд»;
• взгляд искоса – в сочетании с улыбкой выражает заинтересованность, в сочетании с опущенными бровями – враждебность;
• частое моргание глаз – признак растерянности.
Руки и лицо:
• почесывание подбородка означает раздумье;
• захватывание носа в щепоть чуть
• рука у щеки: щека опирается на сложенные в кулак пальцы, а указательный палец выпрямлен по направлению к виску – классическая поза размышления;
• указательный палец касается носа, остальные прикрывают рот – выражение недоверия;
• касание или потирание носа левой рукой – свидетельство того, что собеседник лжет;
• указательный палец касается щеки, а остальные располагаются под подбородком – проявление критического отношения к чему-либо;
• рука поглаживает шею – жест недовольства, отрицания, гнева; защитный жест;
• потирание уха– выражение нетерпения, нервозности, желания перебить собеседника;
• лицо чуть склонено вбок и опирается на ладонь или кулак («телефонная поза») – чаще всего выражение скуки.
Общие позы:
• некто садится на стул верхом – демонстрация агрессивности;
• одна нога приподнята и на что-то опирается, тело чуть согнуто и подано вперед – поза собственника, победителя;
• руки упираются в поясницу, ноги широко расставлены – демонстрация силы, уверенности, агрессивности;
Закрытые парные позы: два собеседника располагаются друг против друга, взгляды их направлены друг на друга – проявление взаимного интереса Открытые парные позы: собеседники стоят под некоторым углом друг к Другу, как бы очерчивая некоторое пространство, куда беспрепятственно может войти третий, – позиция, допускающая участие в разговоре еще одного или нескольких собеседников.
Включение в разговор: в случае приближения третьего стоящие в закрытой позиции оба собеседника разворачиваются под углом друг к другу и к нему, тем самым приглашая его присоединиться к ним.
Исключение из разговора: в случае неприятия третьего стоящие в закрытой позиции поворачивают к нему только головы.
Необходимо помнить, что жест и позы, как проявление зачастую не осознаваемых реакций, способны оказывать сильное неосознаваемое воздействие на людей. Поэтому вы можете вполне осознанно использовать эти жесты в своих целях.
6.4. Организация совещания
На стадии планирования работ руководитель и секретарь намечают, какие совещания и заседания нужно провести в определенный период времени, определяют дату, время и место их проведения, тематику и состав участников. Это могут быть официальные совещания (заседания совета директоров, наблюдательного совета), неофициальные или оперативные (рабочих комиссий, диспетчерские и т. п.).
При подготовке совещаний руководителю и секретарю необходимо учитывать следующие рекомендации: [1]
1
Стенюков М.В. Справочник секретаря. – М.: ПРИОР, 1999.-С.139.
1) на служебные совещания тратится от 25 до 30 % рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно необходимым;
2) на совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены
3) вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими специалистами заблаговременно;
4) основная задача совещания – не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;
5) эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников;
6) следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может говорить откровенно;
7) за решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;
8) каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и определены сроки их выполнения;
9) необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.
Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.
Совещание– форма организации делового общения рабочей группы с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для группы проблемам.
Совещания бывают двух видов – оперативные и плановые.
При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия непришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.
При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:
1) уточняются дата, место и время проведения совещания;
2) составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания;
3) продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания;
4) составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает:название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения необходимо указать продолжительность совещания. В том случае, если участник совещания является докладчиком или ему будет послан дополнительный материал (например, тезисы докладов или проект решения), то это следует указать в тексте приглашения;