Тайм-менеджмент для системных администраторов
Шрифт:
• Совместно с коллегами организуйте взаимную защиту от прерываний, чтобы кто-то из них обрабатывал прерывания в то время, когда вам необходимо работать над проектом.
• Всю информацию по тайм-менеджменту храните в единой базе данных. Когда все находится в одном месте, организованность дается легче.
• Берегите свой мозг для важной информации. Используйте его непосредственно для работы, а списки дел, встреч и просто заметки записывайте в органайзер.
• Разрабатывайте процедуры и придерживайтесь их. Вместо того чтобы периодически изобретать велосипед или повторять процесс принятия решений,
• Вырабатывайте привычки и заклинания. Они позволят вам повторно применять удачные решения.
• Сохраняйте сосредоточенность во время работы над проектом. Вы будете работать лучше, если сосредоточитесь на чем-то одном.
• В повседневной жизни пользуйтесь теми же приемами, что и на работе. Ваша жизнь вне офиса безусловно важна, и ее следует организовать теми же методами, что и профессиональную деятельность, а то вы забудете про отдых и развлечения.
Покерные фишки
Каждый готов дать совет, как избежать откладывания дел в долгий ящик. В Google вы найдете десятки тысяч ссылок. Вы найдете таблицы, составленные в университетских консультационных центрах, помогающие вам разобраться с факторами, мешающими вашей работе. Вы найдете книги и статьи. Вы найдете списки с десятками причин, заставляющих человека изо дня в день откладывать какое-то дело, и узнаете, как с этим бороться. Вы найдете профессиональных «учителей жизни», которые (лично или по телефону) научат вас преодолевать эту и другие жизненные проблемы (за плату). Выбирайте, что вам больше подходит. Сделайте это прямо сейчас.
Я думаю, вы должны прежде всего запомнить, что откладывать дело «на потом» естественно. Такое поведение происходит из боязни и неуверенности в себе. Мы все боимся перемен. Мы все сомневаемся в своей способности достичь результата.
Вместо того чтобы концентрироваться на неуверенности в себе, перенесите внимание на противоположный объект — ваше самоуважение. Самоуважение подобно стопке покерных фишек. Если у вас мало фишек, вы можете делать лишь маленькие ставки.
Это означает, что вы не сможете выиграть кучу денег. Вам придется часто пасовать, чтобы не потерять последнюю фишку. Когда у вас много фишек, вы можете делать большие ставки, способные принести крупный выигрыш. Вы можете рисковать. Вы можете делать то, на что никогда бы не решились с небольшим количеством фишек. Вы можете выиграть!
При низкой самооценке мы с большей вероятностью бросим начатое дело или даже не приступим к нему. Не пытаясь, ничего не добьешься. Вот мы и не добиваемся. При высокой самооценке мы легче идем на риск и ставим себя в положение, в котором можем выиграть.
Теперь понятно, почему я сравнил самоуважение с большой стопкой фишек?
Магия в том, что фишки самоуважения существуют только в вашем сознании, и вы можете создать их сколько угодно!
В покере фишки являются реальными физическими объектами. Вы не можете щелкнуть пальцами так, что появятся новые фишки. Зато вы можете выполнить некий ритуал, чтобы волшебным образом увеличилось количество фишек вашего самоуважения. Мое заклинание «Лучше раньше, чем позже» дает мне фишки, помогающие не откладывать дела на потом. Проявления любви любимым вами человеком дает вам новые фишки. Молчаливая поддержка коллег,
Очень просто, да?
Специалисты сходятся во мнении: покупка этой книги, так сказать, «автоматически» увеличивает количество имеющихся у вас фишек. Переверните страницу и приступайте к работе.
2
Сосредоточенность как средство против прерываний
Сколько раз вы говорили шефу, что можете сделать работу за день, если вас не будут прерывать, а в реальности тратили на нее месяц? Системные администраторы говорят это, потому что их работу над проектом постоянно прерывают как клиенты, так и начальство.
Когда системный администратор говорит, что его постоянно дергают пользователи, это означает, что в действительности он хочет сосредоточиться на своих проектах.
Когда мы сосредоточенны и можем работать не отрываясь, мы способны выполнить любую работу. Сосредоточенность требует усилий. Сосредоточившись, мы справляемся с работой быстрее, а высвободившееся время можем потратить на другие дела или на личную жизнь. Это все равно что отключить от ноутбука лишнюю периферию. Аккумулятор дольше протянет, и вы больше поработаете или поиграете в любимую игру.
Прерывания — исконные враги сосредоточенности. Они прямо и косвенно воруют наше время. Прямые потери времени очевидны: прерывание, отвлекающее нас на t минут, оттягивает завершение работы на t минут. Здесь все ясно. Однако прерывания коварно воруют у нас время косвенным образом. Возвращаясь к работе, вы тратите р минут на то, чтобы сообразить, на каком этапе вы оставили работу. Если вас прервали на третьем шаге многошагового процесса, с какого шага вы должны продолжить — с третьего или четвертого? Выяснение этого является дополнительным занятием, крадущим время у проекта. Признаюсь, что за мою бытность сисадмином самые серьезные технические ошибки возникали, когда из-за прерывания я пропускал какой-то шаг или забывал довести предыдущий шаг до конца. Я, увы, возвращался к четвертому шагу вместо третьего. Если время, необходимое для устранения этих ошибок, обозначить через s, то суммарная задержка в результате прерывания составит t+p+s минут и, вполне возможно, превысит время выполнения задания!
К сожалению, системным администраторам никуда не деться от прерываний. Мы должны решать проблемы наших клиентов — это часть нашей работы. Но попытка сбалансировать решение этих проблем с нашими проектами может привести к возникновению барьеров и напряженности в отношениях с коллегами. Можно сказать, что эта глава учит вас, как сохранять сосредоточенность на проекте и спокойно обрабатывать прерывания.
Сосредоточенный мозг
<