Тайм-менеджмент для женщин. Как все успевать
Шрифт:
Еще один момент. Какой бы ни была ваша работа – перекладываете вы бумажки в приемной, стоите днями у ксерокса или рисуете картины в мастерской, – свой КПД сделайте максимальным. Будьте ответственны, даже незначительную на первый взгляд мелочь учитесь делать качественно. Помните: сделанное плохо придется исправлять. Это необходимо, чтобы эффективно использовать свое время, а значит, быть на хорошем счету и продвигаться по служебной лестнице, да и просто чтобы уважать себя.
Большую часть времени на работе поглощает непродуктивное общение с окружающими: пустые разговоры, совещания и нескончаемые отчеты. Однако причина нехватки
времени не только в лени. Большое значение имеет и недостаточный отдых в перерывах
Еще один совет. Если на работе приходится выполнять разные действия (звонить по телефону, просматривать документы, общаться с коллегами, партнерами и клиентами), то лучше планировать рабочий день по блокам. Например, утром – блок исходящих и входящих звонков, днем – общение, к вечеру – работа с документами. Если вы будете планировать день блочным способом, меньше времени будет потеряно на адаптацию и переключение.
Последний совет. Не забывайте о принципе закрытых часов, то есть для концентрации и тщательного выполнения
важных дел, когда нельзя допустить ошибку, лучше уединиться, не принимать посетителей и не отвечать на звонки. Пусть это будет один час утром, днем или вечером, и важная работа будет выполнена качественно и без ошибок.
восьмой шаг к успеху
Для успешной организации рабочего времени:
□ настройте личную систему планирования рабочего дня с использованием жестких и гибких задач, чтобы успевать выполнять главное;
□ выделяйте 10 минут вечером или утром для обзора задач на день;
□ при планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки и стикеры;
j заведите стратегическую картонку – закладку с ключевыми долгосрочными целями;
□ в плане дня разделяйте жесткие, гибкие и бюджетируемые задачи;
J делайте список гибких задач ориентированным на результат;
□ выделяйте в списке несколько приоритетных задач и начинайте день именно с них;
□ при планировании жестких встреч закладывайте резервы;
□ согласовывайте с партнерами нормы пунктуальности;
amp; запасайтесь избыточной информацией – все может пойти не по плану;
□ экономьте время на работе: избегайте ненужного общения;
используйте принцип закрытых часов, чтобы спокойно решить важные вопросы.
глава 9
ОТДЫХ: КАК СДЕЛАТЬ ЕГО ЭФФЕКТИВНЫМ
Для того чтобы добиться успеха в жизни, а именно это – цель использования
Ситуацию можно легко изменить, если следовать принципам тайм-менеджмента, грамотно организовывая не только время, затрачиваемое на труд, но и время, предназначенное для отдыха. Человеческий энергетический ресурс не безграничен, и его запасы быстро исчерпаются, если не восстановить их вовремя. Не следует думать, что во время отдыха вы тратите время зря. Просто нужно научиться отдыхать эффективно, чтобы хватало сил и энергии все успевать.
лучший отдых – это сон
Во время интервью с руководителем крупной компании я задала вопрос: "Какая ваша самая заветная мечта?" Он ответил: "Выспаться!" Почти уверена, что об этом давно мечтаете и вы. Это объяснимо, ведь сон – самый эффективный вид отдыха и восстановления сил. Всегда ли правильно мы его организуем? Речь идет не столько о количестве времени, затрачиваемом на него, сколько о качестве сна. Повысить его можно не только не увеличивая время отдыха, но даже уменьшив количество часов на сон. При этом можно увеличить период активного бодрствования, не ощущая усталости и потерь энергии, а это уже несколько дополнительных часов для плодотворной работы. Вот несколько правил.
• Засыпайте и просыпайтесь в одно и то же время. Неритмичным бывает чаще именно отход ко сну, поскольку утром в большинстве случаев мы поднимаемся в одно и то же время. Человек – существо биологическое, которому необходим определенный ритм. Организм привыкнет к нему, и заснуть и проснуться будет легче.
Проветривайте комнату перед сном.
• Ужинать желательно за несколько часов до сна.
Не помешают также непродолжительная вечерняя прогулка и горячая расслабляющая ванна. Хорошо на сон грядущий почитать что-нибудь легкое или послушать спокойную музыку. Найдите занятие, отвлекающее от дневных забот, способствующее переходу в более спокойный ритм и переключению в режим сна.
Продолжительность ночного отдыха у каждого из нас своя. Важно определить, какова она у вас. Понаблюдайте за собой, попытайтесь варьировать время сна и посмотрите, после какой его продолжительности вы будете чувствовать себя лучше.
Сон человека состоит из нескольких циклов смены быстрого и медленного сна. Один цикл длится от одного до двух часов. Общая продолжительность сна должна быть кратна длине одного цикла, а не восьми часам, как принято считать. Например, при длине цикла в полтора часа желательно спать семь с половиной или пять с половиной часов. Если цикл длится два часа, то лучше отводить на сон шесть-восемь часов и т. д. Когда продолжительность сна правильная, пробуждение бывает легким, человек чувствует себя бодрым, свежим и ощущает полное восстановление сил.
Важность и необходимость регулярного сна учитывались во все времена. Например, так планировал режим сна маршал Александр Василевский: "В особо напряженные дни Сталин не раз говорил ответственным работникам Генштаба, что мы обязаны изыскивать в сутки для себя и для своих
подчиненных как минимум пять-шесть часов для отдыха, иначе, подчеркивал он, плодотворной работы получиться не может. В октябрьские дни битвы за Москву Сталин сам установил для меня отдых от четырех до десяти часов утра и проверял, выполняется ли это его требование. Случаи нарушения вызывали крайне серьезные и в высшей степени неприятные для меня разговоры.