Тайм-менеджмент в два счета
Шрифт:
– Как это? Это не форс-мажор, а твоя непредусмотрительность, – включается в разговор Алексей, непосредственный руководитель подразделения.
– Откуда я мог знать, что завтра он замерзнет? – защищается менеджер.
– Сколько надо времени, чтобы принять меры «антизамерзания»?
– 2–3 часа.
– Коль, в Интернете каждый день бываешь. Погоду смотрел? Что там, минус 32 по Цельсию!
Третий квадрат обозначим как «С» – это задачи срочные, но не важные. Пустышки. Вы отдали им свое время, а взамен ничего не получили. Как лотерейный билет без выигрыша. В чем опасность таких дел? Жизнь, к несчастью, конечна, а «С» делают ее пустой. Нам следует заранее определиться, кто такие эти «воры времени», как они к нам подходят. На что они нас ловят, ведь мы каждый день отдаем частичку своей жизни таким паразитам, как ожидания, очереди, пробки, пустые звонки, бесплодный поиск в Интернете, «мертвые» клиенты.
Важно понять, что от таких самозванцев следует ставить сильный щит.
Про оставшийся квадрат просто забудьте. Для вас, как управленца, этих дел не существует. А если таковые есть – вы не управленец!
Кстати, если вы поставили себе четкие цели, то оборона от «C» выстраивается автоматически. Мозг изначально блокирует «воров» времени при наличии четкой, амбициозной цели. Соответственно постановка цели работает и на приоритеты, оборону вашего рабочего графика и личной жизни.
Да, про четвертый квадрат мы даже говорить не будем. Таких дел, согласно здравому смыслу, у вас просто нет. Поэтому не стоит даже думать, как его назвать, и т. д.
Таким образом, если вы прочли данную главу, то еще один человек стал частью большой когорты руководителей, знающих «тайный трехбуквенный код» приоритетов:
А – авралы;
В – плановые задачи;
С – воры времени.
Все 100 % дел, которые на вас сваливаются, могут быть только А, В или С.
Запомните: никаких других дел в вашей жизни нет! Если вы это принимаете, то схема работы выглядит так.
А – следует выполнять немедленно!
В – следует планировать и своевременно выполнять. Этим вы снижаете количество своих авралов.
С – блокировать их на подступах к своему рабочему графику. Никогда не делать, учитесь говорить им жестко «НЕТ».
Данные знания, переведенные в умения и навыки, помогут вам в ежедневной работе с плановыми и входящими задачами. Приоритеты не позволят вам потонуть в бездне постоянно растущей информации бизнес-среды.
В целом общие выводы по матрице Эйзенхауэра.
1. Дела «А» можно сократить на 80 % за счет ежедневного внимания квадрату «В».
2. «С» – воры времени, следует выстраивать линии обороны своего времени от таких дел.
3. Постановка
4. Планировать можно только задачи «В». «А» – приходят сами, вы не знаете, сколько завтра будет форс-мажоров. «С», если есть защита, вам не помешают.
5. Если из 20 рабочих дней 4 дня вы задерживаетесь на работе на час-два, это нормально. 20 % авралов – это здоровый пульс бизнеса. А вот если вы 16 рабочих дней допоздна только и работаете – это показатель того, что пора взяться за квадрат «В».
Быстрая сортировка неважного – первичный отсев.
Не перегружай себя – успеешь сделать все дела!
Для быстрого принятия мер в случае возникших форс-мажорных ситуаций хорошо бы иметь «накатанные рельсы» – типовые решения. Как известно, лучший способ избежать опасностей – это подготовиться к ним. Ниже собран опыт российских руководителей и консультантов, которые испытывали те или иные трудности с «ворами времени» – ситуации, которые поедают наше время, не принося никакой пользы. Данный раздел можно использовать как стимульный материал для выработки своих рецептов «антиавральных решений».
Ниже собраны наиболее частые «воры времени», неожиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сбивают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вынуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждому из них предлагается несколько вариантов решений. При этом не просто авральное реагирование, а упредительные процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом успешно справляться с неожиданностями. Условно обозначим эти решения как «линии обороны от С», что по матрице Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела.
Рекомендации к работе с данным разделом.
1. Возьмите лист бумаги.
2. При чтении материала делайте пометки, что применимо, на ваш взгляд, в вашей жизни уже в ближайшую неделю.
3. Когда сформируете несколько пунктов, начните внедрять их в свою ежедневную практику.
4. Если вы руководитель, то проведите данную работу на ближайшем совещании. И совместно с коллегами сформируйте корпоративный список «линий обороны от С».
Аврал должен быть тщательно отрепетирован заранее. (Константин Бордунас, г. Москва)
Телефонные звонки
Требуется выработать быструю категоризацию этих звонков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему». Далее предлагается ряд категорий входящих звонков и сценариев реагирования.
1. Личные звонки.
Попросить говорить кратко.
Попросить перезвонить в другое время.
Выделить время для личных звонков и предупредить всех близких людей, чтобы они звонили в предоставленные окна.
Установить автоответчик.