Тайм-менеджмент в два счета
Шрифт:
Е-mail
Почтовый клиент зачастую используется как органайзер. Самые распространенные – The Bat, Outlook, Outlook Express. Приходит письмо, в нем описание задачи. Читаем, выполняем, удаляем, переходим к следующему письму. Достаточно удобно. Осталось только исправить ошибки работы с почтой – и можно считать, что подходящий органайзер у вас под рукой.
Первая базовая ошибка: УДАЛЯТЬ ПИСЬМА. Все пришедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет переписка.
Предлагаю рассмотреть один из оптимальных алгоритмов работы с почтой.
1. Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак в начале позволяет этой папке всегда быть в самом верху, что облегчает визуальный поиск и ориентировку.
2. В
3. Когда подготовлена структура папок, следует освоить последовательность сортировки.
4. Нажимаем отправить/получить. Допустим, получаем 19 писем, они в папке «Входящие».
5. Бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем. То есть зачищаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10.
6. Оставшиеся письма читаем и определяем, какой они категории – <А» или «В». Если письмо «В» – перемещайте его в папку «!_Work». Переместили 7 писем, осталось 3.
7. Теперь следует оценить оставшиеся 3 письма категории «А» по критерию «время, необходимое для написания ответа». Если это займет несколько минут, сразу напишите ответы и положите в проектную папку архива. Ответили на 2 письма, осталось 1.
8. Теперь приступайте к работе с письмом категории «А».
9. Выделите в течение дня 1–3 окна для ответов на письма из папки «!_Work». Рекомендую оставлять такие окна утром, перед обедом и вечером. Их длительность и количество – по вашей потребности.
Представленный выше алгоритм прост, удобен и очень функционален. Такая схема позволяет держать в регулярном порядке вашу переписку. В любой момент времени можно получить доступ к нужному письму. Позволяет по завершении проекта легко создать архив и облегчить объем почтовой программы.
Когда завершена работа с проектом, просто откройте почтовую папку, выделите все письма в ней. Захватите мышью и перенесите их в папку на диске. Каждое письмо будет представлено как отдельный файл. Далее заархивируйте файлы, и получится один архивный файл со всей вашей перепиской по данному проекту.
Многие используют почтовый клиент как органайзер. Написали себе письмо – вот и задача, которую нужно сделать. Выполнили ее – переместили в папку «Сделано». Руководитель Дмитрий К. использует этот способ так. Если он на работе и вспоминает, что ему необходимо сделать дома, он пишет себе письмо на домашний адрес. А когда он находится дома и приходят мысли по работе, чтобы не забыть сделать их, фиксирует в письме и направляет на рабочий адрес.
Список дел и карта мыслей
Это два структурно разных способа выкладки, представления формации на бумаге. В таблице приведены сравнительные данные по каждому инструменту.
Карта мысли – это ненавязчивый план. (Ольга Кравцова, г. Пермь)
Список дел известен нам со школы. Для составления всех наших планов и заметок мы используем именно его. Поэтому этот инструмент уже хорошо отработан, как привычка. Другое дело – карта мыслей. Для многих людей этот загадочный инструмент встречается впервые. В двух словах суть его такова. В центре листа рисуем кружок. В круг ставим дату. Отводим черту от поверхности центрального кружка в любую сторону и фиксируем название
Карта мысли – полезный и гибкий инструмент: все на плоскости одновременно. (Алексей Зубрилин, г. Тольятти)
Подводя итоги, следует понять границы применимости каждого из методов. Если у нас задачи привязаны к точному времени: 12:00, 15:05 – то их фиксируем списком дел. Напротив каждого прописываем время начала выполнения. А вот задачи типа «если Петрович подготовит отчет, то внести его в реестр отчетной документации» очень удобно фиксировать картой мыслей. Чтобы организовать на основе списка дел и карты мыслей удобный планировщик на день, следует лист разделить на две половины. На одной – создать шкалу времени с утра до вечера. На второй – свободной – рисуйте карту мыслей задач, не имеющих четких временных точек старта.
При этом в течение дня по мере появления новых задач вы быстро определяете, куда их записать. Задайте вопрос: когда ее нужно сделать? Если время не задано – «в течение дня, главное – сегодня», насаживайте «новый Чупа-Чупс» на ядро карты мыслей и обводите овалом. Если же «в 13:15 начать отзвон по клиентам», то напротив шкалы времени фиксируете, что делать.
Руководителю рекомендуется овладеть обоими методами, так как в его работе регулярно присутствуют задачи, требующие то «аналитики», то «творчества». Практикуя рисование карт мыслей в течение двух-трех недель, вы сможете перевести это на уровень Навыков.
Секретарь
Девиз успеть за день – девиз на твоем щите!
Отличный инструмент. Один только минус – удовольствие дорогое. Хороший секретарь, или, точнее, помощник руководителя, требует высокой оплаты труда. Рекомендуется для высшего управленческого звена: председателей правления, директоров. Секретарь хорош, если он обладает слепым методом набора, навыками быстрого чтения, отлично разбирается в офисных приложениях и Интернете. Умеет сортировать и приводить в порядок информацию как в электронном, так и в бумажном виде. Кроме того, должен буквально с полуслова понимать руководителя, чтобы экономить время на коммуникацию. Умело отсеивать «входящий мусор», точно фиксируя, кто, когда и с какой целью звонил. Он также должен уметь планировать график руководителя, то есть обладать навыками тайм-менеджмента, хорошо общаться и сглаживать острые углы, легко работать в стрессе и конфликтных ситуациях.
Метод «швабры»
Лучше сделать два крупных дела, чем пять мелких.
Реальная история. Англия, 50-й год прошлого века. Вице-президент Бетл-Хим Шваб вызывает консультанта Ли и просит дать совет по лучшему управлению делами. Недолго думая, Ли предлагает следующее:
– Напишите список дел, которые собираетесь делать завтра. Теперь выберите из них самое важное, самое ценное. Завтра утром приступите к нему. Ни на что не отвлекайтесь, пока его не завершите. После выполнения снова пересмотрите список. Возможно, появились новые задачи, которые требуют решения. Выберите на этот раз самую важную задачу и незамедлительно приступайте к ее выполнению. И в такой последовательности работать до конца дня. Даже если вы не дойдете до конца списка, вы выполните самые важные задачи. Работайте так каждый день, и результаты не заставят себя ждать. Насколько сочтете этот совет ценным, столько мне и заплатите, – с этими словами Ли удалился.