Тайм-менеджмент
Шрифт:
► сделайте так, чтобы все ваши часы на пять минут спешили;
► свой гардероб на следующий день подбирайте и приводите в порядок с вечера;
► также накануне вечером продумайте меню завтрака на следующее утро;
► заранее соберите портфель;
► сделайте так, чтобы ключи и бумажник всегда находились на одном месте.
Следование этим советам поможет вам вовремя вставать, принимать душ, завтракать и выходить из дома. Но как всегда успевать на встречи, что запланированы у вас на день?
Используйте все средства, которые способны в этом помочь. Попросите секретаря
Эффективный способ сокращения числа опозданий — почаще и внимательнее просматривать ежедневник и рабочий график и исключить или уменьшить число вероятных случаев позднего при-бытия на место. Например, посмотрите, сколько времени вы отвели себе на то, чтобы добраться от офиса до места встречи с клиентами в близлежащем городке. Хватит ли вам этого времени? Хорошо ли вы знаете дорогу? Если поедете на общественном транспорте, уточните расписание. Действительно ли вы выбрали самый короткий путь?
При необходимости куда-либо ехать всегда оставляйте себе резерв времени. Раннее прибытие — не преступление и обычно воспринимается с пониманием, а вот позднее неизменно вызывает негативную реакцию. Если доберетесь до места раньше, чем рассчитывали, то все равно сможете эффективно использовать образовавшееся свободное время (см. главу 4).
В случае проведения встречи в стенах компании пересматривайте свое расписание ради нескольких лишних минут только при необходимости перехода из одного здания в другое. По возможности измените излишне плотный график, чтобы без спешки и вовремя прибыть на встречу.
Что касается дороги до места встречи или иного мероприятия, не полагайтесь на память или интуицию. Заранее разработайте маршрут и точно представьте себе, как будете добираться. Можно воспользоваться системой спутниковой навигации, если она установлена на вашем автомобиле, или предварительно проложить маршрут с использованием специальной компьютерной программы. Если поедете на машине, убедитесь накануне поездки в ее исправном состоянии. Проконсультируйтесь со службой дорожного движения об условиях предстоящей поездки, следите по радио за оперативной информацией об интенсивности транспортных потоков.
Анализируйте полученную информацию. Самый прямой путь не станет для вас самым коротким, если дорога забита транспортом. Некоторые дороги хронически перегружены в определенные часы и дни недели. С учетом этих обстоятельств подумайте о возможности переноса времени или даты встречи.
В случае поездки на общественном транспорте выберите самый короткий маршрут и уточните его график. Не забудьте о том, чтобы у вас осталось достаточно времени добраться от места прибытия транспорта до места встречи. Купите билеты заранее (дайте соответствующее поручение секретарю), так вы гарантированно попадете на нужный рейс.
Если вам свойственно часто опаздывать, зарезервируйте достаточно времени на случай
Всегда будьте готовы к неожиданностям. Если ничего не случится, вы прибудете раньше. Если случится, у вас тем не менее будет неплохой шанс вовремя добраться до места.
Непременно имейте при себе номер телефона человека, с которым встречаетесь, чтобы иметь возможность предупредить о своем опоздании. Захватите в дорогу мобильный телефон, чтобы не пришлось терять время на поиски автомата. Ваш заблаговременно сделанный звонок позволит человеку перенести встречу на другой день или более поздний час, даст ему возможность, пока вы добираетесь, спокойно заняться чем-то другим. Предупреждение о задержке будет с вашей стороны безусловным проявлением уважения, демонстрацией того, что вы цените время человека, с которым намерены встретиться.
Требование может показаться чрезмерным, когда вы затратили столько усилий, чтобы вовремя прибыть на встречу. Между тем на большинство встреч тратится больше времени, чем действительно необходимо. Упоминанием о времени своего отъезда сразу по прибытии вы настраиваете собеседника на прямой и конкретный разговор и получаете основание в указанный час решительно и с чистой совестью покинуть своего визави. Завершите переговоры на десять минут раньше, и у вас появятся десять минут в» запасе, а значит, все шансы прибыть вовремя и на следующую свою встречу. Кроме того, так можно повысить эффективность проведения встреч. (Подробнее о сокращении времени переговоров и более эффективном их проведении читайте в главе 9.)
ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ
1. Приступайте к работе немедленно.
2. Четко представляйте себе, что вам нужно сделать.
3. Установите приоритетность задач.
А. Разбейте задание на ряд поэтапных действий.
5. Установите сроки.
6. Нейтрализуйте отвлекающие моменты.
7. Оставьте время для проверки выполненной работы.
8. Не пытайтесь достичь совершенства.
9. Не опаздывайте.
10. Учитывайте вероятность задержки.
Склонность медлить с началом работы может объясняться страхом, отсутствием интереса и многими другими вещами. Главный способ борьбы с промедлением — браться за дело немедленно. Разбейте каждую большую задачу на ряд мелких операций. Устанавливайте приоритетность каждой задачи и сроки выполнения. Делайте то, что в ваших силах: большинство работ требуют выполнения на высоком, а не высшем уровне. Старайтесь с самого начала все делать правильно. Приобретайте позитивный настрой в отношении каждого задания, думайте об их успешном завершении. Разработайте собственную стратегию борьбы с опозданиями и задержками. Составляйте график выполнения даже простых заданий, тем самым договариваясь с самим собой о конкретном времени окончания работы. Не смущаясь, подкупайте и умасливайте себя, поощряя к соблюдению рабочего графика и своевременному окончанию работы.