Упрости себе жизнь

Доланд Эрин

Я стараюсь свести к минимуму телефонные переговоры, особенно в офисе, и пришла к выводу, что это очень разумное поведение. Если мне кто-то звонит и оставляет сообщение голосовой почты, я посылаю этому человеку СМС или электронное письмо, в котором кратко излагаю содержание голосового послания и даю ответ. Недостаток общения по телефону состоит в том, что не остается записи. Вам не на что сослаться впоследствии, и вы не можете выполнить поиск слов, употребленных во время разговора. Все решения или указания, прозвучавшие по телефону, могут быть пропущены мимо ушей или быстро забыты. Это устройство подходит для сообщения деликатной информации своим знакомым (например, о том, что коллега из другого подразделения нашел местечко получше и уволился),

но не для передачи фактов или данных. А поскольку все же большинству из нас на работе приходится иметь дело именно с последними, то телефону следует отвести место в конце списка различных форм коммуникации. Но, несмотря на сказанное, полностью отказаться от него на работе невозможно. Бывают сложные ситуации, и чтобы найти из них выход, порой без телефона просто не обойтись. Ниже приведены рекомендации по его разумному использованию в подобных случаях.

— Запишите основные моменты разговора.Прежде чем поднять трубку, вкратце перечислите на бумаге вопросы, которые вам надо затронуть в разговоре. Это особенно важно перед селекторным совещанием («конференцией по телефону»). Никогда не звоните, не определившись, какой цели хотите добиться в ходе беседы. Если вы не можете сформулировать ее, отложите звонок.

Установите воображаемый таймер.Каждый раз, позвонив человеку, вы отрываете его от дела, которым он был занят в данный момент. Уважайте его время, старайтесь, чтобы ваш звонок был как можно короче. Когда же звонят вам, то сразу же сообщите собеседнику, сколько времени вы можете ему уделить. Большинство телефонных разговоров должны начинаться следующим образом. Вы: «Добрый день, это ИМЯРЕК». Звонящий: «Добрый день, это ИМЯРЕК. Как ваши дела?» Вы: «Все в порядке. У меня есть X минут. Чем могу вам помочь?» Если человек на другом конце провода рассчитывал на большее, то предложите ему перенести разговор на другое время: «Вы не против, если мы побеседуем сегодня после обеда в три? Я как раз освобожусь».

Если в течение дня вам приходится часто разговаривать по телефону, пользуйтесь головной гарнитурой (наушники с микрофоном).С эргономической точки зрения не рекомендуется сгибать шею в течение длительного времени, что происходит, когда мы прижимаем телефонную трубку головой к плечу. Также благодаря гарнитуре у вас будут свободны руки, и в ходе телефонного разговора вы сможете делать записи или… какие-нибудь бессмысленные движения вроде складывания бумаг в стопку или перекладывания канцелярских принадлежностей со стола в выдвижной ящик. Если вам звонят часто, отключите звуковой сигнал, чтобы не мешать окружающим (вы все равно его услышите в наушниках).

Не звоните людям, чтобы узнать, получили ли они ваше электронное письмо.Если вы переживаете по поводу того, доставлено ли оно адресату, просто оправьте его повторно с примечанием и дублированием предыдущего текста. Также попросите подтвердить получение, если боитесь, что ваши электронные письма не доходят. Не все люди проверяют электронный почтовый ящик по вашему графику, поэтому не отвлекайте их своими телефонными звонками.

— Используйте кнопку «Не беспокоить».Даже если вы сидите за письменным столом, из этого вовсе не следует, что вы обязаны отвечать на каждый телефонный звонок. Если вам нужно сконцентрироваться на работе, нажмите на аппарате кнопку «Не беспокоить», и тогда все входящие звонки будут поступать на голосовую почту. Однако постоянно держать эту кнопку включенной не рекомендуется, поскольку в глазах окружающих это будет характеризовать вас отрицательно. Периодическое же ее использование существенно повысит вашу производительность.

— Назначьте время для ответных звонков.Мне нравится перезванивать с 12:30 до 13:00, как раз после обеда, когда уровень бодрости слегка понижается. Телефонные

разговоры заряжают меня энергией, и к тому же в США в это время большинство людей находятся на работе (когда на Восточном побережье 12:30, то на Западном — 9:30, то есть рабочий день уже тоже начался).

Интернет.Когда вы заходите в Сеть, искушения подстерегают вас на каждом шагу. Установите для своего поведения в Интернете жесткие рамки. Да, Всемирная паутина и устройства, открывающие к ней доступ, способны заметно повысить производительность труда, но в то же самое время она выступает в роли манящей сирены, отвлекающей человека от основных целей. Старайтесь избегать элементов, чреватых пустой тратой времени, и сосредоточьтесь только на тех, которые повышают вашу дееспособность.

Создайте систему онлайн-сотрудничества, чтобы вы и коллеги могли свободно общаться между собой в Сети в течение дня. Такие программы, как Campfire (campfirenow. com), позволяют членам команды разговаривать между собой, не поднимая трубки телефона, а для обмена мгновенными сообщениями предусмотрены службы ICQ, QIP или Instant Messenger, для более же формального общения подойдет электронная почта. В системе также автоматически ведется журнал всех разговоров, благодаря чему их можно отыскать впоследствии. Если вас не было в офисе в течение нескольких дней, то по возвращении вы сможете узнать, какие вопросы обсуждались в ваше отсутствие. Такие системы идеально подходят для прояснения деталей и проведения мозговых штурмов.

Skype (skype.com) — еще один недорогой способ коммуникации на расстоянии, причем в программе поддерживается функция видеозвонков, и на экране вы можете видеть лицо человека, с которым общаетесь Благодаря веб-камере фактически создается иллюзия беседы как при личной встрече. Мимика и жестикуляция дополняют сказанное и помогают вам лучше понять его смысл. К тому же можно записать такой видеосеанс, чтобы затем просмотреть повторно. Только обязательно сообщите собеседнику, что разговор записывается. Для эффективного использования программы руководствуйтесь теми же правилами, которые мы сформулировали для телефонного общения.

Если вы ежедневно читаете онлайн-газету или какие-нибудь интернет-журналы (блоги), то следить за обновлениями вам поможет программа RSS. Это сокращение от английского названия «Действительно простая синдикация». Приложение собирает контент (содержание) на сайтах онлайн-изданий и новостных порталах, а затем доставляет его в ваш ящик для входящей корреспонденции. Различные уровни управления доставкой RSS обеспечиваются такими программами, как Google Reader, NewsGator, Ensembli, Bloglines и другие.

Когда вы работаете в жестких временных рамках, спрячьте ярлык интернет-браузера, чтобы избежать соблазна по привычке зайти в Сеть и немного развлечься. Поможет контролировать и продуктивно расходовать время уже известный нам таймер. Если вы позволяете себе в течение пятнадцати минут в обеденный перерыв почитать любимые сайты, то следите за тем, чтобы эта четверть часа не превратилась в два часа. Настраивая свои RSS-поступления, сгруппируйте их по приоритетности, а не содержанию, чтобы первыми открыть самые важные. И не бойтесь в любое время, образно говоря, объявить RSS банкротом. То есть если накопилось много информации, которую вы уже не в состоянии переработать из-за нехватки времени, пометьте все сообщения как прочитанные и начните новый цикл с нуля.

Электронная почта (e-mail).При правильном использовании электронная почта повышает производительность труда. К сожалению, большинство из нас не справляются с нескончаемым потоком электронных писем. За восемь часов рабочего дня вам легко может прийти сотня сообщений от коллег и клиентов. И если вы не предпримете ряда шагов, чтобы взять ситуацию под контроль, то обработка этой лавины корреспонденции способна превратиться в настоящий кошмар и лишить вас возможности заниматься своим прямыми обязанностями.