Упрости себе жизнь
Шрифт:
Итак, проанализировав рабочие процессы, расставьте предстоящие задачи в порядке очередности, причем самые неотложные запланируйте на те часы, когда вы наиболее дееспособны. Дела средней сложности наметьте на то время, когда вы еще достаточно производительны, хотя уровень энергии уже снижен, а отвлекающих моментов больше. Наконец, наименее важные (за невыполнение которых вас все равно никто не уволит) откладывайте на самую непродуктивную часть вашего пребывания в офисе. Например, у меня повышена работоспособность в первые три часа. И если я начну трудовой день с проверки электронной почты или чтения любимых сайтов, то впустую потрачу время, когда пишется
Для составления рабочего графика воспользуйтесь доброй старой ручкой и бумагой или какой-нибудь компьютерной программой. Я комбинирую два метода. С помощью приложения Google Calendar планирую свою официальную деятельность (совещания, деловые встречи и т. п.). В большом бумажном календаре намечаю время, когда буду писать тексты для нашего сайта борцов с хламом. В блокнот-ежедневник, разбитый на 43 радела, вношу исходные данные согласно рекомендациям Дэвида Аллена в книге «Как привести дела в порядок». Наконец, работу с клиентами распределяю с помощью компьютерной программы проектного управления.
В самую продуктивную часть дня имеет смысл повесить на двери кабинета обращение к коллегам с просьбой пока не беспокоить, поскольку вас поджимают сроки, вы упорно трудитесь, и поэтому не сможете сейчас никому уделить должного внимания, за исключением крайне важных случаев. Конечно, не все сослуживцы с уважением отнесутся к этому обращению, но по меньшей мере вы отсеете тех, кто собирались заскочить на полчасика просто поболтать. Если же вы работаете в отделенном перегородками отсеке большой комнаты, то идея с запиской вряд ли поможет, но хотя бы попытайтесь.
Проще тем, у кого есть секретарь. Поручите ему регулировать ваше общение с внешним миром в течение дня или по меньшей мере в те периоды, когда вы особенно загружены. Он будет принимать и регистрировать все ваши входящие телефонные звонки и электронные письма, а также не пускать к вам в кабинет тех, кто пришел не по особо важному вопросу. Заранее определите, какие вопросы попадают в категорию приоритетных, т. е. ради которых вас разрешено оторвать от дел.
Еще один способ существенно повысить продуктивность — при общении с сослуживцами, начальником, клиентами и поставщиками подчеркивать важность своей работы, необходимость на ней сосредоточиться, жесткие сроки выполнения. Будьте открыты и честны, а политику оставьте тем, кто заседает на Капитолийском холме. Сообщите людям, с которыми вы связаны деловыми узами, о своей текущей напряженной ситуации и договоритесь о том, когда сможете уделить им внимание. Так вам будет проще скоординировать свой трафик и повысить продуктивность.
И не забудьте при общении по телефону и электронной почте использовать уже рассмотренные нами методики. Вы, я надеюсь, уже успели заметить, насколько благодаря им возросла ваша производительность.
Не
Отличный способ вставлять палки в колеса собственной производительности — оттягивать начало работы. По утверждению исследователей из университета де Поля, люди это делают по трем причинам [13] .
13
Zane J. P. Why we procrastinate // News and Observer. — 2008. — April 15.
— В поиске адреналина. Данной категории медлящих нравится нервное возбуждение, с которым связано выполнение проектов в последнюю минуту. Такие люди привыкли и в годы учебы, и на работе бодрствовать накануне конечной даты реализации задания, чтобы к утру все успеть.
— Уклоняясь от неприятного. Эти люди стараются как можно дольше не браться за сложную или скучную работу.
— Нерешительность. Невозможность принять решение парализует желание человека взяться за работу.
Вы научитесь не откладывать работу «на потом», если определите, к какой из вышеперечисленных категорий относитесь. Допустим, к первой. Тогда найдите другие источники адреналина, например займитесь скайдайвингом (затяжные прыжки с парашютом) или горнолыжным спортом. Если же ваша категория — третья, то вам потребуется инструктор, который научит вас принимать решения.
Тем же, кто всячески избегает тяжелой или скучной работы, поможет таймер. Когда у вас будут звуковые и зрительные напоминания об ограниченном запасе времени для выполнения задания, вы найдете способ сосредоточиться на нем. Рекомендую следующие стратегии повышения производительности, когда уж очень не хочется что-либо делать.
— Как и в случае занятий утренней гимнастикой, включите музыку с быстрым ритмом.
— Если пьете кофе, то лучше делать это часто, но маленькими порциями, отказавшись от одной большой чашки в начале дня.
— Намечайте определенные цели, которых необходимо достичь через интервалы в две, пять или десять минут, а затем включайте таймер.
— Изолируйте себя от любых соблазнов. У вас не возникнет желания медлить с выполнением задания, если кроме него просто не останется ничего другого.
— Честно признайтесь себе, что намеренно тянете время. Часто само осознание данного факта заставляет человека засучить рукава.
— Предложите кому-то из сослуживцев соревнование: кто выполнит больший объем работы за определенное время.
— Попросите кого-нибудь контролировать вас. Существуют профессиональные мотиваторы, один или несколько раз в день проверяющие, чем вы занимаетесь, но благожелательный друг или сотрудник по вашей просьбе сделает то же самое бесплатно.
— Если работа не требует особых размышлений, можете одновременно слушать аудиокнигу. К тому же пообещайте себе делать это, только когда работаете. В результате желание узнать, как дальше развиваются события, вынудит вас выполнять столь неприятное вам нудное задание.
Ухабы на пути
Путь повышения концентрации внимания и производительности на работе не усеян розами. Приблизительно на второй неделе вы упретесь в стену психологического истощения. Требуется невероятная энергия, чтобы заставлять себя ежедневно полностью выкладываться, и если вы не привыкли длительное время трудиться в таком режиме, то вскоре почувствуете, что у вас просто не осталось сил.