Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.

Шумович Александр Вячеславович

Дни открытых дверей – это еще один способ расширить представления журналистов о компании и создать у них более лояльное к ней отношение.

Теперь обратимся к организаторам.

Кто делает пресс-мероприятия?

– Корпоративные специалисты лучше всех знают предметную область, то есть то, что создает информационный повод.

– Специализированные компании (PR) имеют больше опыта, больше технологий, больше людей. Все это в итоге можно конвертировать в силы, ресурсы и время, которое ваша компания может сэкономить, обратившись к таким фирмам.

Помните, пренебрегать прессой нельзя: СМИ – статус мероприятия.

Как оценить успешность мероприятия для СМИ?

Вот некоторые

критерии, по которым вы сможете оценить результаты проделанной работы:

– количество аккредитованных и посетивших мероприятие СМИ;

– количество и тональность заданных вопросов;

– количество материалов, вышедших по итогам мероприятия в СМИ;

– качество вышедших материалов (есть специальные методики качественной оценки публикаций, мониторинговые агентства);

– количество обращений за комментариями, экспертной оценкой после мероприятия;

– количество публикаций, подготовленных с использованием информации, представленной на пресс-мероприятии.

Расписание

При подготовке программы мероприятия вам может потребоваться его формализованное расписание, где указано, что и в какое время происходит.

При формировании расписания необходимо учитывать следующее.

Человек не может быть сосредоточен постоянно, необходимы перерывы. Поэтому, если ваше мероприятие длится более двух часов, предусмотрите перерыв, нечто вроде театрального антракта.

В это время участники смогут обсудить свои впечатления, выпить кофе, выкурить сигарету, сделать срочные звонки, размяться, наконец.

Даже если у вас предусмотрена концертная или шоу-программа, помните, что и она не может длиться бесконечно, делайте небольшие перерывы между выступлениями, чтобы люди могли пообщаться. Для некоторых мероприятий, целью которых является общение между участниками, паузы – единственное время, когда это можно сделать не торопясь. В этом случае перерывы станут для участников не меньшей ценностью, чем остальная часть мероприятия.

Если по каким-то причинам вы не можете сделать общий перерыв в мероприятии для всех участников, позаботьтесь о том, чтобы каждый мог решить проблему короткой паузы самостоятельно. Например, в ходе длительного заседания, конференции вы можете организовать постоянный кофе в зале или в холле рядом с залом, где проводится мероприятие.

Нормальное расписание предполагает формулу 3/4 к 1/4, где четверть времени уделяется перерывам или смене вида деятельности. Вспомните школу: 45 минут урок и 15 минут перемена. В значительной степени то же касается и любых других мероприятий.

При составлении расписания помните, что наиболее запоминающимися становятся первое и последнее впечатления. Постарайтесь поставить именно в начало и конец мероприятия самых интересных и запоминающихся докладчиков, самые интересные выступления артистов и т. п.

Практические рекомендации

Короткие советы выступающим на мероприятиях.

– Помните, что презентация, сделанная вами в PowerPoint, не заменяет презентации, а лишь иллюстрирует ее. Поэтому не старайтесь разместить в ней все, что вы хотели сказать, – только основные идеи. Вы будете выглядеть как минимум странно, если будете читать все с экрана.

– Темные буквы на светлом фоне читаются гораздо лучше, чем светлые буквы на темном.

– Шрифт меньше чем 14 кегль скорее всего не будет читаться начиная с середины зала.

– Больше четырех строк на слайде не читается.

– Обязательно вышлите файл с презентацией организаторам заранее. Дату, когда его нужно прислать, называют не по звездам, а ориентируясь на сроки выхода тиража брошюр.

– Даже если вы выслали файл с презентацией, захватите с собой копию – так будет надежнее.

– Имейте с собой распечатку слайдов. Если компьютер или проектор сломается, вы все же сможете выступить.

– Если

вы вставляете в презентацию звуковые или видеоматериалы, заранее перед выступлением проверьте, как это будет выглядеть на экране. Это не ваш компьютер, и вы не знаете наверняка, какие программы там установлены, хватит ли компьютеру памяти и т. д.

– Не заумствуйте. Лучше пошутите.

Перед первым публичным выступлением я очень волновался. Мне нужно было выступать около часа, а я боялся, что все расскажу за первые десять минут… и – упс – что же мы будем делать в оставшиеся пятьдесят? Справиться с этим страхом помогло то, что мы с коллегами несколько раз прорепетировали. Я точно знал, что при любом темпе выступления я буду говорить никак не меньше сорока пяти минут, а остальное время можно будет занять либо вопросами, либо демонстрацией небольшого фильма.

Когда вы что-нибудь говорите, убедитесь, что вы сказали именно это. Шансы на то, что вы сказали именно то, что хотели, более чем относительны. [2]

И.Б.Уайт

Рекомендации для модератора (ведущего заседания)

Перед заседанием (конференцией) модератору следует:

– предварительно ознакомиться с текстами докладчиков заседания и тематикой их выступления;

– узнать немного о докладчиках;

– познакомиться с ними;

– подготовить к ним 3–4 вопроса – для общего обсуждения;

– подготовить 2–3 вопроса к аудитории на случай, если она будет пассивна во время запланированной дискуссии;

– в случае необходимости или по просьбе докладчиков дать задания для технического персонала организаторов;

– предупредить докладчиков о сигналах к завершению выступления и о том, что доклад будет прерван при серьезном превышении времени выступления.

Во время заседания модератор должен:

– поздороваться с аудиторией, представиться;

– представить выступающего;

– сказать несколько слов о теме заседания или о чем-нибудь еще, если во время подготовки к выступлению докладчика возникла пауза;

– во время выступления следить за реакцией зала, другими выступающими, в случае необходимости известить организаторов о возникновении проблемы;

– поблагодарить выступающего;

– в случае если выступление длится дольше запланированного, подать об этом сигнал докладчику;

– в случае если докладчик серьезно превышает время, отведенное ему на выступление, тактично прервать его, поблагодарить и представить следующего докладчика;

– после окончания всех выступлений предложить задавать вопросы докладчикам;

– указывая на желающих, дать возможность задать вопрос;

– в случае если вопрос был задан тихо или неясно, повторить вопрос для зала и для переводчиков;

– в случае если вопросов из зала нет, задать докладчикам или аудитории свои подготовленные вопросы;

– по окончании заседания еще раз поблагодарить всех докладчиков за выступление, аудиторию – за внимание, объявить перерыв и пригласить всех на обед (кофе).

После заседания модератору рекомендуется:

– ненадолго остаться в президиуме или рядом с ним, чтобы ответить на вопросы подошедших участников;

– поделиться своими замечаниями с организаторами.

2

Цитируется по книге «Огилви о рекламе». – Прим. автора

Подведем итоги этого раздела. Обязательными составляющими великолепного мероприятия являются:

– внятная цель;

– правильное время;

– правильное место;

– подготовленные люди;

– грамотное руководство;

– техническое оснащение;

– атмосфера, задействующая все пять чувств;

– хороший сценарий.

Все это важно в совокупности: плохая проработка любого из этих пунктов сведет на нет все ваши усилия. Чтобы этого не произошло, необходимо четкое планирование, о котором сейчас и пойдет речь.