Великолепные мероприятия. Технологии и практика event management.
Шрифт:
Если в результате вычислений у вас получилось отрицательное число участников, значит, ваши финансовые условия таковы, что мероприятие не может быть самоокупаемым: оно либо однозначно убыточно (если минус «исходит» от знаменателя приведенной формулы), либо однозначно прибыльно (если отрицательным оказывается числитель).
Обратите внимание! Если доход с участника равен расходам на участника, то формула теряет математический смысл.
2. Расчет
Перед мероприятием у вас может возникнуть необходимость сделать прогноз числа участников и возможной цены. Применив для нашего случая формулу (2), получим:
Число участников = (фиксированные расходы + накладные расходы + число участников x расход на участника + необходимая прибыль): цена участия. (5)
Цена участия = (фиксированные расходы + накладные расходы + число участников x расход на участника + прибыль): число участников. (6)
Какой должна быть цена на участие в самоокупающемся мероприятии (где прибыль равна нулю), если исходные данные те же, а планируемое число участников – 30 человек?
По формуле (6) получаем:
Цена участия = ($2300 + $700 + 30 х $30 + 0): 30 = $130.
Вывод: мероприятие, проводимое для 30 человек, окупится, если цена участия составит $130.
3. Расчет прибыли (для мероприятия, непосредственно приносящего прибыль)
Как посчитать прибыль мероприятия, если кроме доходов и расходов известны цена участия и число участников? Для нашего случая, исходя из формулы (2), получаем:
Прибыль = число участников x цена участия – фиксированные расходы – накладные расходы – число участников х расход на участника
или
Прибыль = число участников x (цена участия – расход на участника) – фиксированные расходы – накладные расходы. (7)
Допустим, в мероприятии должны участвовать 20 человек. Подставляя известные данные в формулу, получим:
Прибыль = 20 x ($330 – $30) – $2300 – $700 = $3000.
Обратите внимание: предварительные инвестиции составляют $1700 ($1000 реклама и $700 накладные). Таким образом, при 20 участниках у мероприятия 100-процентная рентабельность, но возврат на инвестиции – 43 %.
Для удобства расчетов сделайте для своего мероприятия таблицу:
4. Решение об отмене мероприятия В некоторых случаях мероприятие приносит незапланированный убыток.
Рассмотрим такой пример: для участия в предполагаемом мероприятии зарегистрировались всего 8 человек. Сделаем расчет по формуле (7):
Прибыль = число участников x (цена участия – расход на участника) – фиксированные расходы – накладные расходы.
Исходя из имеющихся данных,
Прибыль = 8 x ($330 – 30) – $2300 – $700 = – $600.
Мы получаем отрицательную прибыль, то есть убыток $600. Казалось бы, мероприятие надо отменять. Но оно организовано при предварительном инвестировании, как вы помните, $1700 (реклама и накладные расходы). В случае проведения мероприятия убытки составят $600, а в случае отмены – $1700. В данной ситуации мероприятие лучше провести.
Чтобы легче найти точку «позитивного решения», попробуем ввести дополнительную классификацию – сгруппировать расходы как:
– непосредственные — расходы, связанные с собственно проведением мероприятия. Эти расходы вы понесете только в случае, если мероприятие состоится. Сюда войдут, например, аренда зала и оборудования, питание, материалы и т. п.;
– предварительные (инвестиции) – невозвращаемые расходы: на рекламу, связанные с приобретением оборудования, накладные и т. д. Исключите их из прямых расходов, если окажетесь в ситуации выбора между большими и меньшими убытками.
Мероприятие стоит проводить уже тогда, когда доходы выше непосредственных расходов. Очень важно следить за этим показателем при принятии решения о проведении мероприятия.
Выведем формулу расчета точки «позитивного решения», когда мероприятие проводить целесообразно:
Минимальное число участников для проведения мероприятия = = (непосредственные фиксированные расходы мероприятия): (цена участия – расход на участника). (8)
В предложенном нами случае непосредственные расходы мероприятия – это аренда конференц-зала ($1000) и прокатное оборудование ($300), то есть в сумме $1300.
Минимальное число участников для проведения мероприятия = = $1300: ($330 – $30) = 4,33.
Вывод: при четырех участниках мероприятие проводить не стоит, а при пяти уже можно.
Однако не всегда все зависит от денег. Действительно, отмена мероприятия из-за того, что собралось мало участников, может оказаться не самым плохим выходом: о ней узнают всего несколько человек. В противном случае они придут, ожидая большого количества народа, и будут разочарованы. Поэтому в каждой конкретной ситуации полагайтесь на свои резоны и интуицию.