Закупки на все 100
Шрифт:
Это очень интересный типаж закупщика, близкий к идеальному. И соваться к такому неподготовленному поставщику просто опасно.
Конечно, список ролей, которые выбирают себе закупщики для ведения переговоров, намного длиннее приведенного выше. Однако эти, по статистике, встречаются чаще других.
Впрочем, идеальный закупщик – это не тот, кто владеет всеми хитростями и приемами переговорного процесса. Это прежде всего тот, кто умеет настраиваться на конкретного собеседника. Одни и те же приемы действуют на разных людей по-разному, поэтому прежде чем их применять, нужно для начала уяснить, кто находится «по другую сторону» стола
Рабочее время закупщика
Большинство людей готовы безмерно трудиться, лишь бы избавиться от необходимости немножко подумать.
Томас Эдисон
"Для работы мне нужен только компьютер, интернет и телефон". За свою многолетнюю карьеру я, наверное, произнесла эту фразу не менее тысячи раз. И это правда. Закупщику для работы по большому счету нужны только три вещи: информация, средства коммуникации и собственный интеллект. Чаще всего он ведет переговоры по телефону, переписывается с поставщиками и работает с информацией. А ещё – набрав достаточно практического опыта и переварив его в своём "котелке" – закупщик способен предвосхищать развитие событий на уровне очень развитой интуиции.
Что главное? Прежде всего безукоризненная вежливость. По тому, как закупщик разговаривает по телефону, многие поставщики – особенно новые – делают выводы обо всей компании, о том, стоит ли начинать с ней сотрудничать и можно ли вообще доверять организации, в которой так хамят по телефону.
Второй важный момент в телефонных переговорах – это максимально возможная экономия времени. Очень часто бывает, что поставщик звонит для того, чтобы узнать, заплатили ли ему деньги за поставку, но, стараясь показаться учтивым, начинает разговор настолько издалека, что пока он доберется до интересующего его вопроса, пройдет не меньше 5–6 минут.
«Добрый день, как Ваши дела? Как провели выходные? Как вообще настроение? Что покупаете? Не изменились ли цены? Какие планы по закупкам на следующий месяц? Не читали последний обзор цен на сайте? Вернулся ли из заграничной командировки ваш директор? А почему это у вас такой усталый голос? А поедете ли вы на выставку в следующем месяце?» и т. д., и т. п.
Закупщик – это человек, который должен тратить деньги компании максимально разумно и взвешенно, а значит, его время стоит очень дорого, и он не имеет права разбазаривать его на пустую болтовню. Поэтому в таких случаях надо вежливо, но твердо «отсекать» не относящиеся к делу вопросы и настойчиво возвращать собеседника к интересующей вас или его теме.
Что главное? Прежде всего знание основ делопроизводства, грамотное составление писем и установленный порядок хранения переписки.
Всю бумажную деловую переписку с поставщиками желательно подшивать и хранить как минимум год. Особенно это касается официальных извещений и претензий. Претензии вообще должны быть исключительно письменными, как и ответы на них.
Некоторые закупщики считают, что в процессе закупок можно свести письменную «бюрократию» к минимуму. Я сама из тех, кого можно назвать ярыми противниками бюрократии. Однако даже я понимаю, что есть ситуации, в которых бюрократия играет закупщикам на руку. Разговоры по телефону бездоказательны. Человек, давший вам сегодня твердое обещание по телефону, завтра может отказаться от своих слов. Бумага же беспристрастна. Она фиксирует факты и хранит их до нужного
Так что, если есть серьезный повод, пишите письма и требуйте на них письменного ответа.
Идеальный закупщик обладает профессиональным чутьем, у него развиты и активно работают механизмы антиципации, т. е. предвосхищения.
По косвенным признакам он может определить, что цены на определенный продукт через какое-то время повысятся – а значит, надо закупать по максимуму.
Он может почувствовать подвох со стороны какого-либо поставщика и вдруг передумать делать ему предоплату. Причем неожиданным это будет только для стороннего наблюдателя, поскольку механизмы антиципации работают не так как интуиция, которая зачастую подводит.
Антиципация развивается только на основе профессиональной наблюдательности, сублимированного опыта и умения рассуждать логически, она свойственна тем, кто владеет основами дедукции и анализа, привык думать и критически осмысливать происходящее. Поэтому профессиональный закупщик прежде всего человек думающий и доверяющий своей профессиональной интуиции. И не боящийся брать на себя ответственность и принимать решения.
Закупщик-профи очень трепетно относится к работе с информацией. Организация ее обработки и хранения у него на высоком уровне. Сложно, например, представить себе хорошего закупщика, у которого нет серьезной базы данных поставщиков, который не хранит свою деловую переписку и сразу после прочтения выбрасывает коммерческие предложения новых поставщиков в мусорную корзину.
Причем сразу оговорюсь: не надо путать работу с информацией и работу с бумагами – это далеко не одно и то же. На рабочем столе закупщика может быть бардак, кучи бумаг могут покрывать его в несколько слоев, висеть на компьютере, вываливаться из ящиков, лежать на его стуле, падать на пол и т. д. Но это ничего не значит, кроме того, что человек завален работой и, возможно, неорганизован.
Для того чтобы понять, насколько серьезно закупщик подходит к своей работе, иногда достаточно просто заглянуть к нему в компьютер. Обычно там можно обнаружить огромную папку с договорами и еще более внушительную папку с письмами; папки, содержащие различную специальную информацию о закупаемых товарах, услугах и работах, базы данных по поставщикам и статистике закупок, а также огромное количество аналитической и статистической информации в виде таблиц.
Это могут быть графики платежей и планы закупок, сводные сравнительные таблицы, отражающие процент роста или снижения закупок по разным видам товаров, расчет потребности, таблицы сравнения цен по поставкам одних и тех же товаров за разные периоды, динамика импорта по отдельным позициям и т. д., и т. п.
У многих закупщиков компьютер просто напичкан специальным ПО. Это и разные бухгалтерские программы типа 1С:Предприятие, и системы управления информацией (SAP, NAV и др), приложения для совместной работы над проектами, для участия в удаленных конференциях, для создания презентаций и т.д.
Как я уже говорила ранее, настоящий закупщик всегда еще и аналитик, который может предоставить информацию о своей деятельности в любом виде и в любом формате – в виде финансового отчета или аналитического прогноза, основанного на статистических данных. Он может определить тенденцию, сформулировать основные положения и принципы закупок, вычислить процент выполнения сделок по направлениям и за периоды, составить кривую развития закупок и даже разработать их математическую модель – если будет поставлена такая задача.