Акционерное Общество - методические материалы, положения и инструкции (Выпуски 1-3, 5, 6, 9)

Автор неизвестен

При наличии большого количества таких материалов возможно их хранение в специальных хранилищах на открытых стеллажах при условии персональной ответственности одного из сотрудников за сохранность этих документов.

ИНСТРУКЦИЯ ПО ОРГАНИЗАЦИИ И ВЕДЕНИЮ НА ПРЕДПРИЯТИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ДОКУМЕНТОВ С ГРИФОМ "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет порядок работ по учету, размножению, хранению и уничтожению документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

1.2. Организация

и ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на специальное подразделение предприятия (или на специально назначенных работников).

2. Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

2.1. Подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" размещаются в отдельных, изолированных помещениях, несанкционированный доступ в которые исключен.

2.2. Документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах.

2.3. Хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в помещениях других подразделений может осуществляться по разрешению руководителя предприятия при обеспечении условий их надежной сохранности.

3. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

3.1. Все документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА", изданные или поступившие на предприятие, подлежат учету в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

3.2. Учет документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется отдельно от учета секретных (государственные секреты) и несекретных, а также документов с грифом "для СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ".

3.3. Для решения задач сохранности документов, облегчения справочной работы и обеспечения контроля исполнения на предприятии ведутся следующие виды учета:

– учет подготовленных документов;

– учет входящих документов:

– инвентарный учет:

– номенклатура дел, журналов, картотек:

– учет лиц, осведомленных в вопросах, касающихся коммерческой тайны.

3.3.1. Печатание документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производится в машбюро подразделения по ведению делопроизводства этих документов.

По решению руководителя предприятия печатание может быть разрешено в рабочих помещениях исполнителей документов при условии исключения получения охраняемой информации посторонними лицами.

На последнем листе каждого экземпляра отпечатанного документа необходимо указать:

– количество отпечатанных экземпляров;

– фамилию исполнителя документа;

– фамилию машинистки или лица, печатавшего документ:

– дату.

Отпечатанный документ, а также материалы, подготовленные в рукописном или графическом исполнении, регистрируются в подразделении по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" на карточках или в журналах, имеющих соответствующие

графы.

Картотеки или журналы учета подготовленных документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Учетные номера проставляются на первом листе каждого экземпляра документа, а также на последнем листе - перед отметкой о количестве отпечатанных экземпляров.

Все черновики, а также варианты и испорченные при печатании листы должны быть сданы для уничтожения в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

3.3.2. Прием и регистрация поступивших на предприятие документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" осуществляется подразделением по ведению делопроизводства этих документов.

Главное требование к делопроизводству документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" - это однократность их регистрации.

При получении корреспонденции в экспедицию, а также при ее получении в нерабочее время дежурным по предприятию пакеты с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" не вскрываются и передаются в подразделение по ведению делопроизводства этих документов. Ошибочно поступившие документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возвращаются отправителю.

В случае отсутствия (недостачи) в пакетах документов (экземпляров, листов, приложений) с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" составляется акт в 2-х экземплярах, один из которых высылается отправителю.

Картотеки или журналы учета входящих документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" учитываются в номенклатуре. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

На первом листе зарегистрированного входящего документа с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проставляется штамп, а котором указываются:

– наименование предприятия,

– входящий номер документа,

– дата регистрации,

– количество листов основного документа и приложений.

На первом листе каждого приложения к входящему документу проставляется штамп с указанием:

– номера входящего документа;

– количества листов данного приложения.

3.3.3. Инвентарному учету подлежат разработанные на предприятии и присланные из других предприятий научно-технические, чертежно-конструкторские и другие документы, не подлежащие подшивке в дела.

Присланные документы берутся на инвентарный учет после их регистрации по входящему учету и рассмотрения соответствующими должностными лицами.

На инвентарный учет не берутся технические и другие документы, подшиваемые в дела, а также документы, присланные на согласование и во временное пользование.

В зависимости от специфики предприятия, инвентарный учет может вестись в отдельных журналах или по отдельным картотекам по наименованиям и видам документов, а также по видам производства.