Акционерное Общество - методические материалы, положения и инструкции (Выпуски 1-3, 5, 6, 9)

Автор неизвестен

6.3. Уничтожение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" производится в соответствии со сроками и в порядке, определяемом руководителем предприятия.

Разрешение на уничтожение дает руководитель подразделения, к деятельности которого относится документ, путем проставления в учетной карточке (журнале) резолюции "Уничтожить", своей подписи и даты.

6.4. При проведении экспертизы ценности документов перед их передачей на архивное хранение, отбор документов на уничтожение производит экспертная

комиссия.

6.5. Отобранные для уничтожения документы и дела с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" вносятся в акт уничтожения, сверяются перед уничтожением работниками подразделения по ведению делопроизводства этих документов с учетными данными и уничтожаются комиссией, состоящей из 3-х сотрудников предприятия, имеющих отношение к работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

Акт об уничтожении подписывается членами комиссии и сдается в подразделение по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА". После уничтожения в учетных данных производятся отметки с указанием номера акта, даты уничтожения.

6.6. Уничтожение документов и дел с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" должно производится путам их сожжения или измельчения, или другим путем, исключающим восстановление текста документов.

7. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

7.1. Проверка наличия документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" проводятся не реже одного раза в квартал.

В ходе проверок:

устанавливается соответствие наличия документов учетным данным;

контролируется правильность ведения учетов;

проверяется порядок обращения с документами;

рассматриваются вопросы снятия грифа "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

7.2. Проверки проводятся комиссионно, с обязательным включением в комиссию работников, ответственных за учет и хранение документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

Проверки осуществляются от учетных данных к документам, проверяется наличие всех зарегистрированных экземпляров. Документы, хранящиеся россыпью, проверяются полистно.

В ходе проверок устанавливается:

соответствие и правильность заполнения граф учетных карточек и

журналов,

наличие отметок об отправке, возврате, размножении и уничтожении

документов.

7.3. Квартальная проварка наличия проводится в первую декаду первого месяца, следующего за последним месяцем проверяемого квартала.

В квартальную проверку проверяются документы, находящиеся на исполнении, не подшитые в дела и не взятые на инвентарный учет, а также документы, находящиеся на хранении в подразделениях или на руках у исполнителей.

7.4. Годовая проверка наличия проводится в январе следующего за проверяемым года.

В годовую проверку проверяется наличие всех зарегистрированных документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ

ТАЙНА", а также правильность ведения всех видов учета и порядка оформления актов на уничтожение.

7.5. Проверки наличия документов проводятся также при смена руководителя подразделения по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" или сотрудников этих подразделений, ответственных за учет и хранение документов.

7.6. Результаты проверок оформляются актами. Акты подписывают члены комиссии по проверке наличия документов и утверждают у руководителя предприятия.

8. Порядок хранения и обращения с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА"

8.1. Документы с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" в нерабочее время должны храниться в помещениях подразделений по ведению делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА".

Хранение документов в нерабочее время в других помещениях допускается по решению руководителя предприятия при наличии условий, обеспечивающих их сохранность.

8.2. Выдача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия, а также сотрудникам других предприятий и учреждений производится только по разрешению должностных лиц в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой под роспись в карточке учета выдачи документа или дела.

8.3. Передача документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" между сотрудниками предприятия может осуществляться только под расписку и в пределах круга лиц, допущенных к данному документу в соответствии с действующей на предприятии разрешительной системой.

8.4. При работе с документами с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам предприятия следует помнить о своих обязательствах по неразглашению охраняемых сведений и выполнению на предприятии правил обращения с грифованной информацией, и принимать необходимые разумные меры, исключающие утрату документов или утечку коммерческой тайны.

КОММЕНТАРИИ

Данная инструкция утверждается руководителем предприятия.

Например, в акционерных обществах открытого типа она утверждается Генеральным директором.

Утверждаю

ГЕНЕРАЛЬНЫМ ДИРЕКТОРОМ акционерного общества открытого типа

Прием от "__" __________ 19__ г.

Учитывая большой опыт по ведению секретного делопроизводства, а также наличие специально оборудованных помещений и средств, целесообразно поручить ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" сотрудникам режимных органов.

В случае, если на предприятии отсутствуют режимно-секретные органы, ведение делопроизводства документов с грифом "КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА" возлагается на канцелярию или специально созданное подразделение, либо на специально назначенных лиц.