Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве
Шрифт:
Структура и штатная численность
____________________
(Наименование организации)
Генеральный директор
____________________
(Ф.И.О)
Дата____________________Таблица 1.5. Структура и штатная численность аппарата организации на 2005 год ( постановление Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты»)
05.01.2005 г.
№ Ад-1
МоскваПервый
____________________
(Ф.И.О)
На обороте последнего листа подлинника документа указываются визы:
Главный бухгалтер
____________________
(Ф.И.О)
Дата____________________
Начальник отдела кадров
(Ф.И.О)
Дата____________________
Юрисконсульт
____________________
(Ф.И.О)
Дата____________________1.5. Ошибки при составлении должностных инструкций
Правовое положение работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.
Должностная инструкция – локальный акт, разрабатываемый, как правило, инспекторами по кадрам, принимаемый руководителем в соответствии со ст. 372 ТК РФ – документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.
Каждая должностная инструкция должна давать ясное представление о том, чем данная работа отличается от всех других работ.
Согласно «Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих», утверждённому постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37 к должностным инструкциям предъявляются следующие требования:
1) в должностной инструкции должны быть описаны все основные функции, выполняемые работником;
2) должностная инструкция должна быть написана простым, понятным языком. Все ее пункты должны быть максимально конкретными;
3) должностная инструкция должна содержать информацию по следующим вопросам:
а) наименование должности;
б) наименование структурного подразделения;
в) назначение должности, общая цель должности;
г) место должности в рамках организационной структуры фирмы: кем руководит, кому подчиняется, кем может быть замещен работник;
д) требования к сотруднику: образование, специальность, специальное обучение, навыки, опыт работы;
е) перечень должностных обязанностей, сгруппированных по функциональным блокам;
ж) формы отчетности, критерии эффективности труда (количественные и (или) качественные);
з) взаимодействие внутри организации и с внешними структурами;
и) права и ответственность;
к) программа повышения квалификации;
л) перспективы служебного роста.
Должностная инструкция должна иметь гриф, заверяющий ее утверждение, дату, подпись работника об ознакомлении.
Все согласятся с тем, что главные достоинства
Большинство авторов нормативных документов не вполне понимают, что такое должностная инструкция. Не понимают этого и большинство руководителей, заказывающих эти нормативные документы. И руководители, и исполнители склонны недооценивать и одновременно преувеличивать возможности письменных нормативных документов. С одной стороны, они недооценивают служебные инструкции, полагая, что начальственного рыка вполне достаточно, чтобы вправить подчиненным мозги и направить их на путь истинный. С другой – они наивно полагают, что должностная инструкция может заменить этот самый начальственный рык тем временем, когда исполнитель выпадает из поля зрения руководства. То и другое заблуждение связано с непониманием скромной роли должностной инструкции в управлении крупной организацией.
В действительности единственное предназначение нормативного документа – ответить на вопрос исполнителя «Что делать?» перед началом работ и на вопрос руководителя «Кто виноват?» в случае, когда полученный результат не совпал с задуманным. Все остальное должно быть самым безжалостным образом вычищено из должностной инструкции.
Назначение должностной инструкции – объяснить подчиненному, что от него требуется. Мотивировать подчиненного к выполнению его должностных обязанностей должностная инструкция не может!
В первую очередь оставьте иллюзию, будто, прочитав должностную инструкцию, подчиненный бросится ее выполнять. Совсем нет: руководителю придется его мотивировать к этому. Способы мотивации могут быть лучше или хуже. На подчиненного можно наорать, выплатить ему премию, пообещать повышение или пригрозить увольнением и т. д. Важно, что все это никак не связано с его должностной инструкцией. Наличие должностной инструкции избавит руководителя от необходимости каждый раз подробно указывать обязанности подчиненного и позволит сосредоточиться на воспитательной работе.
Если это понятно, можно приступать к «чистке» документа. Исключите из должностной инструкции все призывы, пожелания, обороты типа «исполнитель обязан…», «исполнитель должен…». Все это лишнее. Должностная инструкция должна содержать как можно более простые предложения: «Он побежал…», «Она сделала…». Одно положение должностной инструкции ничуть не менее важно, чем любое другое, поэтому нет необходимости подчеркивать некоторые из них красочными оборотами. Попробуйте выбросить этот мусор, и вы увидите, что нормативный документ становится процентов на 20 короче и намного яснее. Это второе правило.