Аутсорсинг
Шрифт:
Кроме того, создавая здоровую конкуренцию между исполнителями, получаем возможность оказывать на них воздействие. Однако при таком варианте возникает целый ряд дополнительных трудностей непосредственно для управленцев: следует убедиться, что выбранные аутсорсеры способны работать единой, сплоченной командой; необходимо непрерывно координировать и контролировать работу аутсорсеров, которая ведется совместно, чтобы не было нерациональных процессов, влекущих за собой повышение издержек.
При заключении контракта с аутсорсерами на начальной стадии необходимо позаботиться о максимальном снижении риска. Чтобы определить все скрытые издержки, заключите краткосрочный договор и наладьте постоянный контроль. Помимо этого, необходимо, чтобы контракт предусматривал
При заключении эффективного контракта руководитель должен заручиться поддержкой квалифицированных специалистов: экспертов, юристов, специалистов по передаваемым функциям и менеджеров. Важно привлечь к работе наиболее квалифицированных работников, которые бы грамотно смогли выполнить задачу по контролю за выполнением договорных обязательств, выявляя различные отклонения от них. Как правило, создается специальная команда, называемая также «контракт – менеджеры», которая обладает всем комплексом необходимых технологий. Считается очень важным, чтобы опыт, полученный старшим поколением менеджеров передавался младшему, а для этого должна существовать некая организационная культура как «совокупность положений, разделяемых членами организации». Еще одним важным моментом успешной деятельности становится необходимости грамотного убеждения сотрудников компании в сосредоточении всех коллективных усилий на основной деятельности предприятия, а этого можно достичь лишь с помощью аутсорсинга.
Пример:
Компания «British Petroleum Exploration Operating Company», занимающаяся поиском и добычей газа сумела успешно внедрить у себя аутсорсинговые схемы следующим образом: проработав опыт компаний, подписавших договор на IT-аутсорсинг сроком на 10 лет, менеджеры «BP Exploration» пришли к выводу, что заключение длительных контрактов не дает положительного эффекта, чтобы не «замораживать» себя в состоянии устаревших технологических решений ведь именно их необходимо модернизировать. Перед передачей IT-функций на аутсорсинг компания объединила несколько IT-отделов в один, используя стандартизацию систем. После чего была проведена массированная атака по внедрению идеи о том, что менеджеры высшего звена организации должны направить все свои усилия на минимизацию основных процессов. На следующем этапе в течение двух лет был опробован аутсорсинг в небольших масштабах.
Если все же вы приняли решение нанять аутсорсера, то, в первую очередь, необходимо определиться, какие функции ему вы будете передавать. В случае с аутсорсингом организационного развития это могут быть:
1) представление стратегических интересов собственника;
2) стратегический мониторинг деятельности компании;
3) возможность выбора стратегических альтернатив;
4) обеспечение выбора из множества предлагающихся альтернатив;
5) воплощение на практике выбранной стратегии;
6) управление реализацией стратегии (мультипроектое управление).
Оценка аутсорсера позволит фирме правильно подобрать нужного для фирмы провайдера и не разочароваться в случае неверного выбора.
2.4. Как обезопасить свою фирму от обмана и некомпетентности аутсорсера
Обезопасить свою фирму от обмана аутсорсера – возможно, хотя это сопряжено с множеством трудностей.
Пример:
В штате бухгалтерии ЗАО имеются главный бухгалтер, его заместитель и несколько бухгалтеров. Главный бухгалтер уволился. На заместителя исполнение обязанностей не возложено. ЗАО заключает договор аутсорсинга с аудиторской фирмой о направлении специалиста для организации и ведения бухгалтерского и налогового учета
Каковы права и обязанности, а также ответственность данного специалиста?
Кто должен подписывать бухгалтерские документы и отчетность: данный специалист, заместитель главного бухгалтера либо генеральный директор должен ставить две подписи (за себя и главного бухгалтера)?
Кто в данной ситуации несет ответственность, кроме генерального директора, за принимаемые решения и как обезопасить свою фирму от возможной некомпетентности?
В российском законодательстве нет понятия договора аутсорсинга, поэтому его содержание каждый раз зависит от воли обеих сторон, его заключающих. Традиционно под этим договором понимают соглашение возмездного оказания услуг, связанный с предоставлением персонала. Именно по этому к такому договору применяются нормы гл.39 ГК РФ.
От условий заключенного договора аутсорсинга зависят права, обязанности и ответственность предоставленного специалиста.
Здесь возможны два варианта:
1. В первом по договору аудиторская компания полностью принимает на себя обязанности по ведению бухгалтерского и налогового учета ЗАО, и ее специалист обладает правами и обязанностями главного бухгалтера, предусмотренными ст. 7 Федерального закона № 129– ФЗ от 21 ноября1996 г. «о бухгалтерском учете» (в ред. От 30 июня 2003 г.; далее – Закон). В соответствии с положениями данной статьи, аудитор отвечает за соответствие осуществляемых операций законодательству РФ, осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования специалиста по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. В случае разногласий между генеральным директором и специалистом по осуществлению отдельных хозяйственных операций, документы могут быть приняты с письменного распоряжения генерального директора, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций.
2. Во втором случае по договору аудиторская компания предоставляет услуги по консультации в области бухгалтерского и налогового учета и составления отчетности. В этом случае, специалист аутсорсинговой компании вправе давать только консультации, качественное выполнение консультационных заданий будет его единственной задачей. Поэтому, его решения могут носить только рекомендационный характер, и он не может руководить деятельностью бухгалтерии.
Что касается ответственности и безопасности фирмы, то в обоих случаях ответственность будет нести нанятый специалист перед своей аудиторской фирмой, а он уже в свою очередь будет отвечать перед ЗАО.
В первом пересмотренном случае, аудиторская фирма будет отвечать полностью за ведение бухгалтерского и налогового учетов, составление отчетности. За нарушения, которые обнаружат проверяющие органы, именно аудиторская фирма и будет нести всю ответственность.
Во втором случае, ответственность аудиторской фирмы будет ограничиваться лишь ответственностью за некачественное оказание консультаций, которая оговорена в контракте.
В обоих случаях, при нанесении действиями ущерба ЗАО специалистом аудиторской фирмы, то оно вправе обратиться в суд и потребовать возмещение причиненного ущерба.
В случае если по договору аутсорсинга, как отмечалось выше, консультантом полностью передается ведение бухгалтерского учета, то в силу п. 5 ст. 13 Закона бухгалтерскую отчетность подписывают генеральный директор ЗАО и руководитель аудиторской фирмы. В противном случае право подписи имеет только генеральный директор. Если в трудовом договоре заместителя главного бухгалтера нет положений о том, что в случае отсутствия главного бухгалтера заместитель исполняет его обязанности, то подписывать бухгалтерскую отчетность заместитель не имеет права. И обязать его это сделать никто не вправе.