Библия фасилитатора: модель, технологии, инструменты
Шрифт:
Определяя цель встречи, начинаем с конца. Представим себе, что встреча уже закончилась и мы легко можем описать её результат.
Описывать результат лучше всего по трём его составляющим. Это:
1. Общая картина по обсуждаемому вопросу.
2. Ключевые («горячие») вопросы.
3. План следующих шагов.
Почему именно по этим составляющим?
Потому что в результате любой рабочей встречи у всех участников должна появиться общая картина сути и контекста вопроса.
Любая
И любая встреча должна заканчиваться фиксацией достигнутых договорённостей в конкретном формате.
Определившись до встречи с этими составляющими, можно сформулировать чёткую и конкретную цель рабочей встречи.
1. Что является результатом рабочей встречи? Как его можно описать? Как вы сможете измерить, насколько он соответствует цели – точно попал, превзошёл ожидания, не дотянул?
______________________________
______________________________
2. Что именно должны узнать / понять все участники о сути и контексте вопроса обсуждения в итоге рабочей встречи?
______________________________
______________________________
3. Какие «горячие» вопросы нужно обсудить и что именно сделать: определить список этих вопросов, построить их рейтинг, найти им решения?
______________________________
______________________________
4. Что в итоге должны зафиксировать в итоговых договорённостях участники рабочей встречи и в каком формате (план / перечень предложений, ранжированный список барьеров и т. д.)?
______________________________
______________________________
Это была рабочая встреча HR департамента, на которой HR менеджеры планировали определить и запустить ключевые HR проекты следующего года.
1. Построить общее понимание целей и приоритетов HR-департамента 20____ года на основе стратегии компании, ключевых трендов изменений профессий и потребностей магазинов.
2. Определить приоритетные проекты департамента на 20____ год и ключевые изменения в организации работы с ними.
3. Сформировать планы действий для каждого приоритетного проекта.
3-й шаг. Программа встречи
Зачем озвучивать программу непосредственно на встрече
Взрослые люди ходят знать, что и как они будут делать на рабочей встрече,
Если вы планируете вести рабочую встречу, не давая участникам ясного понимания, какие именно вопросы они будут обсуждать, а также когда закончится встреча, будут ли перерывы, с высокой степенью вероятности вы вызовете скрытое или открытое сопротивление.
Люди не любят, когда их ведут, как бычка на веревочке, они предпочитают контролировать процесс.
Поэтому рекомендуется сразу сказать участникам не только о целях встречи, но и как они будут к ней продвигаться, то есть о предстоящей программе работы.
Лучше всего представить информацию визуально – на слайде, листе флипчарта или листе А4. Это облегчит понимание сути повестки и поможет при следующем технологическом шаге этапа открытия каждому участнику определиться, что из предложенной повестки обсуждения наиболее значимо для него.
Что важно учесть, представляя повестку: почему важно сказать не только что будем обсуждать, но и как?
Участники лучше поймут суть повестки, если вы не просто перечислите вопросы, которые предстоит обсудить, но и кратко анонсируете формат обсуждения.
Например, вместо «I. Итоги текущего года и цели следующего» представите так: «Итоги года и цели следующего»: презентация генерального директора, обсуждение ключевых идей презентации, формирование вопросов в группах, ответы ГД на вопросы».
В этом случае участникам становится понятен ещё и формат работы, они лучше понимают, как им предстоит работать, у них снижается степень неопределённости, а значит, и напряжения.
Какие есть варианты формирования повестки?
Многообразие задач, особенности состава и количество участников делают своё дело. Вы должны быть готовы подобрать наиболее подходящий из имеющихся вариантов.
1-й вариант: Повестка разослана участникам рабочей встречи заранее.
Мало кто надеется в этом случае, что люди внимательно, с карандашиком прочитают повестку и подготовятся к предстоящей встрече. Большая часть отправится на встречу, наскоро пробежавшись по повестке глазами. В лучшем случае захватят листочек с повесткой. Или не захватят.
Как действует опытный ведущий в этом случае?
1. Распечатывает повестку, ориентируясь на количество участников.
2. Обращается к присутствующим примерно так: «Взгляните на повестку, что я вам высылал. Давайте я кратко прокомментирую ключевые блоки».
Комментируя, ведущий акцентирует внимание присутствующих на том, что и как им предстоит обсудить. В этом случае он может опустить время начала, окончания и перерывов рабочей встречи, потому что они у них перед глазами.
2-й вариант: Повестка программы готовится заранее, но участники узнают о ней на рабочей встрече.