Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению
Шрифт:
3. Используйте цвет осмысленно, а не для красоты. Цвет применяется для акцентирования, привлечения внимания к лейтмотиву презентации, выделения или символического выражения.
4. Специальные эффекты (например, анимация) должны быть сведены к минимуму. Их использование должно диктоваться содержанием.
5. Презентация должна создаваться в разумные сроки. По мере добавления новых элементов, таких как видео и звуковые эффекты, подготовка презентаций требует все больше времени и денег.
6. Репетируйте, репетируйте, и еще раз репетируйте до презентации; во время самой презентации будет уже поздно. Вы будете чувствовать себя более уверенно во время выступления, если будете досконально знать
7. Приезжайте на место презентации заранее и поработайте с местным техническим специалистом. Убедитесь в том, что оборудование совместимо с программой; освещение отрегулировано так, чтобы достаточно затемнить область вокруг экрана и оставить максимально освещенным остальное пространство. Убедитесь, что знаете, к кому обратиться в случае возникновения проблем во время презентации. Еще лучше попросить специалиста оставаться в помещении во время презентации.
8. Принесите с собой запасные слайды. Никогда не бывает лишним подстраховаться от всякого рода неожиданностей.
9. Долгие логические переходы от слайда к слайду, ответы на вопросы и обсуждение должны происходить на фоне пустого экрана. Пустой экран дает возможность слушателям сконцентрировать внимание на докладчике, а не отвлекаться на слайды.
10. Старайтесь следовать хотя бы 7 заповедям из десяти перечисленных.
Подготовка презентации
Возможно, вы, как и я, не раз задавались вопросом, почему не существует волшебной формулы, которая упростила бы подготовку презентаций. К несчастью, среди нас слишком много тех, кто следует так называемой аварийной формуле — особому виду презентации, который, я надеюсь, будет изжит из практики. Данная формула состоит в следующем:
Презентация на все случаи жизни
Слайд № 1: заголовок. Мне кажется, что большинство докладчиков уже не в состоянии придумать оригинальное название. Все названия их презентаций, по сути, легко укладываются в это удобное Руководство по созданию заголовков.
РУКОВОДСТВО ПО СОЗДАНИЮ ЗАГОЛОВКОВ
Шаг 1: В случайном порядке назовите три цифры от 0 до 9
Шаг 2: Выпишите слова, соответствующие цифрам, и согласуйте род и падеж — заголовок готов
| КОЛОНКА А | |
|---|---|
| 0 | ОЦЕНКА |
| 1 | РАЗВИТИЕ |
| 2 | УКРЕПЛЕНИЕ |
| 3 | УЛУЧШЕНИЕ |
| 4 | ВОЗДЕЙСТВИЕ |
| 5 | В ПОИСКАХ |
| 6 | ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ |
| 7 | СОЗДАНИЕ |
| 8 | ИНСТИТУЦИОНАЛИЗАЦИЯ |
| 9 | ОБНОВЛЕНИЕ |
| КОЛОНКА Б | |
|---|---|
| 0 | СТРАТЕГИЧЕСКИЙ |
| 1 | ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ |
| 2 | ОПЕРАЦИОННЫЙ |
| 3 | СТРАТЕГИЧЕСКИЙ |
| 4 | ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ |
| 5 | ОПЕРАЦИОННЫЙ |
| 6 | СТРАТЕГИЧЕСКИЙ |
| 7 | ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ |
| 8 | ОПЕРАЦИОННЫЙ |
| 9 | ВСЕ
|
| КОЛОНКА В | |
|---|---|
| 0 | ЭФФЕКТИВНОСТЬ |
| 1 | ВОЗМОЖНОСТИ |
| 2 | СПОСОБНОСТИ |
| 3 | ПРИОРИТЕТЫ |
| 4 | РЕСУРСЫ |
| 5 | УПРАВЛЕНИЕ |
| 6 | УСПЕШНОСТЬ |
| 7 | АЛЬТЕРНАТИВЫ |
| 8 | ВЫЗОВ |
| 9 | КОНКУРЕНТОСПОСОБНОСТЬ |
Дальше, конечно же, эти докладчики захотят, чтобы слушатели узнали, как долго они работали над проектом, а насколько это важно, не имеет никакого значения. Данную задачу выполняет этот слайд.
Чтобы произвести на аудиторию впечатление, те же докладчики зачастую подробно описывают все те сложности, с которыми им пришлось столкнуться при подготовке данной презентации. Они рассказывают, с кем они обсуждали проблему…
… и где им пришлось побывать, чтобы понять, что происходит.
Затем они делятся результатами своего изощренного анализа — слайды с 7-го по 144-й…
Наконец, через 1 час 45 минут они представят выводы и рекомендации слушателям, которые либо уже спят, либо потеряли терпение, либо вообще ушли.
Но есть способ лучше. Презентация должна отвечать на вопрос аудитории — на тот вопрос, который ваш проект и должен был решить, — причем так, чтобы слушатели смогли увидеть причины именно такого ответа. В данной главе я расскажу, как этого добиться. Во-первых, я объясню, почему и как нужно формулировать основную идею. Затем я перейду к тому, как написать сценарий презентации, подготовить вступление и заключение к ней таким образом, чтобы все это выражало идею презентации и могло удержать внимание слушателей. Закончу я рассказом о том, как создавать слайды, воплощающие ваши замыслы в жизнь.
Сформулируйте основную идею
Давайте предположим, что ваш клиент пригласил вас выступить с презентацией перед исполнительным комитетом по проекту, над которым вы работали последние 6 месяцев. В процессе обсуждения вашего выступления клиент осознает, что эта встреча очень важна и выделяет вам на презентацию 4 часа.
Вы начинаете готовить 4-часовую презентацию. Прозрачные слайды для проектора на 4-часовую презентацию — это стопка высотой более полуметра. Вы входите в комнату, балансируя под весом этой тяжести, сбрасываете ее на стол, а ваш клиент говорит что-то вроде: «Ой, извините! Я знаю, что мы договорились о 4 часах, но у нас возникли непредвиденные обстоятельства, и у вас есть всего 1 минута».