Бизнес-презентация: Руководство по подготовке и проведению
Шрифт:
«Одна минута!» — слышите вы истошный крик внутреннего голоса. И тем не менее, теперь, после того, как внутренний голос в течение 30 секунд прошелся по всему известному вам лексикону неприличных слов, что вы скажете в оставшиеся 30 секунд? Как вы резюмируете 4-часовую презентацию? ЭТО И ЕСТЬ ОСНОВНАЯ ИДЕЯ.
Неважно, насколько сложна ваша презентация. Нет такой презентации, которую нельзя было бы резюмировать за 30 секунд или одну минуту. Вспомните телевизионные рекламные ролики, одну из наиболее эффективных форм коммуникации, с которыми мы сталкиваемся каждый день, — они
Чтобы сформулировать основную идею, вы должны думать как те, кто придумывает наклейки на бамперы:
Неуверен — не обгоняй!
Вам нужна идея, которая звучала бы как газетный заголовок; утверждение, которое захватывает внимание и заставляет читать дальше:
Цены европейских авиаперевозчиков падают с небес на землю.
Эти примеры хороши для начала, но все же идея бизнес-презентации должна быть сформулирована более подробно, чтобы дать слушателю возможность понять детали предлагаемого решения. Это ответ на вопрос, который вы должны были решить. Это объединяющий элемент вашей презентации, одновременный ответ на вопросы «Что это?» и «Что из этого следует?» в течение одной минуты:
Чтобы преодолеть ограничения для роста на внутреннем рынке, банк J.J. Ltd должен сконцентрировать усилия на изучении возможностей выхода на рынок США.
Запишите свою идею и постоянно сверяйтесь с ней в процессе разработки сценария презентации.
Применение моих советов. Если бы у меня была только одна минута, чтобы сформулировать главное условие, гарантирующее успех презентации, я бы сказал: «Начните свою презентацию со слов: „Если бы у меня была всего одна минута на сегодняшнюю презентацию, я бы хотел, чтобы вы усвоили следующее…“ — и изложите свою основную идею. Закончите мысль словами: „К счастью, вы выделили мне целых 4 часа, так что в оставшиеся 3 часа 59 минут я представлю вам полную картину“».
Придерживайтесь этого подхода, и, возможно, вам никогда не придется делать презентации продолжительностью 3 часа 59 минут. Я отдаю себе отчет в том, что результат не обязательно вас удовлетворит, принимая во внимание всю проделанную по подготовке презентации работу. С другой стороны, подумайте, как признательны будут слушатели. Я уверен: если бы мы использовали этот подход чаще и тратили остаток времени, отвечая на вопросы, мы бы заканчивали презентации скорее. Поверьте мне, ни один слушатель не остался бы в обиде.
Напишите сценарий презентации
Когда дело доходит до обсуждения сценария презентации, я чувствую себя Сальери по отношению к Моцарту. В данном случае Моцарт — это Барбара Минто, основатель и автор «Принципа пирамиды» [2] . Вы не пожалеете, приобретя ее книгу, в которой она объясняет, как объединять факты и идеи таким образом, чтобы они вели к логическим выводам. Я не стану повторять ее блестящие и проверенные опытом идеи, но хочу
2
Barbara Minto, The Pyramid Principle, Copyright 1998, Barbara Minto International, 19 Cadogan Place, Bell 3, London SWIX 9 SA, England
Когда приходит время отчета по проекту, мы часто используем тот же подход, что и при работе над проектом — подход, ориентированный на решение проблем. Мы описываем хронологию событий или последовательность использованных методов, потом делаем выводы и даем рекомендации. Мой опыт показывает, что презентацию лучше начать с рекомендаций — с той основной идеи, которую вы только что записали, — а в оставшееся время рассказать слушателям, почему вы считаете данные рекомендации лучшим ответом на поставленную перед вами задачу.
Вот простой пример, иллюстрирующий разницу вышеназванных подходов, — письмо, адресованное Ширли и написанное Люси, ее лучшей подругой. На несколько секунд представьте себя Ширли и попробуйте понять, что Люси пытается вам сказать.
Заметьте: читая первый абзац про субботний эпизод, вы не совсем понимали, о чем это письмо. Вы продолжили чтение и узнали, что произошло в воскресенье и вчера. И если вы добавите первый абзац ко второму, а затем к третьему, вы увидите, что это логически вылилось в концовку.
Предположим, что события происходили именно в такой последовательности. Обратите внимание: смысл письма стал бы гораздо яснее, а само письмо — убедительнее, если бы его переписали в обратном порядке, начав с заключения:
Я вовсе не советую применять такой грубый, резкий подход к человеческим отношениям, но давайте попробуем использовать этот принцип в бизнесе. Допустим, мы делаем презентацию для совета директоров английского банка, который должен решить, выходить ли ему на американский рынок.
Сыграйте со мной в такую игру. Я назначаю вас членом совета директоров этого банка. Единственное, что от вас требуется — это послушать презентацию, или хотя бы вводные слова, но не с целью решить, насколько хороши рекомендации, а чтобы оценить, какой сценарий лучше доносит до вас основную идею и легче всего воспринимается. (Имейте в виду: план презентации гораздо более лаконичен, чем сама презентация, которая предполагает, что по ходу выступления будут представлены доказательства всего заявленного в плане.)
Давайте начнем со сценария, который отражает традиционный подход, ориентированный на решение проблем. Итак, моя цель как докладчика — помочь вам понять, надо ли банку выходить на американский рынок. Слушайте мои выводы и кивните тогда, когда будете точно уверены, что поняли мою рекомендацию (выходить на рынок или нет).
ЦЕЛЬ: Определить, должен ли банк J.J. Ltd. попытаться использовать возможности для роста на рынке США
ТЕМА 1: Роль США в мировой экономике