Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление
Шрифт:
Можно сделать вывод, что:
Неструктурированный и неадекватно управляемый процесс со временем приходит в состояние, близкое к хаосу. При этом он может выдавать приемлемые результаты только за счет героических усилий менеджмента и нерационального расходования ресурсов.
1.3.3. Экономическая целесообразность регламентации процесса
Рассмотрим следующую ситуацию. Представим, что мы потратили определенное время и ресурсы на приведение процесса к стабильному состоянию. Определим некоторые значения:
– период времени, потраченного
опт. – величина ресурсов (затраты), израсходованных на эту деятельность (опт. – от слова оптимизация).
Предполагается, что система управления процессом налажена и обеспечивает оперативное выявление и устранение особых причин вариаций процесса. Затраты на построение такой системы мы включили в опт..
За время T процесс находится в стабильном и воспроизводимом состоянии, выпускает приемлемую с точки зрения потребителя продукцию (оказывает услуги). Величина ресурсов, израсходованных на деятельность процесса за время T, составит:
опт. пр. – величина ресурсов, израсходованных на операционную деятельность по оптимизированному, стабильному и воспроизводимому процессу за время T.
Представим себе, что мы не проводили оптимизацию процесса и не создали систему управления, обеспечивающую поддержание процесса в стабильном и воспроизводимом состоянии. За время T расход ресурсов на деятельность неоптимизированного процесса составит:
не опт. пр. – величина ресурсов, израсходованных на операционную деятельность по неоптимизированному процессу за время T.
Таким образом, расход ресурсов на нестабильный процесс всегда больше расхода ресурсов на стабильный и воспроизводимый процесс, то есть справедливо неравенство:
Запишем также следующее неравенство:
Неравенство (2) означает, что сумма затрат на оптимизацию процесса и операционных затрат на его выполнение за время T меньше суммы затрат на неоптимизированный, нестабильный процесс. При каких условиях это неравенство будет справедливо? Тогда, когда за время T затраты на оптимизацию успеют окупиться. Рассмотрим некоторые практические ситуации.
Ситуация 1. Стабильная внешняя среда.
Данная идеальная ситуация характеризуется тем, что:
• система общих причин, воздействующих на процесс, не изменяется в течение неограниченного времени;
• воздействие возникающих особых причин не является чрезмерным [36] ; система управления обеспечивает устранение особых причин и поддержание процесса в стабильном и воспроизводимом состоянии.
Очевидно, что в такой идеальной ситуации через некоторое время неравенство (2) всегда будет справедливо. В рассматриваемом случае << T.
36
Пример чрезмерного влияния особой причины – взрыв газовой магистрали, который привел к выгоранию
Итак, в случае стабильной внешней среды затраты на внедрение процессного управления всегда окупаются с течением времени.
Ситуация 2. Медленные изменения внешней среды.
Ситуация 2 характеризуется тем, что:
• система общих причин, воздействующих на процесс, медленно меняется со временем. При этом система управления успевает адаптировать процесс к изменяющимся условиям без существенных, скачкообразных изменений [37] . Привлечение дополнительных ресурсов не требуется;
37
Например, совершенствование производственного процесса без полной замены оборудования.
• воздействие возникающих особых причин не является чрезмерным; система управления обеспечивает устранение особых причин и поддержание процесса в стабильном и воспроизводимом состоянии.
В такой ситуации неравенство (2) также будет справедливо с некоторого момента времени. Хотя этот момент может наступить позже, чем в ситуации 1. В данном случае < T. Величина T характеризует временной интервал работы процесса до момента идентифицируемого изменения внешней среды.
Ситуация 3. Резкие изменения внешней среды.
Ситуация 3 характеризуется тем, что:
• система общих причин, воздействующих на процесс, со временем резко и непредсказуемо меняется [38] ; система управления не успевает адаптировать процесс к изменяющимся условиям; требуется привлечение дополнительных ресурсов для стабилизации процесса;
• воздействие возникающих особых причин является существенным и превышает возможности системы управления по обеспечению стабильного состояния; требуется существенная реорганизация процесса, привлечение дополнительных ресурсов.
38
По сути, часть общих причин становится особыми причинами.
Для данной ситуации ~ T, то есть интервал времени, после которого происходят резкие, существенные изменения внешних условий, сопоставим со временем, потраченным на оптимизацию системы управления. В рассматриваемой ситуации неравенство (2) может оказаться несправедливым. Если в такой ситуации затягивать проект внедрения процессного подхода, то эффект никогда не будет получен ( > T).
Анализ трех рассмотренных ситуаций позволяет сформулировать следующие четыре предположения:
1. Для организаций, ведущих деятельность в условиях стабильной внешней среды, внедрение процессного подхода всегда приводит к росту эффективности.
2. Для организаций, работающих в умеренно нестабильных внешних условиях, внедрение процессного подхода может дать эффект, но нужно обратить особое внимание на длительность проекта внедрения и адаптивность построенной системы управления к изменениям внешней среды.
3. Для организаций, функционирующих в умеренно нестабильных, хаотичных внешних условиях ( ~ T), длительность проекта внедрения процессного подхода и возможность системы управления к быстрой и гибкой адаптации являются критическими факторами успеха.