Бизнес-процессы. Стажировка нового сотрудника. Шаблоны бизнес-процессов (BPMN и EPC). Отдел продаж

Пермяков Дмитрий

Происходит это именно из-за того, что в хорошие времена уделялось время структурированию, а потом на это перестали обращать внимание, потом накопилось, а потом объём необходимых актуализаций стал столь велик, что придавил. В итоге система знаний компании (бизнес-процессы можно с уверенностью назвать памятью организации) просто обесценивается. Ей перестают верить сотрудники, начиная с рядовых, заканчивая топ уровнем.

Чтобы этого не происходило, работа с бизнес-процессами должна быть так же встроена в повседневную модель управления, как и контроль дебиторки, или уровня продаж, или контроль запасов. Если актуальность бизнес-процессов поддерживать каждый день, то это вполне выполнимая работа даже для небольшого бизнеса. В противном случае, даже ресурсов холдинга не

хватит, чтобы своевременно навести порядок.

Собственно, это наиболее важные моменты, которые нужно знать по поводу бизнес-процессов.

Если вы уже знакомы с бизнес-процессами, то можете пропустить эту главу, так как я тщательно комментирую сложные элементы БП. Описание обозначений и технических особенностей БП и нотаций – это скорее дань академичности.

Нотация BPMN

На текущий момент эта нотация наиболее распространена. Это и понятно, так как она сосредоточена именно на процессе, его ходе. Она очень удобна для описания СRM и ERP и схожих систем, собственно этим и объясняется её популярность.

Business Process Model and Notation – тут даже переводчик не нужен. Даже из названия видно, на чём делали акцент разработчики этой нотации. Кстати, она была разработана в 2004 г, а последнее дополнение к ней вышло совсем недавно, в 2013 году. Так что можно считать, что это свеженький инструмент.

В состав этой нотации вначале входило всего десять обозначений, а в современной версии их уже ближе к сотне. Мы будем пользоваться в основном краткой версией, в некоторых случаях будем использовать и элементы полной версии. Но пусть это вас не пугает, её понятность это только увеличивает. Если будут возникать сложности, то вы всегда можете найти меня в социальных сетях и задать вопрос.

Ну а пока вот базовые элементы этой нотации:

Событие (круг);

Задача (прямоугольник);

Шлюз, развилка (ромб);

Поток, ход (стрелка);

Базы данных, документы;

Сноски, Пулы.

У нас всегда есть стартовое событие, запускающее процесс. Оно обозначается кружком с тонкой линией, в который может быть вписан значок, уточняющий характер этого события (Рис. 1. Примеры стартовых событий)

Рисунок 1. Примеры стартовых событий

События могут возникать и посередине БП. В этом случае процесс будет течь дальше, только тогда, когда это событие произойдет. В нашей графике это будет нечасто. Вот несколько примеров таких событий (Рис. 2. Примеры промежуточных событий). Обратите внимание, что у промежуточных событий кружок с двойной границей.

Рисунок 2. Примеры промежуточных событий.

Любой БП – это движение к результату, другими словами, он завершается событием. При чтении графики это сильно облегчает восприятие. И в отношении конечных событий мы будем применять практически весь доступный арсенал. Так как они будут подробно закомментированы, а кроме того, в текстовой части БП вы всегда найдёте описание таких событий, приведу только несколько примеров (Рис. 3. Примеры конечных событий.)

Рисунок 3. Примеры конечных событий.

Единственное замечание, которое нам осталось сделать о событиях, это закомментированность этого элемента графики. На мой взгляд, крайне важно контролировать целостность восприятия графики. То есть смотря на схему, пользователь должен сразу же видеть (считывать) основную мысль. Именно поэтому я сам всегда

комментирую события и всем рекомендую (Рис. 4. Пример комментированности события). Под значком события просто добавляю лаконичный текст. Если случай совсем сложный, то пользуюсь и выносками (комментарии, как на наших рисунках под квадратной скобкой или овалы, как на этом рисунке).

Рисунок 4. Пример закомментированности события.

Теперь, давайте познакомимся с Задачами – это прямоугольник, в котором написана задача. С этим элементом графики всё достаточно просто. Нам нужно уметь отличать Задачи, которые будут детализированы (являются отдельным БП), и те, которые далее уже не будут детализировать.

В вопросах детализации (декомпозиции – если придерживаться классической терминологии) есть один хитрый нюанс. По сути, можно детализировать любую Задачу, но главное не переборщить. Можно же при помощи графики описать и процесс набора текста на клавиатуре компьютера, но вот нужно ли это… Мы будем понимать под термином вложенный “бизнес-процесс” (см. Рис. 5) задачу, которая требует 2-го уровня детализации. Например, “Подписание рамочного договора с клиентом” – это вложенный БП. Чтобы его подписать, необходимо проверить благонадёжность клиента, оценить его влияние на рынок, выбрать оптимальные условия сотрудничества и т.д. (нужно ещё много чего сделать). Причем в этом случае может быть задействован руководитель отдела, который должен одобрить условия такого договора, может быть привлечена служба безопасности, юристы. Проще говоря, это работа не только менеджера, но и ряда коллег или смежных отделов.

Если же мы с вами имеем дело с такой задачей, как размещение заказа на складе, то дальнейшая детализация будет уже описывать его действия. То есть мы с вами выйдем на уровень инструкции. В этом случае мы не предполагаем детализации на уровне BPMN, а сразу начинаем описывать действия в нотации EPC.

Отличить простую задачу от вложенного процесса легко – у вложенного БП есть крестик. (Рис. 5. Простая задача и вложенный БП.)

Рисунок 5. Простая задача и вложенный БП.

В рамках этой нотации нам осталось разобраться только со “шлюзами” и сделать пару замечаний по поводу стрелок.

Шлюз – это один из самых важных элементов БП, так он показывает логику процесса работы. В полной версии BPMN порядка 6 видов шлюзов. Мы будем использовать только основные. Их я укажу ниже (Рис.6).

В зависимости от того, как расположен шлюз, он может немного менять логику. На этот момент нужно обращать особое внимание. Тут как в русском языке – неправильно поставили запятую и казнили человека, вместо того чтобы помиловать. Этот момент лучше осваивать на практических примерах, поэтому затронем его поверхностно. Кстати, те, кто помнит формальную логику (вузовский предмет), очень легко воспринимают “Шлюзы”. Так как по сути – это всё те же логические операции, только сильно упрощённые. Вот перечень основных шлюзов (Рис. 6 Основные шлюзы):

Рисунок 6. Основные шлюзы.

Если шлюз стоит перед задачей, то он управляет входом в эту задачу, если после, то расшифровывает логику выхода из этой задачи.

Например, нам нужно на графике отобразить такую ситуацию: Если «все требования выполнены» (товар оплачен, менеджер подтвердил отгрузку), то «совершить отгрузку» (нижняя часть графики). ИЛИ «Оплата товара не произведена» и «необходимо сообщить об этом менеджеру» (Рис. 7. Пример исключающего ИЛИ на выходе)