Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
Основные элементы и инструменты модуля «Управление бюджетом»
Основным элементом модуля «Управление бюджетом» является главное меню, которое находится вверху интерфейса (сразу под заголовком окна). Оно содержит пункты Документы, Операции, Отчеты, А (меню администрирования модуля), Н (меню настройки) и = (меню «Утилиты»). Команды главного меню предназначены для активизации соответствующих функций программы, а также для выбора режимов работы. Кратко охарактеризуем каждый пункт главного меню.
С помощью команд, включенных в состав меню Документы, осуществляется переход в режимы ввода, редактирования, просмотра и хранения бюджетов, а также для ведения книг финансовых операций (плановых, фактических и «по данным бух. учета»). Отдельная команда предназначена для вызова архива бюджетов.
Команды, находящиеся в меню Операции, предназначены для выполнения операций групповой модификации данных. Таковыми являются: расчет и формирование показателей бюджетов на основе операций,
Для выполнения анализа бюджетов, а также для получения отчетов, создаваемых на основании данных бюджетирования, предназначены команды, находящиеся в меню Отчеты.
В каждом модуле системы «Галактика» предусмотрены команды администрирования. Они объединены в меню – А-, и модуль «Управление бюджетом» не является исключением из этого правила: с помощью соответствующих команд данного меню осуществляется контроль целостности базы данных, включая проверку каталогов бюджетирования, таблиц контрагентов, аналитики, классификатора документов, и др.
Команды меню настройки предназначены для ввода, редактирования, просмотра и вывода на печать самых разных каталогов и классификаторов модуля – например, Статьи бюджетов, Варианты бюджетов, Типовые формы бюджетов, Центры ответственности, Типы периодов планирования, Периоды планирования, и др.
С помощью команд последнего меню (меню =) осуществляется доступ к сервисным функциям системы «Галактика». Это меню также присутствует во всех модулях системы.
Перед тем как начать работу с модулем, нужно обязательно выполнить его предварительную настройку, потому что без присвоения значений некоторым параметрам полноценная эксплуатация модуля будет невозможной. Об этом пойдет речь далее.
Подготовка программы к работе и ее адаптация к потребностям пользователя
Выше уже говорилось о том, что «Галактика» отличается гибким механизмом настройки, который позволяет учесть практически любые потребности пользователей и специфику конкретного предприятия. По количеству параметров настройки программа существенно опережает многих конкурентов. Эти параметры находятся в реестре настройки, который вызывается с помощью команды главного меню Н→Настройка. Окно реестра настроек, которое отображается в результате выполнения данной команды, представлено на рис. 3.1.
Рис. 3.1. Реестр настройки программы «Галактика»
На рисунке видно, что данное окно имеет двухпанельное представление. В левой панели находится список разделов настройки, имеющий иерархическую структуру. Параметры настройки, включенные в раздел, отображаются в правой части окна. Таким образом, чтобы получить доступ к требуемым параметрам настройки, нужно щелчком мыши выделить раздел, в котором они находятся.
ПРИМЕЧАНИЕ
Разделы настройки могут иметь вложенные подразделы, причем в некоторых случаях используется несколько уровней вложенности. Такие разделы в списке помечены соответствующими символами. Например, на рис. 3.1 такими разделами являются Бухгалтерский контур, Платежный календарь, Управление финансами (он в данном случае является открытым), и др. А, например, разделы Национальная денежная единица и Сроки хранения данных подчиненных уровней не имеют.
В правой части окна в колонке Наименование настройки отображается название (имя) параметра, а в колонке Значение – его текущее значение. Чтобы отредактировать значение параметра, установите курсор в колонку Значение, после чего совершите требуемое действие. Порядок заполнения и редактирования зависит от конкретного параметра: выбор значения может осуществляться через клавиши F3 или F4, выбираться из раскрывающегося списка, вводиться с клавиатуры, и т. д.ПРИМЕЧАНИЕ
В реестре настройки настраивается не только модуль «Управление бюджетом», но и другие модули «Галактики». Параметры, имеющие непосредственное отношение к модулю «Управление бюджетом», находятся в разделе Управление финансами, подраздел Бюджетирование.
Тем не менее, есть ряд параметров, которые также имеют отношение к модулю «Управление бюджетом», но при этом находятся в корневом разделе реестра настроек, который так и называется – Настройка. Значения этих параметров следует определить в первую очередь, и об этом пойдет речь в следующем разделе.
Настройка общих параметров
В разделе Настройка имеется три параметра,
Здесь в поле Значение следует нажать F3 или кнопку выбора – в результате на экране отобразится окно справочника типов периодов планирования, где нужно щелчком мыши указать нужный тип и нажать клавишу Enter, а затем – кнопку ОК.
Значение параметра Период планирования определяет конкретный период, который будет предлагаться при бюджетировании по умолчанию. Требуемое значение данного параметра выбирается в окне справочника периодов планирования таким же образом, как и значение рассмотренного выше параметра.
И еще один важный параметр называется Центр ответственности. О том, что представляет собой центр ответственности и как этот элемент используется в бюджетировании, уже говорилось ранее (подробнее см. выше раздел «Бюджет современного предприятия»). С помощью данного параметра определяется центр финансовой ответственности, который будет предлагаться по умолчанию при составлении бюджетов, а также в иных режимах работы модуля. После заполнения этого параметра курсор в интерфейсах выбора центра ответственности будет автоматически устанавливаться на заданный здесь центр ответственности. Требуемое значение выбирается в окне справочника центров финансовой ответственности таким же образом, как осуществляется выбор значений рассмотренных выше параметров.
Настройка параметров бюджетирования
Для настройки модуля «Управление бюджетом» предназначены параметры, которые находятся в разделе Настройка→Управление финансами→Бюджетирование реестра настроек. Отметим, что этот раздел содержит несколько подчиненных подразделов. Здесь мы рассмотрим параметры, расположенные в «корне» раздела (параметры подчиненных подразделов рассматриваются ниже).
В разделе Бюджетирование имеются уже знакомые нам параметры Тип периода планирования, Текущий центр ответственности и Текущий период планирования, поэтому порядок их заполнения нам также уже известен.ВНИМАНИЕ
Значения, которые установлены данным параметрам в разделе Бюджетирование, имеют более высокий приоритет по сравнению с аналогичными параметрами раздела Настройка.
С помощью параметра Текущая типовая форма из соответствующего справочника выбирается типовая форма бюджета, которая будет применяться по умолчанию для просмотра бюджета из других модулей «Галактики». Например, если вы захотите просмотреть бюджет, находясь в модуле «Платежный календарь», то он будет соответствовать указанной с помощью данного параметра типовой форме. Также текущая типовая форма определяет перечень бюджетных статей, доступных для текущего пользователя при определенном значении параметра Доступные статьи (его описание приведено ниже).ПРИМЕЧАНИЕ
Параметр настройки Текущая типовая форма не является обязательным для заполнения, по умолчанию значение ему не присвоено.
Параметр Текущее представление для анализа бюджетов определяет представление для анализа бюджетов, которое будет использоваться по умолчанию. При открытии окна Настройка сравнения бюджетов, открываемом при активизации команды главного меню Н→Представления для анализа бюджетов (описание данного режима рассматривается ниже, в соответствующем разделе), курсор будет автоматически установлен в позицию, которая соответствует значению данного параметра. Для заполнения данного параметра нужно нажать клавишу F3, затем в открывшемся окне Выбор настройки сравнения бюджетов выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
Возможности программы предусматривают ведение многовалютного учета, что позволяет формировать бюджеты в разных валютах. Курс валюты в пределах периода планирования формируется на основании значения параметра Курс валют по периоду планирования. Дата, на которую программа автоматически рассчитает курс валют, может быть на начало или на конец периода планирования (значения соответственно брать на дату начала периода планирования или брать на дату конца периода планирования).
Бюджеты могут формироваться на основе финансовых операций. Более подробно данный механизм рассматривается ниже, а здесь поясним, что в настройках модуля предусмотрен параметр, определяющий курс валюты для пересчета финансовых операций. Он называется Курс валют финансовых операций и может принимать значения брать на дату фин. операции или брать на период фин. операции. В первом случае программа автоматически возьмет курс валюты, сложившийся на на дату совершения финансовой операции, во втором случае курс валюты будет устанавливаться в зависимости от значения параметра Курс валют по периоду планирования, описание которого приведено в предыдущем абзаце.