Бюджетирование на компьютере
Шрифт:
Определение прав доступа к информации
В подразделе Бюджетирование→Права доступа находятся параметры настройки модуля, с помощью которых определяются права пользователей на доступ к информации.
Значение параметра Администраторы модуля определяет пользователей системы, которым предоставляется право доступа ко всем копиям бюджетов – независимо от дескриптора этих копий (дескриптором называется краткое буквенное обозначение пользователя, то есть его имя, которое используется главным образом для разграничения прав доступа пользователей к информации), а также права на выполнение ряда иных операций. Для формирования списка нужно нажать клавишу F3 и выбрать пользователей в открывшемся окне.
Далее следует ряд параметров, с помощью которых определяются права пользователя на доступ к тем или иным данным бюджетов, а также на выполнение определенных операций. Эти параметры перечислены ниже.
• Доступные бюджеты;
• Список бюджетов ЦО пользователя;
• Доступные типовые формы бюджетов;
• Список типовых форм для ЦО;
• Список типовых форм пользователя.
В частности, эти параметры влияют на выполнение команды Документы→Бюджеты (редактирование бюджетов), а также следующих команд меню Операции: Декомпозиция по периодам, Групповое копирование
Если параметру Доступные бюджеты присвоено значение все бюджеты, то пользователю предоставляются права доступа ко всем сформированным ранее бюджетам. Если же данному параметру присвоено значение из списка пользователя, то пользователю будут доступны бюджеты для центров ответственности, отображаемых при нажатии F3 на параметре Список бюджетов ЦО пользователя.
В программе реализована возможность ограничения доступа к типовым формам, с которыми может работать пользователь в режиме редактирования и просмотра бюджетов. Иначе говоря, вы можете определить список типовых форм, с которыми работать разрешается – а все остальные типовые формы автоматически станут недоступными. Эта задача решается с помощью параметра Доступные типовые формы бюджетов. Если вы хотите открыть доступ ко всем зарегистрированным в модуле типовым формам (список типовых форм ведется в соответствующем справочнике, с которым мы познакомимся ниже) – присвойте данному параметры значение все типовые формы. Если данному параметру присвоить значение из списка для ЦО, то доступны для использования будут типовые формы, которые определены значением параметра настройки Список типовых форм для ЦО. При установленном значении из списка пользователя можно будет пользоваться только теми типовыми формами, перечень которых установлен значением параметра настройки Список типовых форм пользователя. Если же установить значение из списка пользователя по конкретному ЦО, то пользователю будут доступны только те типовые формы, которые одновременно входят в списки параметров Список типовых форм для ЦО и Список типовых форм пользователя.
Далее следуют используемые совместно параметры Доступные статьи и Список статей пользователя. Их главная задача состоит в том, чтобы установить права пользователя на доступ к статьям бюджета.
Если параметру Доступные статьи присвоено значение все статьи, то пользователь получает полный доступ ко всем статьям, которые ранее были зарегистрированы в справочнике статей бюджетов (более подробно с этим справочником мы познакомимся позже). При выборе значения из списка пользователя список доступных пользователю бюджетных статей определяется значением параметра Список статей пользователя (значение данного параметра представляет собой сформированный перечень бюджетных статей). Если же параметру Доступные статьи присвоено значение статьи из текущей типовой формы, то пользователю предоставляются права доступа к статьям из типовой формы, которая определена значением параметра Текущая типовая форма (описание данного параметра приведено выше, в разделе «Настройка параметров бюджетирования»).
ПРИМЕЧАНИЕ
Перечень доступных статей может использоваться, например, при выборе бюджетных статей в модуле «Платежный календарь».
С помощью параметра Список статей пользователя определяется перечень бюджетных статей, доступных текущему пользователю. Для заполнения данного поля нужно щелкнуть мышью на кнопке выбора (либо нажать клавишу F4), затем в открывшемся окне в поле Значение также воспользоваться кнопкой выбора (либо нажать клавишу F3), после чего в открывшемся окне Доступные статьи бюджетов для пользователя (рис. 3.3) сформировать список статей.
Чтобы внести в список статью, нажмите F7 – в результате отобразится окно справочника бюджетных статей (с ним мы познакомимся позже), в котором нужно щелчком мыши выбрать требуемую позицию и нажать клавишу Enter.
ПРИМЕЧАНИЕ
В окне реестра настроек в качестве значения параметра Список статей пользователя отображается слово Список. Имейте в виду, что значение параметра Список статей пользователя принимается во внимание лишь в том случае, когда параметру Доступные статьи установлено значение из списка пользователя.
В подчинении подразделу Права доступа находится еще один подраздел – Запретить модификацию. С помощью параметров данного подраздела можно запретить пользователю редактирование некоторых каталогов, справочников и таблиц. Каждый из перечисленных ниже параметров, включенных в состав данного подраздела, может принимать значение да либо нет.
• Каталога бюджетов.
• Копий бюджетов.
• Книг финансовых операций.
• Каталога статей бюджетов.
• Каталога сценариев бюджетов.
• Каталога типовых форм.
• Структуры осей типовых форм.
• Каталога баз распределений.
• Каталога индексов и атрибутов.
• Аналитика бюджетирования.
• Области видимости бюджетирования.
• Списка бюджетов ЦО пользователя.
• Списка типовых форм для ЦО.
• Списка типовых форм пользователя.
• Списка статей пользователя.
Чтобы изменить значение любого из перечисленных параметров нужно в колонке Значение щелкнуть мышью на кнопке выбора (также для этого можно воспользоваться клавишами F4 либо F3) – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.4.
В данном окне нужно установить переключатель Значение в требуемое положение и нажать кнопку ОК либо клавишу Enter.
Настройка финансовых операций
Как уже отмечалось выше, значения бюджетных статей могут рассчитываться автоматически на основании сформированных ранее финансовых операций. В программе предусмотрен механизм настройки финансовых операций – соответствующие параметры находятся в подразделе Бюджетирование→Финансовые операции.
С помощью параметров Закрытый период по умолчанию до, Закрытый период по регистру «план» до, Закрытый период по регистру «факт» до, Закрытый период по регистру «по данным бух. учета» до можно установить закрытый период в модуле «Управление бюджетом». Все перечисленные параметры не являются обязательными для заполнения.
Возможности
• разрешать – контроль редактирования финансовых операций в закрытом периоде не производится.
• с подтверждением – при попытке редактирования данных закрытого периода программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение данной операции.
• запрещать – при установленном данном значении возможность редактирования финансовых операций, относящихся к закрытому периоду, полностью блокируется (при попытке откорректировать такую операцию программа выдаст соответствующее информационное сообщение).
С помощью параметра Автоформирование дескриптора можно установить требуемый порядок автоматического формирования дескриптора при создании финансовых операций (о том, что представляет собой дескриптор и для чего он нужен, шла речь выше, в разделе «Определение прав доступа к информации»). Чтобы было понятнее, проиллюстрируем порядок использования данного параметра на конкретном примере.
Предположим, что финансовые операции формируются пользователем Иванов по документам, которые создали Петров и Сидоров. Если параметру Автоформирование дескриптора присвоено значение из документа, то для финансовых операций автоматически сформируются дескрипторы соответственно Петров и Сидоров. Если же установлено значение пользователя, то финансовым операциям будет присвоен дескриптор Иванов.
Чтобы присвоить значение параметру Автоформирование копий бюджетов под дескриптором, следует в колонке Значение щелкнуть мышью на кнопке выбора (либо нажать клавишу F4), затем в открывшемся окне вновь щелкнуть мышью на кнопке выбора в поле Значение либо в этом же поле нажать клавишу F3. В результате на экране откроется окно Выбор дескриптора, изображенное на рис. 3.5.
В данном окне нужно выделить курсором требуемую позицию и нажать клавишу Enter. В результате при расчете показателей бюджета дескриптор новой копии этого бюджета будет присвоен в зависимости от значения данного параметра. Отметим, что использование данной возможности имеет смысл только при использовании сетевой версии программы.
Параметры редактирования бюджетов
В подразделе Бюджетирование→Редактирование бюджета находится несколько параметров, значения которых играют важную роль при редактировании бюджетных данных.
Параметр Типовая форма по умолчанию позволяет выбрать способ задания типовой формы бюджета, используемой по умолчанию. Данный параметр может принимать одно из двух значений: последняя используемая либо последняя используемая для данного ЦО. Если выбрать значение последняя используемая для данного ЦО, то при просмотре бюджетов для каждого центра финансовой ответственности по умолчанию загружается своя типовая бюджетная форма.
Специальный режим редактирования агрегатов – с помощью данного параметра выполняется включение/выключение режима, в котором осуществляется редактирование агрегатов. Если данному параметру установлено значение да, то в контекстном меню окна Редактируем бюджет (описание данного режима приводится ниже) становится доступной команда Настройка распределения агрегатов, вызываемая также нажатием комбинации клавиш Alt+N; с помощью данной команды осуществляется переход в режим настройки параметров этого алгоритма. Кроме этого, при установленном значении да в окне редактирования типовой формы бюджета (описание данного окна приводится ниже, в соответствующем разделе) открывается вкладка Редактирование агрегатов.
Если параметру Доступ к настройке редактирования агрегатов установлено значение да, то пользователь получает доступ к настройке редактирования агрегатов. Переход в данный режим осуществляется с помощью команды контекстного меню Настройка распределения агрегатов (для вызова этой команды можно воспользоваться также комбинацией клавиш Alt+N) в окне редактирования бюджета.
Доступ к операции загрузки из книг фин. операций – если данному параметру присвоено значение да, то пользователь получает доступ к функции загрузки данных в ячейку бюджета из книги финансовых операций. Данная функция выполняется в окне Групповые операции, вызываемом с помощью команды контекстного меню Групповые операции в окне редактирования бюджета.
Настройка выгрузки данных в Excel-формат
В данном подразделе содержатся параметры, регулирующие порядок формирования Excel-отчетов, выгружаемых из модуля «Управление бюджетом».
• Каталог для Excel-отчетов – значением данного параметра является путь к папке, в которую будут помещаться Excel-отчеты, сформированные в модуле.
• Каталог для макросов – значением данного параметра является путь к каталогу, в котором хранятся файлы, содержащие макросы Visual Basic. Эти макросы используются для обработки данных в Excel-отчетах, сформированных в модуле.
Кроме этого, подраздел Excel включает в себя один подчиненный подраздел – Шаблоны отчетов. В данном подразделе содержатся перечисленные ниже параметры настройки:
• Реестр финопераций;
• Раскрытие агрегата по данным бюджета;
• Раскрытие агрегата по данным финопераций;
• Анализ бюджетов.
Значения данных параметров определяют пути к шаблонам формирования отчетов в формате Excel при работе с соответствующими режимами модуля.Ввод исходных данных
Перед тем как приступить непосредственно к построению бюджетов, необходимо ввести соответствующие исходные данные. В частности, следует сформировать список центров финансовой ответственности, определить перечень бюджетных статей, вариантов бюджета, периодов планирования, и т. д. Для ввода, редактирования и хранения этих и других необходимых сведений преднзаначены соответствующие справочники, порядок работы с которыми рассматривается далее.
Формирование и ведение списка ЦФО
Выше мы уже неоднократно говорили о том, что центр финансовой ответственности (ЦФО) является одним из важнейших элементов любого бюджета. Отметим, что структура центров финансовой ответственности предприятия (корпорации) может не совпадать с его организационной структурой.
В системе «Галактика» информация о центрах финансовой ответственности хранится в справочнике центров ответственности. Для перехода в режим работы с данным справочником следует выполнить команду главного меню Н→Центры ответственности. При активизации данной команды на экране открывается окно справочника, изображенное на рис. 3.6.