Делопроизводство для секретаря
Шрифт:
С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.
Личные имена.
В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы пишутся все входящие в них слова: Александр Дюма, Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо.
Но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. п., где отец, старший и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.
С прописной буквы пишутся:
– индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных,
– индивидуальные мифологические и религиозные имена: Сизиф, Каин, Афродита;
– имена действующих лиц в художественных произведениях: Золушка, Буратино, Снегурочка.
Со строчной буквы пишутся:
– имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы.
Числительные.
Для написания числительных используют три формы:
1. буквенную (три фотоаппарата);
2. цифровую (10 печатных листов);
3. буквенно-цифровую (100-тысячный).
Буквенная формачисел используется:
• При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных падежах;
• В названиях мероприятий.
Цифровая формачисел используется:
• В большинстве случаев цифровая форма является предпочтительней для написания многозначных чисел;
• Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами;
• Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву– и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.
Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.
Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.
Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.
Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.
Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.
При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до восьмисот рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.
Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн оформления бланка, качественная бумага, необходимые сведения о предприятии, правильное их расположение на листе важны для благоприятного воздействия на партнера. Все документы изготавливаются на бланках.
Глава 4.
Бланком документаназывается стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.
Устанавливаются два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297) и А5 (148х210мм). Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.
Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.
Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:
1) 20 мм – левое;
2) 10 мм – правое;
3) 15 мм – верхнее;
4) 20 мм – нижнее.
Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.
В зависимости от расположения реквизитов существует два варианта бланков – угловой и продольный.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:
• общий бланк;
• бланк письма;
• бланк конкретного вида документа;
• общий бланк используют для любых видов документов, кроме письма;
• общий бланк может включать реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.
На бланках писем размещают все постоянные реквизиты. Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает реквизиты 01(02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости 11, 12, 13, 18, 19.
При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» и знаков препинания.
В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.
РАЗДЕЛ 3
ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД)называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.