Делопроизводство для секретаря
Шрифт:
Хранятся карточки в сейфе (шкафу) в алфавитном порядке.
Карточки уволенных сотрудников формируют в дело, в алфавитном порядке (по первым трем буквам).
Перед сдачей в архив все карточки должны быть пронумерованы. Срок хранения карточек Т-2 – 75 лет.
В
Все записи должны быть сделаны без сокращений. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе в отдельной картотеке, составленной по алфавиту фамилий работников.
Карточки уволенных сотрудников формируются в самостоятельное дело по алфавиту (по трем первым буквам). Карточки нумеруются и сдаются в архив.
Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями, предприятиями являются коммерческие контракты(договора).
Контракт –документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон – все это находит отражение в контракте.
Заключение конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить – направление оферты.Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие
Договорные отношения могут быть также установлены путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив проект, другая сторона рассматривает его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.
При составлении контрактов и их заключении необходимо уделять особое внимание правовой грамотности текста, избегать двусмысленных формулировок. Следует подробно освещать условия договорных отношений и проверять правильность написания юридических адресов предприятий-контрагентов.
Составными частями контракта являются:
• название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии и т. п.);
• дата, место составления, номер;
• наименование сторон (полные и сокращенные названия фирм);
• предмет контракта;
• условия и сроки поставки, перевозки, хранения, упаковки, маркировки, рекламы, реализации и т. д.;
• условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;
• порядок сдачи-приема выполненных работ;
• ответственность сторон, в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств;
• гарантии, страхования и форс – мажорные обстоятельства;
• переход права собственности и риски;
• порядок разрешения споров;
• юридические адреса сторон, с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов;
• подписи должностных лиц, с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов;
• печати фирм-контрагентов.
Коммерческие контракты (договоры) хранятся 3 года после истечения срока договора при условии завершения ревизии по ним.
Заявления, предложения –документы, адресованные должностному лицу предприятия или учреждения, в которых заявитель излагает свою просьбу к нему или вносит предложение о рассмотрении каких-либо конкретных вопросов. Например, о приеме на работу или учебу, об освобождении от занимаемой должности, о предоставлении каких-либо услуг: установке телефона или подключении к сети Интернет и т. д.
Заявление, предложение является личным документом. Они оформляются на стандартном, чистом листе бумаги и подписывается лично заявителем. На этих документах обязательны следующие реквизиты:
• адресат;
• данные о заявителе (фамилия, имя, отчество, занимаемая должность, если автор является сотрудником предприятия, или полный домашний адрес и телефон, если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением);
• наименование вида документа;
• дата;
• текст;
• отметка о наличии приложения, если имеются прилагающиеся документы;
• подпись.
Например, при поступлении на работу к заявлению прилагаются следующие документы: об образовании, паспорт, трудовая книжка, военный билет (для военнообязанных), анкета, автобиография, фотокарточка.