Делопроизводство для секретаря
Шрифт:
Регистрация документов.Это фиксация факта создания документа или его получения, путем присвоения документу регистрационного номера (индекса) и записи сведений о нем в регистрационный журнал.
Регистрация необходима для обеспечения сохранности документов, оперативного поиска, учета и контроля.
• дать качественные и количественные характеристики документов.
• подтвердить факт получения или отправки документа;
• создать регистрационно-справочный аппарат, который можно использовать в информационных целях;
• вести контроль
Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном предприятии только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы – в день подписания.
Существует несколько форм регистрации документов: централизованная, децентрализованная, смешанная.
Наибольшая эффективность достигается при централизованной системе регистрации документов, т. е. при осуществлении все регистрационных операций в одном месте или одним работником, например, секретарем. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.
Децентрализованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения, т. е. в структурных подразделениях.
С учетом специфики предприятия может использоваться смешанная система регистрации документов, когда часть документов регистрируется централизованно, а часть документов – децентрализованно, в структурных подразделениях.
На небольших предприятиях чаще всего применяется централизованная система регистрации.
При регистрации документов на предприятии должны соблюдаться следующие правила:
• каждый документ регистрируется только один раз;
• все документы регистрируются только в одном месте;
• все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии.
При регистрации все документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например:
• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы;
• коммерческие контракты;
• документы, имеющие гриф «КТ» («Конфиденциально»).
При регистрации каждой группы документов должны применяться единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов) документам.
Существуют три основных вида регистрации документов:
1) карточная система регистрации документа;
2) журнальная система регистрации документа;
3) компьютерная система регистрации документа.
Для регистрации документов применяется единая регистрационная карточка. Для того, чтобы ориентироваться в массе карточек, применяют цветовые различия по категориям документов.
Пример лицевой стороны карточки
Пример
При карточной системе регистрации ведут две картотеки:
1) сроковая контрольная картотека;
2) справочная картотека.
Карточку на документ заполняют по мере выполнения следующих операций:
1) передача документа руководителю;
2) получение резолюции срока исполнения и исполнителя.
Журнальная система регистрации используется в том случае, если документооборот предприятия менее 500–600 документов в год.
Журналы оформляются следующим образом:
1) в правом верхнем углу указывают название журнала, организации, регистрационный номер по номенклатуре;
2) в нижнем правом углу – начало и окончание ведение журнала.
Журнал регистрации входящих документов
Журнал регистрации исходящих и внутренних документов
Все листы журнала нумеруются в правом верхнем углу, начиная со второго, и прошиваются прочной ниткой. Середины концов нитки склеивают, а затем проставляют печать предприятия и делают надпись, заверяющую правильность оформления.
Пример
В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью 100 листов.
1) одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
2) организовывать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах (поступивших и внутренних) в одной базе данных;
3) организовать информационно-справочную работу на основе базы данных организации;
4) организовать автоматизированный контроль за исполнением документов.
При регистрации на компьютере данные о документе, заложенные при его регистрации, автоматически будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов должен состоять из следующих элементов:
• порядковый номер документа в регистрационном журнале;
• условного обозначения структурного подразделения или должностного лица;
• номер дела, в которое будет подшит документ или его копийный экземпляр.