Делопроизводство для секретаря

Смирнова Елена Станиславовна

Организация и обслуживаниеделовых переговоров, заседаний, совещаний и т. п., также являются обязанностями секретаря – доверенного лица руководителя.

Любая встреча начинается с приветствия. Руководитель должен встать и выйти из-за стола, чтобы приветствовать прибывших людей на переговоры, особо почетных посетителей можно встретить у входа и лично проводить в комнату для переговоров. Затем руководители представляются друг другу, если они не были знакомы ранее, далее они по очереди представляют своих

коллег – от старших служащих к младшим.

Комната для переговоров должна быть функциональной: удобные кресла и столы, воспроизводящая аппаратура и экран. Единственным украшением может быть букет цветов.

На столы можно поставить бутылки с минеральной водой и фужеры. Чай, кофе обычно готовят в соседней комнате.

При подписании контракта гость может занимать место справа от хозяина.

Традиция дарения подарков, существует не одну сотню лет, и не устарела, по сей день. Подарки и сувениры в деловой жизни делаются с целью создания атмосферы доброжелательности и налаживания доверительных отношений, благоприятного делового климата. Довольно часто подарки бывают с эмблемой фирмы.

Обязанность по подбору подарков и сувениров деловым партнерам очень часто возлагается на секретаря. Готовя подарки, необходимо помнить, что и здесь существуют свои нормы и правила.

Прежде всего, подарок должен соответствовать вкусам того, кому он предназначен, но подарки не должны быть слишком дорогими. Получив слишком дорогой подарок, партнер может почувствовать должником. Дорогостоящий знак внимания могут посчитать и за взятку. Подарок – это демонстрация не богатства и щедрости, а понимания интересов того, кому его преподносят.

Подарки в сфере деловых отношений бывают:

• сувенирные;

• рекламные;

• ценные.

В качестве сувениров используют недорогие предметы: ежедневник, записная книжка, визитница, брелок, зажигалка и прочие мелочи необходимые в деловой жизни.

Рекламные подарки – это подарочный вариант продукции, которую выпускает данная фирма.

Ценные подарки делятся на два вида:

• подарок организации;

• подарок главе организации.

Случаи вручения подарков:

• юбилейная дата в деловой жизни руководителей организации;

• юбилейные и другие значительные даты в жизни самой организации;

• государственные праздники (8 Марта. 23 Февраля);

• международные праздники (Рождество и Новый год);

• профессиональные праздники:

• значимые этапы и события в личной жизни и деятельности человека.

Случаи вручения сувениров:

• презентация продукции;

• представление продукции на выставке;

• проведение семинаров и конференций;

• деловая встреча с российскими и зарубежными клиентами/партнерами;

• профессиональные праздники;

• как благодарность

клиентам и партнерам.

Деловой уровень сувениров и бизнес-подарков:

• VIP – для особо важных персон;

• Business – для бизнесменов;

• Promotion – при продвижении по службе;

• имиджевые подарки – для повышения деловой репутации.

Не рекомендуется:

• дарить очень дорогие вещи, так как это может поставить человека в неловкое положение. Исключение составляют подарки близким родственникам.

• дарить очень дешевые подарки, потому что это уже рассматривается как скупость и пренебрежение к получателю.

• дарить вещи, которые могут быть истолкованы как некий нелицеприятный намек, приобретающие в данном, конкретном случае двусмысленное значение: ну, скажем, вручать картину «Неравный брак» молодоженам;

• дарить то, что вряд ли может пригодиться, даже если это вещь хорошая и дорогая. Например, не стоит дарить спиннинг человеку, не зная, как он относится к рыбалке. Нельзя дарить вещи исключительно по той простой причине, что они вам самим не нужны. Не стоит дарить и то, что вам очень нравится, но к чему другой совершенно равнодушен – например, дарить щенка только потому, что у вас в квартире есть собака, попугайчики в клетке и рыбки в аквариуме, и вы не представляете, как это люди могут жить без общества братьев наших меньших.

• дарить мужчине сладости и цветы, если он не празднует юбилей. Предметы туалета дарят только близким родственникам;

• дарить женщинам зажигалки, пепельницы – в общем, любые предметы, связанные с курением – независимо от того, курит она или нет;

• дарить женщинам крепкие напитки, в том числе крепленые вина;

• дарить женщине ко дню рождения, 8 марта кастрюлю, мясорубку – любые вещи для стряпни, стирки или уборки.

• пытаться уладить ссору с помощью подарка. Сначала все-таки следует попросить прощения, наладить взаимоотношения, а лишь потом закреплять их подарком. Иначе подарок может стать причиной скандала;

• вручая подарок, расписывать какая это дорогая и редкая вещь, каких трудов стоило ее купить;

• дарить чисто декоративные, непрактичные вещи на новоселье или свадьбу;

• критиковать вручаемый подарок, заведомо принижая его достоинства;

• допытываться, как понравился ваш подарок;

• срывать с подарка этикетку с указанием цены. Многие считают, что оставлять ценник неприлично, потому что это может быть расценено как намек: вон как мы раскошелились ради тебя! И все-таки специалисты по этикету рекомендуют оставлять этикетку. Во-первых, определить приблизительную или даже точную цену вещи можно и без этикетки. А во-вторых, этикетка – это свидетельство того, что вещь новая, своего рода элемент упаковки. Однако прилагать кассовый чек не рекомендуется.