Делопроизводство для секретаря
Шрифт:
Как правило, именно секретарь выполняет обязанности любезной хозяйки, щедрой и гостеприимной. Нужно заранее подготовиться к намечающейся встрече. Чем угощать гостя, решает руководитель. Чай или кофе готовят в буфете или приемной и на подносе вносят в кабинет. Чашка должна быть на тарелочке с салфеткой, ложка лежит на блюдце ручкой вправо. Гостю чашка подается справа, правой рукой, если затруднен подход справа, то левой рукой. Стакан сока нужно подавать также на маленькой тарелочке с салфеткой. Если беседа предстоит длительная, на стол ставят кофейник или заварной чайник.
Конечно, не от угощения зависит успех сделки, но уютная
Уходя, посетитель, как правило, говорит слова благодарности, не отвечайте односложно: «Спасибо», лучше сказать: «Мне приятно слышать это» или т. п.
Прощаясь, скажите несколько слов с улыбкой.
В деловом мире принято время от времени проводить презентации, приемы гостей в фирме, так называемых деловых встреч в неформальной обстановке.
Деловая встреча в фирме устраивается чаще всего как рекламная акция, цель такой акции сообщить деловому миру о новейших достижениях в какой-либо области. На презентации и деловые встречи обычно приглашают предпринимателей, банкиров, спонсоров, представителей различных фирм, чтобы упрочить деловые прежние контакты и найти новых возможных партнеров для будущих контактов.
Любая деловая встреча должна быть продумана и хорошо организована, чаще всего именно секретарь занимается этим вопросом.
До начала приема гостей нужно подготовить специальное информационное досье. В папку, подготовленную для сотрудника, который будет вести прием, надо поместить повестку дня, регламент, список приглашенных и т. п. В другую папку рекомендуется поместить программу встречи, рекламный проспект, анализ деятельности фирмы (выпуск продукции, продажи и т. п.), проекты договоров, документы для подписи контракта.
Официальная часть деловой встречи: речи, доклады, демонстрация фильма или слайдов, очень важна, но также тщательно должны быть продуманы: меню, сервировка стола, обслуживание гостей.
Также следует заранее выбрать вид приема, план его проведения, составить список приглашенных лиц, вовремя разослать приглашения, продумать, как расположить гостей за столом, если прием не будет завершен фуршетом. Предусматривается время и место встречи гостей хозяином.
Надо определить общее количество гостей, лучше, если они будут связанны общими интересами. Все приглашенные должны чувствовать себя комфортно в обстановке, где будет проходить прием.
Приглашения на прием должны на специальных бланках, имя, фамилия приглашенного и его должность вписываются от руки или печатаются на компьютере. Приглашения рассылаются за 1–2 недели до приема. В приглашении также рекомендуется указывать форму одежды. Кроме того, в нем указывается, какого рода состоится прием – коктейль, обед, чай, и обязательно помечается час и место, где состоится прием. Если приглашают на завтрак, обед, ужин, внизу приглашения проставляют буквы RSVP (Repondez sil vous plait), означающие просьбу подтвердить принятие приглашения. При приглашении на обед или завтрак какого-либо важного лица лучше всего до отправки приглашения осведомиться по телефону подходит ли для него назначенный день.
Заблаговременная рассылка приглашений позволяет, не нарушая приличий и не вызывая обид, пригласить вместо отказавшихся других гостей. Если некоторые приглашенные откажутся в последний момент, их места могут занять сотрудники своего учреждения.
На приемы типа обедов
Чем выше официальное положение лица, организующего прием, тем раньше отправляется ответ на его приглашение. Обычно его принято давать через 3–5 дней после получения приглашения.
Правильнее ответить на приглашение письмом или открыткой (независимо от характера ответа положительного или отрицательного), чем послать свою визитную карточку. В некоторых странах ответ визитной карточкой считается нетактичным, особенно когда речь идет об официальном приглашении. Часто ответ на приглашение направляют непосредственно хозяйке.
Если на приглашение указывается номер телефона, в этом случае ответ может быть дан по телефону. Однако, если это приглашение на официальный завтрак или обед, следует ответить письмом.
По мере поступления ответов от приглашенных, рассадка уточняется. Накануне приема составляется общий список участников завтрака, обеда или ужина в порядке протокольного старшинства.
Чтобы гости без затруднений могли найти свои места за столом, в гостиной у входа в столовую выставляется или вывешивается план карта стола, в котором указывается место каждого гостя. Кроме того, на столе у каждого прибора обычно на самый высокий бокал или же рядом с прибором кладется кувертная карточка с фамилией гостя.
Официальным лицам приглашения следует рассылать с курьером.
Также необходимо подготовить помещение, осмотреть его, проветрить, украсить цветами (при возможности). Стол накрывается белой накрахмаленной скатертью, если столы полированные, можно просто под каждый прибор положить салфетку. Для сервировки стола считается стильным использовать одинаковые приборы и посуду. Главное, что необходимо помнить: сервированный стол должен быть красивым, но на нем не должно быть ничего лишнего.
На равном расстоянии друг от друга и ближе к краям стола ставят подставные тарелки, а на них – закусочные. Справа от них кладут ножи (столовый, закусочный, рыбный), а с левой стороны – вилки (столовую, закусочную, рыбную) выпуклой стороной вниз.
Рюмки, бокалы, фужеры ставят на расстоянии 3–5 см от тарелки; маленькие рюмки – для водки и вина, бокалы – для виноградного вина и шампанского, фужеры – для минеральной воды и соков.
Даже если для организации приема приглашены специалисты, секретарю необходимо все проконтролировать лично: меню, оформление стола, выполнение заказа.
В часы приема гостей секретарь должен особенно следить за своим внешним видом и поведением. Строго соблюдать правила этикета и достойного поведения, не шумите, не суетитесь, не бегайте, по тому, как держится секретарь, будут судить о солидности фирмы, а если на приеме присутствуют зарубежные партнеры, то и о стране в целом.