Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Кабашов Сергей

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

РЕЗОЛЮЦИЯ

ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение; 2) согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – обязательный элемент оформления официального документа; 2) согласно ГОСТ 2.104—2006 ЕСКД «Основные надписи» – элемент оформления документа, содержащий о нем сведения; 3) состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется в соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

РЕКВИЗИТЫ ЗАГОЛОВОЧНОЙ ЧАСТИ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Требования к построению формуляра-образца», включают в себя реквизиты, наносимые на бланк документа при его составлении. В пределах заголовочной части формуляра-образца устанавливаются две зоны: зона 1 – для размещения реквизитов заголовочной части документа, идентифицирующих конкретный документ, с обязательным включением реквизитов «Наименование вида документов» и «Наименование организации»; зона 2 – для размещения кодовых обозначений реквизитов заголовочной части документа, с обязательным включением реквизитов «Код формы документов» и «Код организации».

РЕКВИЗИТЫ МАШИНОЧИТАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ И МАШИНОГРАММ.

Согласно ГОСТ 6.10.4—84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники», в состав обязательных реквизитов входят: 1) код и наименование организации – создателя документа; 2) местонахождение организации – создателя документа или почтовый адрес; 3) код формы документа; 4) название документа; 5) дата изготовления документа; 6) код лица, ответственного за правильность изготовления документа. Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны указывать обязательные реквизиты машиночитаемых документов и машинограмм в соответствии с правилами этих положений. При создании дубликатов и копий машиночитаемых документов и машинограмм в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, дубликат, копия). В случае необходимости по решению министерства, ведомства для машиночитаемых документов и машинограмм допускается использование дополнительных реквизитов, отражающих специфику создания и использования этих документов.

РЕКВИЗИТЫ

НОРМАТИВНОГО ПРАВОВОГО АКТА, согласно Правилам подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997. № 1009 (в ред. постановлений Правительства РФ от 11.12.1997 № 1538, от 06.11.1998 № 1304, от 11.02.1999 № 154, от 30.09.2002 № 715), – это: 1) наименование органа (органов), издавшего акт; 2) наименование вида акта и его название; 3) дата подписания (утверждения) акта и его номер; 4) наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт. Нормативный правовой акт, изданный совместно с другими органами исполнительной власти, должен иметь соответствующие номера и единую дату.

РЕКВИЗИТЫ ОФОРМЛЯЮЩЕЙ ЧАСТИ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Требования к построению формуляра-образца», включают в себя реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам проектируемой совокупности форм, с обязательным включением реквизитов «Дата документа» и «Подпись».

РЕКВИЗИТЫ СОДЕРЖАТЕЛЬНОЙ ЧАСТИ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Требования к построению формуляра-образца», включают в себя реквизиты, постоянные для проектируемой совокупности форм.

РЕКВИЗИТЫ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Требования к построению формуляра-образца», должны содержать следующие реквизиты: 1) наименование формы; 2) код формы; 3) наименование организации – составителя документа; 4) код организации – составителя документа; 5) дата документа; 6) постоянные реквизиты документа; 7) подпись.

СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ УНИФИЦИРОВАННОЙ ФОРМЫ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – зона унифицированной формы документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.

СПЛОШНОЙ СВЯЗНЫЙ ТЕКСТ ДОКУМЕНТА, согласно параграфу 2.4.3 ГСДОУ, – текст в виде грамматически и лексически согласованной информации об управленческих действиях и применяемой при составлении правил, положений, писем, распорядительных документов. Согласно ДР 191—98 «Методические рекомендации ВНИИДАД «Унификация текстов управленческих документов» форма представления информации в виде связного текста избирается в том случае, если главным в документе является информация о действиях или отношениях между субъектом и объектом, т. е. изложение каких-либо положений, решений, фактов, событий.

СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 08. Включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

ССЫЛКА НА РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР И ДАТУ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 13. Включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.