Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

Кабашов Сергей

ЭМБЛЕМА ОРГАНИЗАЦИИ ИЛИ ТОВАРНЫЙ ЗНАК (ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ), согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 03. Помещают на бланках организаций в соответствии с учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации).

ЯЧЕЙКА КОНСТРУКЦИОННОЙ СЕТКИ ФОРМУЛЯРА-ОБРАЗЦА, согласно ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца», является полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.

Бланки документов

БЛАНК ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – набор реквизитов, идентифицирующих

автора официального письменного документа.

БЛАНК ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА, согласно параграфу 4.6 ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк, изготавливаемый для должностного лица. Бланк для должностного лица создается, если данное должностное лицо имеет право подписи. На бланке должностного лица под наименованием организации указывается наименование должности. Образец бланка должностного лица приводится на рис. Б.4 приложения Б к ГОСТ Р 6.30—2003, а также в приложениях № 17 и 18 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.

БЛАНК КОНКРЕТНОГО ВИДА ДОКУМЕНТА (КРОМЕ ПИСЬМА), согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 – наименование организации; 10 – наименование вида документа; 14 – место составления или издания документа. Устанавливаются ограничительные отметки для реквизитов: 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа. При необходимости применяются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле, 20 – текст документа. Бланк конкретного вида документа может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Бланки конкретного вида документа могут разрабатываться для организации, для структурного подразделения и для должностного лица. Бланк для структурного подразделения создается в том случае, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения.

БЛАНК ОРГАНИЗАЦИИ, согласно параграфу 4.6 ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк, изготавливаемый для организации. Образцы бланка организации приводятся в приложении Б к ГОСТ Р 6.30—2003 (рис. Б.1, Б.2, Б.3, Б.5), а также в приложениях № 11, 12, 13, 14, 15, 16 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.

БЛАНК ПИСЬМА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», может изготавливаться для организации, структурного подразделения и должностного лица. На бланке письма организации не воспроизводятся в качестве авторов документа структурное подразделение или должностное лицо. В зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации или 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 – код организации; 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 08 – наименование организации; 09 – справочные данные об организации. В бланке письма применяют ограничительные отметки для реквизитов: 11 – дата документа; 12 – регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа. При необходимости указываются ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: 15 – адресат; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле. Бланк письма может изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов. Продольный бланк письма используют в тех случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков, например, когда реквизиты даются на двух и более языках.

При этом ГОСТ Р 6.30—2003 рекомендует слева печатать реквизиты на русском языке, а справа – на национальном, на одном уровне. Если количество используемых национальных языков более одного, сверху следует указывать реквизиты на русском, а ниже – на национальном языке, продлевая строку до границы правого поля.

БЛАНК СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, согласно параграфу 4.6 ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк, изготавливаемый для структурного подразделения организации. Бланк для структурного подразделения создается, если руководитель данного подразделения имеет право подписи. На бланке структурного подразделения под наименованием организации должно указываться наименование данного подразделения. Порядок оформления бланка структурного подразделения аналогичен порядку оформления бланка организации.

БЛАНК ФЕДЕРАЛЬНОГО ОРГАНА ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ, согласно «Типовому регламенту внутренней организации федеральных органов исполнительной власти», утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 28.06.2005 № 452, – бланк установленной формы, на котором оформляются акты федерального органа исполнительной власти, а также исходящие документы. Бланки должны содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующее наименованию, указанному в положении об этом федеральном органе исполнительной власти. Над наименованием федеральной службы или федерального агентства, находящихся в ведении федерального министерства, указывается полное или сокращенное наименование федерального министерства, в ведении которого они находятся.

БЛАНКИ С ВОСПРОИЗВЕДЕНИЕМ ГОСУДАРСТВЕННОГО ГЕРБА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ, согласно разделу 2.5 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – бланки федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, на которых воспроизведен Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» от 27.12.1995 № 1268 (в ред. постановления Правительства РФ от 08.06.2001 № 450) изготовление бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями. Такие бланки должны изготавливаться полиграфическими предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности, по заказам федеральных органов исполнительной власти. Гербовые бланки документов подлежат учету, на них типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

КЛАССИФИКАЦИЯ БЛАНКОВ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», проводится по следующим признакам: 1) расположению реквизитов; 2) по автору документа; 3) виду документа. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков: угловой и продольный. В зависимости от автора документа бланки документов подразделяются на: 1) бланк организации; 2) бланк структурного подразделения; 3) бланк должностного лица. В зависимости от вида документа бланки подразделяются на: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (кроме письма).

ОБЩИЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», в зависимости от учредительных документов организации, включает в себя реквизиты: 01 – Государственный герб Российской Федерации; 02 – герб субъекта Российской Федерации; 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 08 – наименование организации; 14 – место составления или издания документа.