Делопроизводство компании
Шрифт:
9) справочные данные об организации;
10) дата документа;
11) регистрационный номер документа;
12) ссылка на регистрационный номер и дату документа;
13) место составления или издания документа;
14) адресат;
15) заголовок к тексту;
16) текст документа;
17) подпись;
18) отметка об исполнителе;
19) идентификатор электронной копии документа.
Образец оформления письма приведен в приложении 31, 32.
2.4.4. Документы
Распорядительная деятельность органов управления заключается и в том, что они занимаются подбором и расстановкой кадров, принимают на работу, переводят и увольняют граждан и издают ряд документов, необходимых гражданам при осуществлении ими права на труд.
Трудовые отношения в организации, независимо от форм собственности, регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (далее – ТК РФ) (с изм. и доп. от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г.), определяющим порядок оформления соответствующей документации по трудовым отношениям.
К документам по трудовым отношениям относятся: трудовые договора (соглашения), приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки и другие документы, составляющие личное дело работника.
Документы по трудовым отношениям ведутся с момента поступления работника в организацию и хранятся после их увольнения 75 лет. Поэтому они выделяются в самостоятельную группу документов.
Последовательность оформления и состав документов по приему на работу приведены в приложении 33.
Основными документами по трудовым отношениям являются: резюме, трудовой договор, заявление, приказ по личному составу, личная карточка формы Т-2, характеристика работника, анкета, автобиография и другие документы личного характера.
Резюме – это сжатая краткая информация о себе, составленная претендентом на вакантное место. В какой-то мере это самореклама, позволяющая руководству организации предварительно ознакомиться с соискателями на вакантную должность с тем, чтобы при непосредственном контакте остановиться на одном из них.
Образец оформления резюме приведен в приложении 34.
Трудовой договор – документ, который отражает основные аспекты взаимоотношений работодателя и наемного работника, определяет условия работы, выполнения основных обязанностей и требования сторон. Трудовой договор всегда заключается в письменной форме и является юридическим подтверждением того, что стороны состоят в трудовых отношениях, и при возникновении трудовых споров является основным документом для судебного разбирательства. Трудовой договор составляется в 2-х экземплярах, подписывается работником и работодателем и заверяется печатью организации. Один экземпляр трудового договора хранится в личном деле работника, а второй выдается ему на руки.
Для оформления трудового договора используются реквизиты: наименование
В тексте трудового договора указываются наименования сторон, заключивших договор, должности, фамилии, имена и отчества лиц, подписывающих договор, предмет договора, порядок выполнения обязательств, режим работы и другие вопросы, регулирующие трудовые отношения.
Рекомендации по заключении трудового договора и его примерная форма утверждены Постановлением Минтруда РФ от 14 июля 1993 г. N 135 и приведены в приложении 35, 36.
Заявление – это документ личного характера, оформляемый работником для решения проблем личного и служебного характера.
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении в организацию на конкретную должность. При оформлении заявления используется стандартный лист бумаги формата А4 и следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление); справочные данные об авторе; наименование вида документа; текст; дата; подпись составителя заявления.
Заявление, с визами руководителей структурных подразделений (в случае необходимости) и руководителя организации является основанием для издания приказа о приеме на работу (приказа по личному составу).
Образец оформления заявления о приеме на работу приведен в приложении 37.
Приказ по личному составу.
Прием гражданина на работу (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) оформляется приказом по личному составу.
Приказ о зачислении на должность (перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, поощрения, наказания и т. д.) доводится работнику под расписку.
Приказы по личному составу оформляются на общем бланке организации и содержат реквизиты: наименование организации; наименование документа; дату, регистрационный номер, заголовок к тексту; текст; подпись руководителя организации.
В заголовке к тексту приказов по личному составу пишут слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении; о поощрении; о наложении административного взыскания или по личному составу.
В приказах по личному составу констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ» и состоит из пунктов. Каждый пункт приказа по личному составу начинается глаголом, обозначающим действие: назначить, перевести, предоставить, объявить, освободить и т. д.
Фамилия работника, указываемого в приказе, пишут полностью прописными буквами, а имя и отчество – строчными. Затем указывают должность, структурное подразделение и содержание действия в отношении лица, о котором издается приказ. Кроме того, в приказе о назначении на должность указывают, на какую должность, с какой даты и с каким должностным окладом принимается работник.