Деловая переписка: учебное пособие
Шрифт:
Письма, как правило, состоят из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.
В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного
Реквизит 21 – Отметка о наличии приложения.Часть документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.
1. Если приложения упомянуты в тексте, то отметка об их наличии оформляется по форме:
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
2. Если приложения в тексте не названы, их наименования указываются в отметке о приложениях. Например:
Приложение: 1. Акт приема работ на 12 л. в 3 экз.
2. Отзыв на проект доклада на 7 л. в 2 экз.
При наличии нескольких приложений их нумеруют. Под словом «Приложение» ничего не пишут, номера помещаются друг под другом. Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, прямо от поля, всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие.
Между названиями приложений делается 1,5–2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.
3. Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются. Например:
Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес
4. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:
Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, в 3 экз.
5. Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:
Приложение: Гарантийное письмо ОАО «Заря» от 25.10.2005 № 25/10 и приложение к нему, всего на 21 л. в 2 экз.
Реквизит 22 – Подпись.Это обязательный реквизит служебного документа. Должностные лица подписывают документы в пределах своей компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. Подпись помещается сразу под текстом от левого поля
Расшифровка подписи оформляется без скобок строчными буквами (кроме заглавных) на уровне последней строки в наименовании должности. Инициалы располагаются перед фамилией, пробел между инициалами и фамилией не делается. Например:
Генеральный директор Личная подпись Н. И. Сергеев
2. Когда письмо подготовлено несколькими организациями, то подписывают его, соответственно, их руководители. Подписи лиц с одинаковыми должностями располагают на одном уровне. Например:
3. При подписании документа несколькими должностными лицами одного и того же предприятия, например начальником и главным бухгалтером, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:
Директор подпись А. В. Ковалев
Главный бухгалтер подпись В. Л. Петрова
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.
В случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности и обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам».
Федеральный закон от 2002 г. «Об электронной цифровой подписи» создал правовую основу для использования электронных цифровых подписей в различных сферах деятельности.
Реквизит 24 – Визы согласования документа.Внутреннее согласование документа проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).
В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе. Внутреннее согласование обычно оформляется визой, которая включает подпись визирующего, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату, при необходимости – должность визирующего. Например:
Главный бухгалтер Личная подпись И. И. Петров