Деловая переписка: учебное пособие, Кирсанова Мария Владимировна

Деловая переписка: учебное пособие

на обложку

Кирсанова Мария Владимировна

Шрифт:

В 2005 г. на предприятие был

принят 21 специалист

• При подлежащем, имеющем в своем составе имя числительное, означающее «два» или более, сказуемое употребляется как в форме единственного, так и в форме множественного числа. Например:

На заседании педагогического совета будут обсуждены (будет обсуждено) два доклада.

Необходимо учитывать, что сказуемое в форме единственного числа подчеркивает внутреннюю нерасчлененность, целостность того множества, о котором идет речь. Например:заводу

выделено 12 автомашин.

Единственное число оказывается более уместно, когда лица или предметы пассивны по отношению к обозначенным сказуемым действию или признаку.

Например:было рассмотрено три проекта; было продано 10 костюмов. Форма множественного числа сказуемого уместна в тех случаях, когда составитель документа хочет подчеркнуть активный характер действия каждого лица.

Например:

12 рабочих цеха добились отличных показателей.

• Подлежащие, включающие слова «большинство», «меньшинство», «множество», «ряд», «часть», «много», «немало», «несколько», «количество», «число», «не меньше чем», а также отрицательные и неопределенные местоимения («никто», «ничто», «кое-кто»), употребляются со сказуемыми в форме единственного числа, т. е. сказуемое в этом случае согласуется с подлежащим по грамматическому принципу. Например:

большинство голосовало против; ряд предложений проекта не подкреплен расчетами.

• При подлежащем, выраженном местоимением «кто», сказуемое ставится в форме единственного числа. Например:

тот, кто представит лучшую программу, будет награжден.

Рекомендации по использованию цифр и слов, обозначающих количество или порядок

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов.

Отдельные виды информации подаются в словесно-цифровой форме. Например:205 000 записывается так: 205 тыс. Количество, выраженное однозначным числом, воспроизводится словом, а не цифрами. Например:дефектных изделий должно быть не более трех. Аналогично обозначаются временные границы или периоды. Например:испытания должны продолжаться три-пять дней.

Если однозначное число сопровождается обозначением массы, размера и т. д., оно записывается цифрами. Например:требуется 2 кг масла. При записи многозначных чисел цифры делятся пробелами на классы. Например:253 720 руб.

Запись с помощью цифр порядковых числительных отличается от записи количественных: если она делается арабскими цифрами, то используется наращение, соответствующее падежному окончанию. Например:шероховатость

поверхности по 6-му классу точности. При перечислении нескольких порядковых числительных наращение ставится только один раз. Например:изделия 1, 2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без наращения. Римскими цифрами принято записывать порядковые номера месяцев, кварталов.

С помощью цифр можно записывать прилагательные, выраженные сложным словом, включающим указание на число. Например:100-процентный, 20-километровый, 5-миллиметровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, означающего единицу измерения: 20-км; 5-мм.

Рекомендации по построению фраз

Составителю письма нетрудно будет построить фразу, если он располагает набором готовых, проверенных долголетней практикой конструкций.

Для объяснения мотивовтого или иного действия, той или иной реакции используются следующие выражения:

• В связи с отсутствием финансовой помощи…;

• В связи со сложной экономической ситуацией…;

• В порядке проведения совместной работы…;

• В соответствии с Вашим письмом…;

• В соответствии с протоколом…;

• В ответ на Ваше обращение…;

• В подтверждение нашей договоренности…;

• В целях усиления ответственности…;

• На Ваше обращение… и т. д.