Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов
Шрифт:
TNX( Thanks) — « Спасибо»;
ASAP( As soon as possible) — « Как можно быстрее»;
4U( For you) — « Для вас».
Используя данные сокращения, вы должны быть уверены, что получатель письма знаком с ними и сможет их правильно расшифровать.
ТЕЛЕКОНФЕРЕНЦИИ,
Современные средства связи и компьютерные технологии позволяют людям общаться друг с другом при помощи сети Интернет, находясь за компьютерами в своих офисах в разных концах земного шара. Такое общение называется телеконференцией. В телеконференциях участвует иногда очень большое количество людей, объединенных какой-либо общей идеей. От количества участников и от пропускной способности сети вашего интернет-провайдера зависит возможность вашего участия в телеконференции и способ подписки на нее.
Самой большой в мире телеконференцией является дискуссионная группа USENET, представляющая собой систему электронных досок объявлений, содержащих статьи и сообщения, организованные в группы новостей. Группы новостей разбиты на несколько широких категорий, например бизнес (biz), новости (news), развлечения (ree), наука (sci) и т. д.
Вы можете подписаться всего на одну группу новостей, которая вас заинтересует, или же на несколько и общаться с людьми, объединенными данным интересом. Помните, что дискуссионные группы не подлежат цензуре, и поэтому общение в них целиком основано на правилах этикета.
ПРАВИЛА ПРОВЕДЕНИЯ ТЕЛЕКОНФЕРЕНЦИЙ В ИНТЕРНЕТЕ:
• тему и характер телеконференции устанавливает ее администратор. Если вас что-то не устраивает, обратитесь к администратору, и если вы получите от него отрицательный ответ, то не загружайте телеконференцию гневными письмами, просто отмените подписку на нее: всегда можно найти или организовать другую телеконференцию или дискуссионную группу;
• прежде чем включиться в активную деятельность в телеконференции, внимательно изучите в течение нескольких дней представленные в ней темы, рассматриваемый круг вопросов;
• если вы являетесь новым членом дискуссионной группы, то прежде чем задавать вопросы администратору или другим членам, следует прочитать файл, содержащий часто задаваемые вопросы (FAQ);
• будьте всегда в курсе обсуждаемых в телеконференции вопросов, старайтесь в своих посланиях не отклоняться от основных тем дискуссии;
• помните, что в группах новостей USENET не допускается никакой рекламы;
• если в ответ на ваше письмо вы получите адресованное лично вам сообщение, отвечайте так же лично адресату, а не через телеконференцию: возможно, человек, приславший вам письмо, не хочет, чтобы вашу переписку читали остальные участники;
• в случае, если вы посылаете в телеконференцию достаточно длинное сообщение, обязательно предупредите об этом остальных участников,
• при обмене мнениями в международных телеконференциях надо учитывать особенности традиции, обычаев людей разных стран мира. Например, это касается представления даты. Так, дата 03.02.03 в России будет прочитана как 3 февраля 2003 г., а в США — как 2 марта 2003 г.;
• старайтесь не включать в свои сообщения цитаты из каких-либо передач радио или телевидения, из кинофильмов или других произведений массовой культуры: такие цитаты могут оказаться непонятными остальным участникам телеконференции. Если же вы все-таки включили в сообщение цитату, то обязательно сопроводите ее доступным и понятным объяснением;
• после того как вы подписались на новую телеконференцию или группу новостей, вы обычно получаете письмо от администратора, подтверждающее подписку. Сохраняйте это письмо, так как в нем кроме подтверждения подписки указывается еще и порядок отказа от нее;
• многие почтовые программы при отсылке ответа позволяют автоматически цитировать полученное письмо. Старайтесь свести такое цитирование к минимуму. Ответ, который содержит полное цитирование полученного письма с вашим кратким замечанием типа «Я с вами не согласен», противоречит правилам этикета;
• если вы уезжаете в командировку или по какой-либо иной причине вынуждены прервать свое участие в телеконференции более чем на семь суток, то отмените подписку, так как в это время вы будете не в состоянии следить за объемом присылаемой вам информации, что может вызвать трудности у других пользователей вашей сети;
• старайтесь общаться с другими участниками телеконференций в таком стиле, какой вы используете в повседневном общении с людьми и какой приятен как вам, так и вашим собеседникам.
ДЕЛОВОЙ ТЕЛЕФОННЫЙ РАЗГОВОР
Снимать ли трубку?Одного человека, никогда не снимавшего трубку при звонке, спросили, почему он так поступает. Он ответил: «Я поставил телефон для своего удобства, а не для удобства других». Это анекдот. Но разве не бывает в жизни так: вы готовите срочный документ предельно сосредоточившись, полностью отключились от внешнего мира. И вдруг в ваш замкнутый мирок прорвалась трель телефонного звонка.
Вы стараетесь не замечать эту трель, вытолкнуть ее из своего сознания, а она не вылезает и начинает путать мысли. Что делать? Вы решаете защищаться. Начинается испытание на выдержку. Пытаетесь писать, стиснув зубы. А в ушах — звон… Вы уже ничего не пишете, с холодным бешенством ждете, когда это кончится, и, наконец, не выдержав, хватаете телефонную трубку: «Да слушаю, слушаю! Что там еще?» — заранее ощущая недоброжелательность к звонящему. С рабочего ритма вы сбиты, завершение срочного дела задерживается.