Деловое общение. Курс лекций
Шрифт:
Компетенция принятия решения. Важно своевременно получить информацию об имени, положении и компетенции партнеров по переговорам. Не выяснив компетенции участников переговоров, можно напрасно потратить время и усилия, если заранее не узнать, что решение принимается в другом месте и другими людьми. Уже на предварительном этапе следует задать партнерам такие вопросы:
• Кто у вас принимает решение о…?
• Можете ли вы дать согласие, имеющее обязательную силу?
• Кто, кроме вас, уполномочен принимать по этому делу окончательное
Настаивайте на том, чтобы вести переговоры с тем человеком, который назван вам в ответах на эти вопросы.
Срок / время. Сроки ведения переговоров могут быть определены в том случае, если собраны все важные для решения вопроса факты, а также продуманы альтернативы. Время ведения переговоров следует планировать и согласовывать со всеми участниками. Это облегчит: получение информации, представляющей взаимный интерес; принятие решений; возможный перенос обсуждения вопроса на более поздний срок, если это окажется необходимым.
В зависимости от целевой установки обсудите при согласовании времени ведения переговоров сроки обмена информацией, варианты улаживания спорных вопросов, которые могут возникнуть в ходе переговоров, чтобы все участники имели четкое представление о порядке предстоящей работы. Если время ведения переговоров заранее не обсуждается, то вполне возможно, что партнер неожиданно принесет извинения и назовет другой срок для переговоров. Если он по причинам, связанным с нехваткой времени, должен прекратить переговоры, то ответственность падает на вас, поскольку вы заранее не согласовали вопрос о времени проведения переговоров, и представления об этом у вас оказались разные.
На переговоры целесообразно отводить около 1,5 часов. Люди могут, относительно не напрягаясь, сосредоточенно обсуждать вопросы в течение 90 минут. Если предполагается, что обсуждение темы займет больше времени, нужно запланировать перерыв. Четкие временные рамки помогают избежать поспешных выводов и высказываний.
При проведении некоторых переговоров противоположная сторона может застать вас врасплох, неожиданно явившись в сопровождении большого числа экспертов. Это может дать ей перевес уже в ходе предварительного обсуждения темы. Поэтому следует также заранее узнать, кто будет принимать участие в переговорах в качестве советников и консультантов. Если другая сторона делегирует много участников, вы сами должны явиться в сопровождении тщательно подобранных экспертов.
В преддверии переговоров важно выяснить, как и в какой форме будут фиксироваться их результаты. Воздерживаясь от формального заключения договора, можно отразить в протоколе многие результаты переговоров. Все важные пункты, а также предварительно достигнутые договоренности должны быть, по возможности, изложены в письменной форме.
Считается целесообразным, чтобы результаты переговоров подписывали обе стороны. Можно подстраховать себя и другим способом: придерживаясь договоренности в зависимости от одобрения еще одним лицом. Это лицо должно быть информировано о согласованном решении. В протоколе, отражающем результаты переговоров,
Немедленно реагируйте на все уступки и частичные успехи, равно как и отступления от достигнутых договоренностей. Кто не требует от партнера исполнения данного им слова, тот не должен удивляться, что партнер не придерживается того же при подписании соглашений.
Организационные моменты:
• дата (согласование срока переговоров с участниками);
• продолжительность;
• место (резервирование помещения);
• отправка приглашений;
• обзванивание по телефону.
Технические вспомогательные средства:
• иллюстративные плакаты и таблицы;
• диктофон;
• блокнот;
• формуляр протокола, в котором отражены результаты переговоров.
Подготовка содержательной части переговоров:
• проблема / определение цели;
• выяснение причин, вызвавших проблему;
• анализ целей, которые ставят перед собой участники говоров;
• разработка основных вопросов управления переговорами;
• вопросы, выносимые на дополнительное обсуждение.
Планирование процесса переговоров
Чего я хочу добиться?
• Как звучит сформулированная мною главная цель переговоров?
• Чего максимально я могу достичь?
• Чего я могу достичь по меньшей мере?
• На каком основании партнер мог бы признать мою точку зрения?
• Какие альтернативы имеются у него и у меня?
• Каких высказываний следует избегать?
• Кто конкретно мог бы поддержать мою позицию (особенно среди тех, кто пользуется авторитетом у партнера по переговорам)?
• Какие шаги следует предпринять, чтобы достигнуть поставленной цели?
• Что произойдет, если я не достигну поставленной цели?
Сведения о партнере по переговорам:
• Каков интеллектуальный уровень партнера?
• Чему он придает особое значение?
• Какой цели он добивается?
• Что именно заставляет его отстаивать избранную позицию, добиваться определенной цели на переговорах?
• Чего будет избегать партнер?
• Почему он может отклонить мое предложение?
Условия переговоров
• В каком помещении состоятся переговоры?
• Будет ли «работать на меня» время (момент) переговоров?
• Какие службы можно привлечь для переговоров (юрист, архитектор, экономист и др.)?
• Какие наглядные средства могут помочь при ведении переговоров (схемы, слайды, макеты, чертежи, планы и т. п.)?
Как я действую?
• Какие действия следует предпринять при сопротивлении партнера по переговорам?