Деловое общение. Курс лекций
Шрифт:
Председательствуя на собрании, нужно также иметь в виду следующее: любое заседание характеризуется тем, каково его предполагаемое содержание и как оно протекает на самом деле. Иначе говоря, очень важно владеть механизмом проведения дискуссий. При этом второй аспект намного сложнее, хотя содержание – смысл совещания. Иногда лучше, чтобы ход дискуссии контролировал не руководитель, а другой человек, роль которого должна заключаться в том, чтобы следить за теми, кто уже выступил, а кто еще не имел слова, кто говорит чересчур долго и заводит беседу в тупик. Другими словами, задача такого председателя – не давать совещанию уходить от
Если на собрании будет председательствовать руководитель, ему следует начинать заседание с небольшого вступительного слова (3–5 минут). Оно в решающей степени определяет успех или неуспех заседания. В нем надлежит определить:
– цель собрания и повестку дня;
– порядок ведения дискуссии;
– предысторию обсуждаемой проблемы;
– ее предполагаемые результаты;
– возможные решения и условия их принятия или отклонения;
– порядок ведения протокола.
К участию в дискуссии желательно привлекать относительно спокойных сотрудников. При необходимости важно побуждать высказывание противоположных точек зрения. Последнее касается прежде всего мнений председателя и руководителя совещания.
Ни в коем случае нельзя допускать в дискуссиях резких выпадов в чей-то адрес, нужно следить за тем, чтобы выступающих не прерывали и не осмеивали их мнения.
Важно направлять участников заседания на достижение общего для всех результата, не заключать компромисса, пока все участники не выскажут своего мнения.
При подведении итогов обсуждения следует обобщать важнейшие положения, при этом постоянно спрашивая, все ли вас правильно поняли. Даже если вы не требуете формального согласия, в конце собрания следует обратиться к присутствующим с фразой «Мы сейчас договорились… Все ли согласны с этим?» После этого нужно убедиться в правильности реакции собрания.
В заключение нельзя забывать определить, кто и что будет выполнять. Последняя задача – проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов собрания.
Большое внимание в западных странах уделяется умелому в психологическом отношении руководству, т. е. общению менеджеров с остальными сотрудниками предприятия. Обратим внимание на тринадцать «смертных грехов», иными словами, ошибок в общении с сотрудниками, которых менеджеру следует избегать.
1. «Отказ от личной ответственности». Многие менеджеры с трудом мирятся с неудачами, а тем более преодолевают их. Нередко они винят во всем разные обстоятельства, и что еще хуже – перелагают ответственность на подчиненных им сотрудников.
2. «Препятствовать дальнейшему повышению уровня квалификации и росту талантов сотрудников». Люди, труд которых недооценивается и которые имеют недостаточную заинтересованность в труде, работают хуже других. В конечном счете именно слабый сотрудник определяет уровень всей рабочей группы.
3. «Проверка результатов вместо оказания влияния на мышление». Как правило, менеджеры ожидают достижения поставленных целей и мыслят лишь об этом. Они редко принимают во внимание, что любой приказ может породить у сотрудника определенные чувства и
длинные цепочки мыслей, а это зачастую имеет решающее значение для достижения успеха.
4. «Становиться на неправильные позиции». Кто требует от сотрудников проявления
5. «Забыть о важности прибы1ли». Любой менеджер вносит свой вклад в дело получения прибыли. Целесообразно иногда давать себе критический отчет в этом.
6. «Руководить всеми сотрудниками одинаково». У каждого сотрудника собственная судьба и неповторимая личность. У каждого свое происхождение и образование, свой характер, сильные и слабые стороны, представления о профессии. Тот менеджер, который считает, что все сотрудники на фирме одинаковы, не может рассчитывать на достижение успехов.
7. «Сосредоточиться не на целях, а на проблемах». Кто постоянно разменивается на решение мелких проблем, не может надолго задержаться в кресле руководителя.
8. «Быть начальником, а не товарищем». Менеджер должен ощущать свою ответственность перед сотрудниками, а не за них.
9. «Не придерживаться общих правил». Точность и четкость менеджера в знании расходов и доходов, недостатков и потерь предприятия, его общих направлений и путей развития не создают препятствий для его продвижения по службе.
10. «Наставлять сотрудников». Менеджер должен достигать намеченных целей, улучшая условия труда сотрудников, стимулируя их, прилагая необходимые усилия и обеспечивая тесное взаимодействие.
11. «Допускать невнимание». Умелые менеджеры в своей работе показывают пример сотрудникам. Они не требуют от них того, чего сами не в состоянии сделать.
12. «Высоко оценивать работу только лучших сотрудников». Умелым менеджером является тот, кто может
дать ощутить большинству сотрудников результаты своего собственного успеха.
13. «Манипулировать людьми». Угрозы, страх, паника всегда означают неумелое руководство. Опытный менеджер надеется на понимание и готовность всех сотрудников соответствовать принципу «руководить – значит справиться с самим собой».
Итак, предприятие, его руководство и сотрудники представляют собой небольшую часть экономики конкретной страны и всего мирового хозяйства. Менеджеры, и прежде всего руководители высшего звена управления, должны постоянно иметь в виду, что предприятие живет на рынке и зависит целиком от него, что существует только благодаря работе своих сотрудников. Деятельность предприятия оправдывается фактом удовлетворения жизненных потребностей не только клиентов, но и своих собственных сотрудников.
ЛИТЕРАТУРА
Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М., 1999.
Дараховский К.С., Прехул Т.В. Бизнес и менеджер. М., 1992.
Карташева Л.В., Никонова Т.В., Соломадина Т.О. Поведение в организации. М., 1999.
Короленок Г.А. Деловые переговоры. М., 2001.
Конева Е.В. Психология общения. М., 2002.
Кишкель Е.Н. Управленческая психология. М., 2002.