Документационное обеспечение деятельности кадровой службы
Шрифт:
В соответствии со статьей 6 ФЗ «О ПД» обработка персональных данных допускается либо с согласия гражданина, либо в строго оговоренных Законом случаях. К этим случаям относятся:
– выполнение «возложенных законодательством Российской Федерации на оператора функций, полномочий и обязанностей» (п. 1, подп. 2 ст. 6). То есть если на работодателя законодательно возложена обязанность затребовать от поступающего на работу трудовую книжку, то, соответственно, персональные данные, полученные из этого документа, могут обрабатываться без согласия работника.
– исполнение договора, «стороной которого либо выгодоприобретателем
В <Разъяснениях> Роскомнадзора «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве» также отмечается, что «работодатель вправе без соответствующего согласия осуществлять обработку персональных данных работника в случаях, предусмотренных коллективным договором, в том числе правилами внутреннего трудового распорядка, являющимися, как правило, приложением к коллективному договору, соглашением, а также локальными актами работодателя, принятыми в порядке, установленном ст. 372 Трудового кодекса РФ». То есть персональные данные, необходимые для выполнения норм названных локальных нормативных актов, также обрабатываются без согласия работника.
В-третьих, в статье 9 ФЗ «О ПД» определяет, в какой форме может быть получено согласие на обработку персональных данных и какая информация должна быть включена в согласие, оформленное в письменном виде.
Для работодателя эта информация важна в том случае, если использование персональных данных выходит за рамки Трудового кодекса РФ и иных нормативных правовых актов в сфере труда. Например, если работодатель размещает информацию о работниках на информационном портале организации.
В-четвертых, ФЗ «О ПД» используется организацией при разработке такого обязательного локального нормативного акта, как Положение о персональных данных.
Пункт 8 статьи 86 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя ознакомить работников под роспись с документами, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников в организации, а также об их правах и обязанностях в этой области. В соответствии с этим пунктом в организации обязательно должен разрабатываться и утверждаться локальный нормативный акт в сфере обработки персональных данных. Чаще всего он называется Положением о персональных данных.
Учитывая, что строгих требований к этому документу не содержится ни в ТК РФ, ни в ФЗ «О ПД», в нем должны быть урегулированы все виды работ с персональными данными, которые осуществляются в организации, и обязательно должны быть отражены вопросы защиты и хранения этой категории информации.
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Первичные учетные документы
Трудовое законодательство уделяет значительное внимание вопросам оформления кадровых документов. Одним из наиболее важных в этом отношении правовых актов является Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Статья 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» посвящена первичным учетным документам. В соответствии с этой статьей
Учитывая, что все действия, осуществляемые с работником в рамках трудовых отношений, влекут за собой финансовые последствия, они являются фактами хозяйственной жизни. Например, прием, перевод, поощрение, предоставление отпуска работнику, его увольнение предполагают такие действия, как начисление заработной платы, ее повышение, расчет отпускных и компенсаций за неиспользованные отпуска. Поэтому все кадровые операции, осуществляемые с работниками, должны быть обязательно документально закреплены с помощью первичных учетных документов.
До 2013 года оформление первичных учетных документов осуществлялось с обязательным применением унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).
Эта обязательность закреплялась в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 № 129-ФЗ, который утратил силу, в ней говорилось, что «первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации».
Изданный в 2011 г. и вступивший в силу с 2013 г. новый ФЗ «О бухгалтерском учете» не содержит отсылок к каким-то конкретным формам.
В соответствии с п. 2 ст. 9 данного Закона главным условием принятия кадровых документов к учету является наличие следующих обязательных реквизитов:
«1) наименование документа;
2) дата составления документа;
3) наименование экономического субъекта, составившего документ;
4) содержание факта хозяйственной жизни;
5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
7) подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц» (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
В пункте 4 ст. 9 указывается, что «формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета».
Таким образом, организация сама разрабатывает формы первичных учетных документов, включая в нее обязательные реквизиты, названные в статье 9 и любую другую информацию, на свое усмотрение.
Однако для обеспечения правомерности использования этих форм в кадровом делопроизводстве руководителю достаточно издать приказ, которым утверждается их применение.
Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе», указы Президента в сфере государственной гражданской службы