Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Глотова Светлана

– подготовку документации к передаче в архив, оформление номенклатуры дел структурного подразделения;

– ведение табельного учета, учета рабочего времени;

– подготовку справок и выписок из документов;

– обеспечение взаимодействия кадрового структурного подразделения с пенсионным фондом, органами социального страхования, службами занятости и т. д.

Работа по поиску, привлечению и отбору персонала включает в себя следующие действия:

– анализ рынка труда;

– формирование требований к кандидат у

на вакантную должность;

– поиск персонала посредством рекрутинга, прямого поиска, хедхантинга;

– работу с кадровым резервом;

– взаимодействие с вузами, центрами занятости, кадровыми агентствами;

– размещение информации о вакансиях на различных ресурсах;

– реализацию методов аутсорсинга, лизинга, аутстаффинга персонала;

– анализ резюме соискателей, проведение собеседований, тестирование и отбор кандидатов, отвечающих требованиям вакансии.

Формирование кадрового резерва – это деятельность, включающая в себя следующие виды работ:

– расчет потребности в персонале, анализ факторов текучести персонала, составление прогнозов изменений в штатной и организационной структурах организации;

– разработку перечня должностей, подлежащих резервированию;

– формирование списков кандидатов на резервируемые должности;

– проведение тестирования, оценки, аттестации кандидатов на должности кадрового резерва;

– комплексное планирование карьеры персонала.

Деятельность по формированию резерва, как правило, ведется в комплексе с деятельностью по оценке персонала и его развитию. Оценка персонала включает разработку плана оценки персонала, проведение мероприятий по оценке персонала, включая аттестацию, тестирование квалификации сотрудников, личностных показателей и др.

Движение кадров подразумевает текучесть кадров, связанную как с объективными причинами обновления трудового коллектива, так и с продвижением работников по карьерной лестнице. Эта деятельность включает следующие составляющие:

– анализ текучести кадров, выработку и реализацию мер по ее коррекции;

– определение фактической и прогнозируемой потребности в персонале;

– планирование карьеры персонала;

– оптимизацию расстановки персонала;

– документальное оформление движения кадров.

Движение кадров напрямую связано с развитием персонала.

Участок работы, связанный с обучением и развитием персонала, включает следующий комплекс мер:

– определение потребности в обучении персонала;

– разработку планов профессиональной карьеры работников;

– организацию повышения квалификации, переподготовку руководителей и специалистов через обучение по различным программам;

– организацию производственной практики студентов;

– подготовку и разработку учебных планов и программ;

– привлечение сторонних обучающих центров и учебных заведений для обучения и сертификации работников в соответствии с требованиями профессиональных

стандартов.

Повышение эффективности труда, совершенствование системы оплаты труда и реализация социальной политики осуществляются службой кадров посредством проведения следующих мероприятий:

– разработки, совершенствования и внедрения современных систем оплаты труда и премирования;

– формирования коллективного договора;

– нормирования труда;

– организации работы по аттестации рабочих мест;

– совершенствования графиков работы организации, режима сменности;

– ведения и анализа статистики по трудовым показателям;

– социального страхования персонала;

– разработки форм социальной защиты персонала;

– организации фонда материальной помощи;

– взаимодействия с Пенсионным фондом Российской Федерации;

– осуществления медицинского и других видов страхования работников;

– выплаты ссуд и пособий;

– предоставления возможности прохождения санаторно-курортного лечения и т. д.

Должностной и численный составы службы кадров (службы управления персоналом)

Должностной и численный составы службы зависят от многих факторов, включающих масштаб организации, общее количество работников, текучесть кадров, объемы работы по управлению персоналом и документированию трудовых отношений.

Установить необходимое количество работников службы можно с помощью метода расчета явочной численности.

Формулы расчета явочной численности приведены в Межотраслевых укрупненных нормативах времени на работы по комплектованию и учету кадров (утв. Постановлением Министерства труда и социальных вопросов СССР от 14 ноября 1991 № 78).

Этот метод основан на вычислении общей трудоемкости всех видов нормируемых и ненормируемых работ, выполняемых структурным подразделением за год, и последующим делением этого показателя на полезный фонд рабочего времени одного работника за год.

Нормируемые работы – это те операции, для которых рассчитаны и установлены нормативы времени. Они приведены в указанном выше сборнике и исчисляются в человеко-часах.

Ненормируемые, соответственно, – это те операции, для которых установленных норм нет.

Для ненормируемых работ нормы могут быть рассчитаны самой организацией с помощью таких оргпроектных методов, как фотография и самофотография рабочего дня.

Фотография и самофотография представляют собой таблицы, в которые самим работником или наблюдающим вносятся следующие показатели: вид работы – начало – окончание – длительность (в часах) – объем или норма выработки.

Эти таблицы позволяют высчитать средний показатель трудоемкости каждого ненормируемого вида работ. Кроме того, они содержат объем выполняемых нормируемых работ, который необходим для расчета их годовой трудоемкости.