Долой продуктивность! 9 шагов к тому, чтобы работать меньше и успевать больше
Шрифт:
Не оставляйте шанса эффекту домино и предусмотрите в своем графике время для форс-мажора. Например, выделите по полдня на каждой неделе и назовите этот блок «резервом». Если какой-то из проектов сдвигается, используйте это время для компенсации. Возможно, ваш мозг будет сопротивляться. Так как вы не можете знать заранее, как используете это время, мозг станет настаивать на том, чтобы заполнить этот временной промежуток какими-то особенными делами. Не допускайте этого! Резервное время выходит за пределы деления на дни концентрации, административных дел и удовольствий. В силу того, что вы не знаете, как потратите это время, запланируйте его на любой удобный день и используйте для любых задач, которые требуют вашей любви и внимания.
Мир
Если вас тянет запланировать резерв в качестве личного времени, не делайте этого. Хотя это время и кажется свободными, это не значит, что вы сможете потратить его на личные дела. На самом деле как раз наоборот – вы оставляете в своем расписании запас времени, чтобы наверстать те упущенные дела, которые иначе отхватили бы кусок вашего личного времени, – и это поможет вам меньше появляться в офисе. Так что ваш временной резерв – это дополнение к личному времени.
29
«Люди Икс» – команда супергероев-мутантов из комиксов издательства Marvel Comics, созданных Стэном Ли и Джеком Керби. Прим. ред.
Трудности концентрации
Все это подводит нас к вопросу о том, как трудно сосредоточиться. Это момент, когда вы перестаете обманывать себя и принимаете правду о своем рабочем процессе. Ваше сознание любит мультизадачность. Мозг говорит, что ваша работа вынуждает вас заниматься всем сразу. Исследования опровергают эту теорию, так что я буду переходить на личности. Я призываю вас попробовать сохранить концентрацию в течение недели. Придерживайтесь намеченного так же строго, как я тестировал свой КПК в главе о технологиях.
Разделите свою рабочую неделю на административные дни и дни концентрации (дни для души будут призом в случае успешного завершения недели). Распределите все административные и фокусные задачи по соответствующим дням. Сгруппируйте схожие задачи для административных дней и схожие проекты – для дней концентрации. Не забудьте запланировать резервное время. Затем целую неделю на 100 процентов отдавайтесь каждой задаче, до тех пор пока не дойдете до логического завершения. Ведите журнал учета и фиксируйте любые физические измерения объема проделанной работы. Это может быть количество людей, которым вы позвонили, количество заполненных отчетов о расходах, рассортированных бумаг или писем, отправленных потенциальным возлюбленным. Также записывайте, что вы чувствовали в процессе – далась ли вам работа легче, с большим удовольствием и так далее. Заметьте, что если вы хронически совмещаете много задач, то, скорее всего, станете чувствовать дискомфорт первые несколько дней, так как вам будет не хватать вашей привычной «дозы».
В конце недели просмотрите свой журнал. Если вы сделали не так много, проиграли в качестве, получили меньше удовольствия, тогда возвращайтесь к мультизадачности. Однако я уверен, что вы сделаете больше с меньшими усилиями, хотя и представить себе такого не могли. Если я ошибаюсь, то не признаю своей неправоты, но принесу себя в жертву и съем три куска торта из шоколадного мороженого в один присест. Это будет справедливо.
• Уничтожайте отвлекающие факторы, перенося их сначала на бумагу,
• Установите границы и говорите «нет».
• Перестаньте делать все сразу – это не оправдывает себя.
• Сосредоточивайтесь, группируя схожие типы задач или схожее содержание. Выбирайте в зависимости от ситуации.
• Используйте дни концентрации, дни активности и дни для души, чтобы организовать рабочую неделю.
• Группируйте связанные задачи в специально отведенном временном отрезке.
• Никогда не заказывайте муравьев по почте.
Шаг 5
Будьте организованны
Не важно, насколько вы сосредоточены и как систематизировано ваше время, если вы тратите его, роясь в папках, коробках и записных книжках, лихорадочно пытаясь найти номер экстрасенса, от которого надеетесь услышать, как добиться долгожданного продвижения по службе, – потому что в этом случае вы теряете время даром. Если вы неорганизованны, вам приходится запоминать, где находятся нужные вещи, и держать это в голове, что может быть довольно болезненно, когда вы пытаетесь следить за происходящим в любимом реалити-шоу по телевизору. Будучи организованными, вы тратите рабочее время на продуктивные действия, а не ищете инструменты, необходимые для продуктивных действий. Вот почему организованность – пятый по счету и основной шаг на пути к жизни, где работы меньше, а результата больше.
Многие путают понятия «организованность» и «аккуратность». Я не могу назвать себя аккуратным. Уважаемые аккуратисты, ничего личного, но каждый раз, когда вас вижу, то про себя в самых энергичных выражениях критикую ваш гардероб, потому что ужасно завидую – ведь я не могу быть вами. Мне требуется целых девятнадцать недель, чтобы убрать лишнее с глаз долой, и уже три часа спустя мой кабинет выглядит так, словно по нему прошелся ураган. Мой мозг не создан для аккуратности.
К счастью, мой мозг создан для организованности. Организованность – это когда у всего есть свое место и все находится на своих местах, даже то, что не имеет места. Место может обнаружиться в одной из нескольких десятков кип бумаг, заполонивших офис, но когда я знаю, которая кипа бумаг мне нужна, то могу пойти прямиком за тем, что мне нужно, когда это необходимо. В этой главе вы узнаете, как настроить свой мозг на организованность.
Организовать физические предметы просто – с этого мы и начнем. Трюк в том, чтобы суметь быстро привести все в систему, когда кипы бумаг начинают громоздиться друг на друге, – мы научимся с этим справляться. Кроме того, мы познакомимся с инструментами умственной организации. Это позволит справляться с таким количеством дел, что вам придется оправдываться, объясняя коллегам свои сверхчеловеческие способности. Скажите всем, что обрели силу после того, как вас покусала радиоактивная ондатра. Почему-то люди не интересуются деталями. Если же начнут, просто оскальтесь и зафыркайте. В этой главе мы коснемся всего – от наведения порядка в папках с документами до распорядка дня. Я расскажу, как организовать рабочее пространство, многочисленные проекты, процессы, состоящие из множества этапов или зависящие от множества людей, а также мы поговорим об организации времени и путешествий.
Организуйте рабочее пространство
Существует всего один простой принцип организации предметов: найти место для каждого из них. Это может быть кипа бумаг, полка, ящик, зазор между полом и кроватью, шкаф или чулан. Однако я настоятельно рекомендую время от времени избавляться от того, что хранится в чулане. Я люблю использовать стопки. Наводя порядок, я часто в первую очередь помечаю свои стопки с помощью стикеров. Пишите крупными буквами на ярких цветных листках, чтобы ярлыки выглядели симпатично и привлекательно.