Эффективное делопроизводство
Шрифт:
Еще одно полезное качество: цифровой диктофон можно использовать как MP3-проигрыватель, то есть не только для работы, но и для развлечения.
В последнее время диктофоны стали встраивать даже в мобильные телефоны. Они отличаются теми же особенностями, что и обычные цифровые диктофоны, но имеют ограниченную функциональность, как и, например, встроенные фотокамеры. К тому же они быстро сажают аккумулятор мобильного телефона.
Встроенные диктофоны встречаются и в современных ноутбуках. К ним обычно претензий нет, кроме одной: чтобы записать конференцию или лекцию, неудобно носить с собой ноутбук.
Еще одна разновидность
Осталось перечислить названия наиболее популярных производителей диктофонов. Для аналоговых кассетных, получивших в нашей стране наибольшее распространение, это Panasonic, Sony и Olympus. Именно Olympus более других признается в нашей стране в качестве производителя цифровых диктофонов. Распространены также диктофоны Samsung. Впрочем, на рынке электронных устройств постоянно происходят изменения. Не следует удивляться, если за время прохождения рукописи от компьютера автора до типографского станка появятся новые марки и новые лидеры.
Глава 10
Чтоб блестело: послепечатная обработка документов
Стоило натолкнуть изобретательскую мысль на оптимизацию офисного труда, как появились десятки разнообразных приспособлений. Среди них попадаются такие, которые вызывают только снисходительную улыбку, например специальный пластиковый нож для вырезок (режет только толщину газетной страницы и не задевает все, что ниже.). Однако есть несколько видов оборудования, которое действительно улучшает условия офисного труда. Прежде всего, это:
• ламинаторы (устройства для запаивания бумажных документов в пластик);
• биндеры (переплетчики);
• шредеры (уничтожители).
Лакировщики вечности
Навести глянец всегда означало максимально повысить выразительность и добиться наилучшего впечатления. В офисной работе это немаловажно, но раньше было непросто. Сейчас заглянцевать документ может каждый, у кого есть ламинатор.
Ламинатор – это устройство для нанесения на бумагу полимерного покрытия, то есть запаивания бумаги в пластик комплексным действием клеящих составов и высокой температуры. Документ получается влагостойким, долговечным и эффектным, не мнется и не пачкается. Помимо улучшения вида документа, неограниченно продляется срок его жизни, что важно для удостоверений, инструкций, учебных и рекламных материалов.
Обычно используется пленка с нанесенным клеевым покрытием, в результате чего пластик прочнее схватывается с бумагой и не образует
Для нанесения пленки необходим ламинатор. Они бывают пакетные и рулонные. В пакетных используется специальные заготовки-конверты, в которые вставляется подходящий по размеру документ и запаивается с двух сторон. Рулонные позволяют наносить пластик с одной или двух сторон на документы большой площади – плакаты или карты.
Применение ламинаторов, точнее, продукции, которую можно изготовить с их помощью, самое широкое – от плакатов, обложек альбомов, руководств и каталогов до беджей, пропусков, пластиковых и визитных карточек. Презентабельность последних существенно повышается, если их заламинировать. Такая карточка не помнется и не испачкается, а если проявить изобретательность, то можно вообще получить эксклюзив – ламинированную карточку, на которой можно писать ручкой или карандашом. Такие документы получаются при использовании матового ламината, придающего им бархатистый вид. Следует добавить, что пленка, наносимая на бумагу, может быть как бесцветной, так и окрашенной как угодно.
Отдельного упоминания заслуживает ламинирование фотографий. Сейчас весь мир перешел на цифровое фото. Распечатать цифровую фотографию не составляет труда, но чтобы она сохранилась надолго, лучше защитить ее пластиком. Альбом ламинированных фотографий будет радовать вас не один десяток лет.
Можно еще расширить применение ламинаторов. С их помощью можно наносить на бумагу фольгирование. Любой текст, логотип или другую графику можно исполнить в золотом или серебряном цвете. Достаточно предварительно распечатать изображение на черно-белом лазерном принтере и обработать ламинатором с использованием специальной фольги.
Все это можно делать в условиях офиса, без обучения и привлечения специалистов. Офисный ламинатор адресован обычному работнику, поэтому прост в использовании и внешне привлекателен.
Упорядочить и расцветить
В деловых бумагах должен быть порядок. Для этого их скрепляют, раскладывают по папкам и лоткам, подшивают. Самые емкие и серьезные документы обычно необходимо переплетать отдельно, для чего совсем не обязательно обращаться в переплетную мастерскую. Новое поколение офисного оборудования включает простое и удобное устройства для переплета документов. Это устройство по-английски называется binder, а в русском языке он получил сразу несколько равноправных названий – переплетчик, брошюровщик и брошюратор.
В офисе брошюровщик необходим постоянно: с его помощью оформляются внутренние и внешние документы компании, каталоги, презентации, бизнес-планы и даже договоры. Аккуратный переплет может принести пользу, когда речь идет об оформлении тендерных предложений и бухгалтерских отчетов. Брошюровщик дает возможность своими силами на профессиональном уровне изготовить презентационную продукцию – квартальные (настенные) или помесячные (настольные) календари. Простор для творчества тут не ограничен. Вы можете украсить и расцветить не только собственный офис, но и продукцию для ваших партнеров и клиентов, одновременно ненавязчиво напоминая им о своем существовании и возможностях вашей компании.