Эффективное делопроизводство

Клоков Игорь Владимирович

Во-первых, практически все необходимое можно сделать, щелкая на кнопках, расположенных на ленте. Если не уверены в том, что выбрали правильную кнопку, не торопитесь нажать ее – просто подведите указатель мыши к кнопке и дождитесь, когда всплывет подсказка с названием кнопки.

Во-вторых, меню, как уже говорилось ранее, в программе отсутствует, однако различные окна для выполнения тех или иных операций можно вызвать нажатием кнопки

в соответствующей группе ленты. Например, нажав кнопку

в

группе Абзац, вы вызовете одноименное окно. В данном окне можно установить различные параметры абзаца текста (выравнивание, отступы, междустрочный интервал и т. д.). Многие из операций, содержащихся в вызываемых окнах, недоступны на ленте, поэтому подобными окнами придется пользоваться.

В-третьих, наиболее часто используемые операции обработки текста доступны через правую кнопку мыши. Об этом часто забывают, а ведь это очень удобно. Нужно просто выделить нужный фрагмент и нажать правую кнопку мыши. В появившемся контекстном меню (рис. 12.9) остается только выбрать нужную операцию: вырезать, скопировать, вставить, поменять шрифт (в самых деталях, вплоть до анимированных украшений), отформатировать, выровнять по левому-правому краю, по ширине или по центру, изменить интервал строк, вставить нумерованные или маркированные, иерархические или разностилевые списки. Можно проверить орфографию, исправить стиль, перевести на другой язык и даже вставить гиперссылку (функцию быстрого перехода на какое-то место этого же документа, другого документа или сайта в Интернете).

Рис. 12.9. Контекстное меню

Однако самый удобный и быстрый способ работы в Word, как и в большинстве других профессиональных программ, – это работа с горячими клавишами.

Горячие клавиши

Горячие клавиши (иногда говорят «горячие ключи», дословно переводя с английского словосочетание hot keys) – это условные сочетания клавиш, за которыми закреплена определенная простая и регулярно используемая операция. Вместо того чтобы щелкать на кнопках или последовательно открывать меню, вы нажимаете, например, Shift+F12 и сохраняете файл. Набираете Ctrl+O – открываете другой файл, Ctrl+N – у вас чистая страница, на которой вы создаете новый документ. Перечисленные комбинации – стандартные, однако их можно менять через окно настройки программы. Обычно выбирают легко запоминающиеся комбинации. Скажем, приведенные сочетания служебной клавиши Ctrl и буквенных S, O, N ассоциируются с операциями Save (Cохранить), Open (Oткрыть) и New (Новый).

Использование горячих клавиш очень удобно: вы печатаете текст и тут же, не отвлекаясь, используете клавиатурные сочетания для выполнения разных операций: редактирования, форматирования, вставки, поиска, замены и т. д. На мышь вы будете отвлекаться лишь изредка – там, где удобнее захватить и перетащить какой-либо объект.

Кстати, во всплывающей подсказке, которая появляется при установке указателя мыши на кнопку, называется сочетание клавиш, которое дублирует данную команду. Старайтесь запоминать их и использовать в дальнейшем – вы убедитесь, что это значительно ускоряет работу над документом.

Иллюстрации

Любой текст, даже самый деловой, становится интереснее, если его проиллюстрировать. Более того, иногда именно деловой текст не может обойтись без рисунков.

Word был одним из первых текстовых редакторов с возможностью вставки картинок. Современный Word имеет для этого огромное количество возможностей, поэтому рассмотрим только некоторые из них.

В

видеоролике «Урок 12.2. Иллюстрации» продемонстрированы основные приемы работы с иллюстрациями в текстовом редакторе Word 2007.

Проще всего воспользоваться встроенной библиотекой картинок. При обращении к библиотеке картинок в первый раз производится их автоматическая каталогизация, и дальше искать подходящую иллюстрацию можно по ключевому слову. Например, вы набираете в строке поиска слово компьютер и получаете на выбор компьютеры, дискеты, различные периферийные устройства – все картинки, так или иначе связанные с компьютером (рис. 12.10).

Рис. 12.10. Рисунок вставлен в документ; в правой части отобразился результат поиска картинки по ключевому слову «компьютер»

Встроенная библиотека содержит как простые картинки, так и многокрасочные фото. При необходимости можно воспользоваться собственной или специально найденной картинкой. Осталось рассмотреть, как это делается.

Сначала нужно перейти на вкладку Вставка ленты. В группе Иллюстрации данной вкладки присутствуют кнопки Рисунок и Клип. Первая кнопка открывает окно Вставка рисунка (идентичный стандартному окну Открыть операционной системы). С помощью данного окна можно загрузить в документ любую картинку с жесткого диска компьютера или другого носителя. В документ Word можно вставить изображения множества графических форматов, в том числе и векторных.

Кнопка Клип группы Иллюстрации вкладки Вставка ленты служит для вставки в документ картинки, содержащейся в библиотеке. Библиотека может содержать не только поставляемые с Office 2007 картинки. Вы можете пополнить библиотеку собственными картинками, присвоить им категории и ключевые слова. При этом не нужно перемещать изображения в другие каталоги на жестком диске. Библиотека клипов – это база данных, которая помнит расположение картинки на диске и присвоенные ей категорию и ключевые слова. В дальнейшем вы сможете быстро найти в библиотеке картинку и вставить ее в свой документ.

Картинки в Word можно редактировать – обрезать, менять цветность, делать ярче или контрастнее. Этим пользуются не многие, так как существуют более удобные графические редакторы. Тем не менее в программе Word можно быстро изменить яркость или контрастность картинки, добавить ей тень, рельефный вид и многое другое (рис. 12.11).

Рис. 12.11. Иллюстрация в документе после некоторой обработки

Как только вы добавили в документ картинку, на ленте появляется инструмент Работа с рисунками с контекстной вкладкой Формат. Здесь расположены элементы управления для редактирования изображения, установки параметров обтекания и т. д. Как только вы снимаете с картинки в тексте выделение, данный инструмент исчезает. Выделяете картинку, и он появляется снова. Это еще одно удобное свойство ленты: скрывать инструменты и вкладки, которые в данный момент не нужны.

Таблицы

Трудно представить себе деловой документ без таблиц. Именно в таблицах сухая информация приобретает наглядный характер. Рисовать их в Word несложно. Сделать это поможет кнопка Таблица группы Таблицы вкладки Вставка ленты.

В видеоролике «Урок 12.3. Таблицы» продемонстрированы основные приемы работы с таблицами в текстовом редакторе Word 2007.

При нажатии этой кнопки появляется меню, состоящее из текстовых пунктов и графического элемента (рис. 12.12).