Эффективное делопроизводство
Шрифт:
Порядок на рабочем месте одновременно служит индикатором для руководителя, что вы – хороший работник; если же вы не можете организовать свое рабочее место, что же будет с производственным процессом на вашем участке, думает начальник, и ставит вам оценку – не всегда справедливую, но используемую впоследствии при решении вопроса продвижения по службе или поощрения.
Цветы-цветочки
Цветы – хороший способ добавить жизнь в атмосферу офиса. Они не только радуют глаз, но и приносят пользу здоровью. Речь идет о комнатных растениях в горшках. Срезанные цветы в вазе также хороши, но недолго, пока не завянут.
Живые растения соединяют вас с природой. Зеленые пятна в офисе также полезны для глаз. Существуют, правда, некоторые заблуждения. Например, считается, что кактусы снижают
Горшки с цветами не будут уменьшать офисное пространство, если использовать простой, но эффективный прием – поместить за ними зеркала. Так можно создать иллюзию зимнего сада даже в небольшом помещении.
Приятный запах
О том, как важен запах, известно еще со времен Древнего Египта. В наше время существует множество способов окружить себя приятным ароматом. Есть такие и для рабочего места. Конечно, зажигать ароматические свечи или палочки на работе вряд ли уместно, однако ничто не мешает установить ароматизатор или распылитель и периодически заполнять его натуральным эфирным маслом. Известно, что бодрят и одновременно расслабляют ароматы цитрусовых и лаванды. Помните, что не рекомендуется использовать искусственные освежители воздуха, аэрозоли – они могут содержать канцерогены.
Нейтральная музыка
Фоновая музыка не только добавляет привлекательности рабочему месту, но и поможет в труде, особенно когда приходится заниматься рутинной работой. Выбор музыки зависит от вкуса. Есть много исследований, доказывающих, что благотворно действует, например, классическая музыка, однако тем, кто ее не любит, она вряд ли прибавит работоспособности.
Мягкая, романтичная музыка, как правило, не вызывает неприятия ни у кого, а если у вас индивидуальные пристрастия – «металл» или рэп, – можно воспользоваться наушниками.
Приведенные рекомендации не перекликаются с модным сегодня китайским искусством гармонии фэн-шуй. Что-то, возможно, и совпадает, а что-то противоречит. При здравом размышлении придется признать, что с такими направлениями надо быть осторожными – все они придуманы на Востоке и для Востока, во всяком случае, фэн-шуй разрабатывался не для наших условий.
Трудно ожидать, что вы в одночасье произведете революцию на рабочем месте. Скорее всего, преобразования будут постепенными, поэтому есть возможность проверять себя – стало ли вам уютнее там, где вы проводите большую часть жизни, и если нет, что этому мешает. Такой регулярный анализ оправдывает себя – это ваша жизнь, и никто, кроме вас, не устроит ее наилучшим образом.
Возможно, некоторые изменения на вашем рабочем месте не понравятся коллегам или начальству. Мнение окружающих важно, но главное все же в том, как вы себя чувствуете на работе, и, если новый стиль приводит к хорошим результатам, рано или поздно все это оценят, а если не оценят – есть много других мест работы и начальников. Главное, чтобы не только им с вами, но и вам с ними было хорошо.
Глава 21
Оргтехника: техника, которая организует
Что такое оргтехника – техника для ОРГанизации, техника, которая ОРГанично включается в конторскую деятельность, или техника, которая помогает ОРГанизовать работу? Последнее определение точнее всего подходит для обозначения принтеров, копиров, факсов и других аппаратов для офиса, а чтобы они надежно служили вам, необходимо соблюдать определенные правила работы с ними.
Шесть правил для пользователя, который не любит читать руководства
Правило первое: прежде чем открывать корпус, подсоединять или отсоединять кабели, убедитесь, что аппарат выключен. Сетевой выключатель обычно расположен рядом с сетевым кабелем. Сетевым в данном случае является кабель подключения к сети питания переменного тока, а не к локальной компьютерной (информационной) сети.
Кабель нельзя подключать к
Правило второе: соизмеряйте усилие и ожидаемый результат: если вы загрузили бумагу в лоток и задвигаете его на место, не нужно делать это так, словно вы собираетесь вдавить и лоток, и аппарат в ближайшую стену; если придавливаете оригинал к стеклу копира, не следует пытаться его расплющить; если картридж не вынимается, не надо тянуть его изо всех сил.
Современная оргтехника изготавливается из композитных материалов и рассчитана на соответствующее обращение. Такие материалы делают технику легкой, удобной, доступной по цене и одновременно способной выполнять свои функции безупречно при надлежащем отношении.
Правило третье: обращайте внимание на маркировку. Оргтехника в основном приходит к нам с Запада (или с Дальнего Востока и Юго-Восточной Азии, куда она тоже пришла с Запада), а люди отличаются завидным законопослушанием: если написано (или нарисовано) «не трогать» – не трогают. Можно считать стандартом следующее: доступные для пользователя элементы маркируются зеленым цветом, запрещенные – оранжевым или красным.
Правило четвертое: следуйте интуиции. Важный принцип, заложенный в основу производства современной оргтехники, – интуитивно понятный интерфейс, то есть управляющие элементы расположены так, чтобы легко было догадаться, как достичь нужного результата, даже не зная правил обращения. Дополняет его широкое использование графических элементов (значков) вместо надписей. Они лучше дают понять, для чего предназначен определенный управляющий элемент. Значки понятны любому пользователю вне зависимости от языка, на котором он говорит. Еще полезное качество значков: они универсальны, одна и та же картинка может обозначать одинаковые операции на разнотипных аппаратах.
Правило пятое: не «помогайте» технике: если бумага, на ваш взгляд, медленно движется в тракте печати, не следует ее подтягивать – скорее всего, вы просто испортите тракт подачи бумаги; если картридж или другой подвижный элемент застрял в пределах рабочей амплитуды движения, не нужно подталкивать его, скорее всего, это так называемый «мертвый останов», то есть блокировка механизма вследствие неисправности – предоставьте действовать сервисным инженерам.
Правило шестое: не бойтесь рисковать. Не все производители согласятся с этой рекомендацией, но она дается с учетом именно нашего опыта обращения с техникой. Именно у нас принято и всегда будет принято сначала включить аппарат, а потом почитать инструкцию к нему. Западные производители боятся этого больше всего, поэтому изобретают все новые варианты предотвращения нежелательных последствий такого обращения. Так родился принцип «защиты от дурака», который положен в основу конструирования любой современной техники. Это вполне официальный термин. Суть его в том, что устройство, прибор или программа должны работать правильно и безопасно как для человека, так и для данных вне зависимости от того, какие необдуманные действия совершает пользователь. Другими словами, что бы ни делал человек, техника останется работоспособной и дружелюбной или просто отключится, не причинив никому и ничему ущерба. Этот великий принцип требует от создателей дополнительной предусмотрительности и изобретательности, но пользователю он дает огромные преимущества. Прежде всего, благодаря «защите от дурака» вы можете без всякого риска самостоятельно, методом проб и ошибок, осваивать аппарат или программу, и, как показывает практика, в этом случае обучение идет быстрее и надежнее всего. Однако правильнее сначала хотя бы просмотреть руководство пользователя.