Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007
Шрифт:
По умолчанию Outlook проверяет почту раз в 5 минут. Лучше эту слишком частую проверку отключить и при необходимости установить вашу частоту – например, раз в час.
Чтобы установить частоту проверки почты:
1. Зайдите в меню Сервис / Параметры. В появившемся окне выберите вкладку «Настройка почты».
2. Нажмите кнопку «Отправить и получить».
3. В появившемся окне «Группы отправки и получения» задайте требуемую частоту автоматической проверки почты.
2.
Второй род проверки почты – собственно ответ на большинство сообщений. Это лучше делать не в начале рабочих периодов, как полагают многие, а, наоборот, в конце. Например, в последний оставшийся час до обеда, в последний час до конца рабочего дня. Таким образом, сдвигая «текучку» на конец рабочего периода, вы помогаете себе потратить меньше времени на нее и больше – на приоритетные сложные задачи.
3. Общий бюджет времени на почту. Если он не определен твердо – он будет заведомо больше оптимального. Стоит выделить в день около 1—1,5 часа на плановые проверки почты и еще около 2—3 часов в неделю – на расчистку накопившихся несрочных писем. Эти 2—3 часа можно жест ко привязать ко времени (например, вторая половина дня в пятницу) либо выделить в любое удобное время. Например, если у вас есть ноутбук, расчищать несрочную почту удобно во время ожидания, в поездках и т.п.
Автоматическая обработка пришедших писем
Для того чтобы легче ориентироваться в приходящих сообщениях электронной почты, стоит поручить Outlook их предварительно обработать.
Во-первых, полезно регулярно добавлять в Outlook новые параметры для отсева нежелательной почты (спама). Это можно делать с помощью меню Сервис / Параметры / Настройки / Нежелательная почта.
Во-вторых, если вы получаете новостные рассылки, сообщения с интернет-форумов и тому подобную информацию, явно не требующую немедленного реагирования, ее полезно автоматически отсортировать в отдельную почтовую папку.
В-третьих, если вас достаточно часто ставят в поле «Копия» просто для сведения, такие письма также полезно автоматически сбросить в отдельную папку. Раз это вопрос «к сведению», значит, он не требует предпринятия каких-либо определенных действий. Правда, многое зависит от корпоративной культуры компании, в которой вы работаете: иногда в поле «Копия» вас могут ставить и как соисполнителя. Тогда отсортировывать такие письма не стоит.
Создавать папки и автоматически отфильтровывать в них почту можно следующим образом:
1. В панели переходов выберите пункт «Список папок».
2. В открывшемся списке кликните правой кнопкой мыши на папке «Входящие» и выберите в контекстном меню пункт «Создать папку».
3. В появившемся окне «Новая папка» введите в поле «Имя папки» ее название (например, «Рассылки»), нажмите «ОК».
Теперь
1. Зайдите в меню Сервис / Правила и оповещения. В открывшемся окне щелкните на кнопку «Новое» в левом верхнем углу.
2. В появившемся окне «Мастер правил» выберите пункт «Перемещение в папку всех сообщений от определенного адресата» и нажмите «Далее» в нижней части окна.
3. В появившемся внизу списке кликните гиперссылку «Отправители или список рассылки».
4. Появилось окно «Адрес для правила». В поле «От» напишите e-mail рассылки, например, [email protected]. Щелкните «ОК».
5. Вы вернулись в окно «Мастер правил». Нажмите на гиперссылку «переместить их папку <имя>».
6. В появившемся окне «Правила и оповещения» выберите папку «Рассылки» и нажмите «ОК».
7. Вы снова вернулись в окно «Мастер правил». Нажмите «Готово».
8. Теперь перед вами окно «Правила и оповещения». На вкладке «Правила для электронной почты» появилось только что созданное нами правило «[email protected]».
Письма «к исполнению»
Как правило, приходящая к нам в письмах информация требует от нас определенной реакции. Разные письма требуют разных действий, а именно:
– ответа – то есть сообщения какой-то информации или принятия решения;
– размышления – когда для принятия решения вам требуется некоторое время;
– постановки на контроль – вам необходимо через некоторое время вспомнить об этом письме, чтобы проверить состояние вопроса;
– принятия к исполнению – когда в письме содержится некая задача для вас.
Начнем с писем «К исполнению» как самых важных, требующих от вас большого количества действий. Для работы с такими письмами в Outlook есть специальный инструмент – флаг «К исполнению». Он устанавливается справа от темы письма в специальном столбце.
Поставив на письме один из флагов к исполнению (их несколько, разных цветов), вы фактически превращаете письмо в задачу. С этого момента в Outlook 2007 оно видно в панели задач при календаре, его так же, как и любую задачу, можно помещать в категории «1-День» и «1-Неделя» и контекстные категории («Шеф», «Клиенты», «Поставщики» и т.д.). Письмо становится полноправным элементом вашей системы управления задачами.