Хватит платить за все! Снижение издержек в компании

Гагарский Владислав

Очевидно, что сокращение издержек в части, касающейся персонала – это действительно довольно часто встречающееся направление оптимизации затрат. Финансовый кризис 2008–2009 гг. запомнился не в последнюю очередь именно массовыми сокращениями персонала, и это понятно – логическая цепочка довольно простая. У компаний нет новых заказов, следовательно, нет доходов, и сотрудников тоже нечем занять – так не проще ли их сократить? Однако дров было наломано немало. Так, например, в управляющей компании одного торгово-производственного холдинга в ноябре 2008 г. полностью сократили отдел бизнес-анализа, но уже в апреле 2009 г. снова был начат набор сотрудников, поскольку решаемые этим отделом задачи не потеряли актуальности и в кризисных условиях. И такие ошибки не единичны!

Вообще

говоря, персонал и расходы на него можно рассматривать с двух позиций: это издержки, но это и инвестиции, ведь расходы на персонал могут вызвать повышение производительности труда, о чем, к сожалению, часто забывают. Традиционно финансовые менеджеры при виде строки бюджета «Фонд оплаты труда» (ФОТ), относящейся к расходной части бюджета, и воспринимают персонал только как ресурс, на который тратятся деньги. Однако персонал – ресурс специфический. Именно сотрудники осуществляют всю деятельность компании. Именно сотрудники преобразуют сырье и материалы в конечный продукт и создают прибавочную стоимость. И именно сотрудники способны развиваться, увеличивая свою производительность труда. И с этой точки зрения целесообразнее рассматривать расходы на персонал как инвестиции в активы – человеческие активы! И как всякий капитал, он требует рационального подхода к управлению им, иначе говоря, оптимизации численности.

Как бы то ни было, оптимизация численности персонала в конечном итоге отражается в снижении издержек организации. Говоря об оптимизации численности, мы не подразумеваем только сокращение – оптимизация численности включает в себя целый комплекс мероприятий. В частности, это перераспределение функций сотрудников, управление качеством персонала и многое другое, о чем будет говориться далее.

Если не вдаваться в пространные рассуждения, то в чем заключается суть оптимизации численности персонала? В первую очередь надо понять, в какой точке мы находимся: каковы численность, производительность и структура персонала в настоящий момент и каковы цели оптимизации. Затем надо рассчитать, какая численность, производительность труда и структура персонала нам потребуются в новых изменившихся условиях. И наконец, надо спланировать и выполнить действия по приведению текущей численности персонала к рассчитанной рациональной численности. В дальнейшем эти процедуры необходимо регулярно повторять и развивать для поддержания системы управления численностью «в тонусе».

Помимо собственно необходимости снижать затраты оптимизация численности персонала может производиться и по другим причинам, таким как существенное изменение масштабов или характера деятельности организации, необходимость в увеличении производительности труда, слияние или присоединение компаний и т. д. Поясним это.

Существенное изменение масштабов или характера деятельности. Например, падение объемов продаж продукции уже не требует такого количества рабочих для ее производства. Таким образом, необходимо проводить мероприятия по оптимизации численности персонала. Аналогично если производство переходит на выпуск другой продукции либо меняется технология производства – это также отражается на персонале. Так, когда предприятие «Иж-Авто» переходило на выпуск автомобилей КИА и существенно свернуло выпуск ИЖ и классических моделей ВАЗ, это вызвало необходимость сократить численность с 12 тыс. до 4,5 тыс. сотрудников.

Необходимость в увеличении производительности труда. Совершенно очевидно, что повышение производительности труда означает, что производить такое же количество продукции предприятие может с меньшим количеством людей. Повышение же производительности труда достигается не только внедрением новых техники и технологий, но и, например, с помощью найма более квалифицированных работников. Не лишним будет знать, что начиная с 2003 г. в России рост заработной платы примерно в два раза обгонял рост производительности труда. По сути дела, владельцы предприятий платят часть денег сотрудникам не за работу, а непонятно за что.

Слияние или присоединение компаний.

Слияние или присоединение компаний одной отрасли неизбежно связано с наличием на первых порах дублирующих друг друга по выполняемым функциям подразделений. Для повышения эффективности деятельности необходимо устранять дублирование функций, а это вызовет и изменение численности сотрудников.

Ситуация каждой компании, у которой возникает необходимость оптимизировать численность, уникальна. Однако существует определенный набор инструментов, позволяющий эффективно решить проблемы с численностью. Надо лишь четко знать и понимать, в каких условиях эффективен тот или иной методический прием. Кроме того, нельзя не учитывать различные внешние факторы и ограничения, в которых работает компания.

В качестве очевидного примера таких ограничений можно привести требования Трудового кодекса, по которому уволить нерадивого работника не так просто. Любой специалист по кадрам об этом знает. Точнее, уволить-то можно, но если такой сотрудник пойдет в суд, то при наличии малейших кадровых ошибок суд будет, скорее всего, на стороне работника, а предприятие понесет дополнительные издержки в виде выплаты заработной платы за время вынужденного простоя работника.

Кроме того, нужно учитывать наличие в России так называемых моногородов, в которых одно предприятие обеспечивает работой большую часть трудоспособного населения. В настоящее время в РФ таких городов более 400. Проводить массовое сокращение численности в таких городах крайне затруднительно, поскольку это неизбежно вызовет социальный взрыв. Яркий пример – «АвтоВАЗ». С учетом существенного падения продаж автомобилей в период финансового кризиса 2008–2009 гг. предприятию явно не требовалась такая огромная численность (более 100 тыс. человек). Решения о проведении сокращений на «АвтоВАЗе» обсуждались на уровне правительства РФ, что лишний раз подчеркивает масштаб проблемы.

«Три кита» гибкого управления численностью

Большинства проблем, связанных с сокращениями численности, можно было бы избежать, если бы в компании была заранее выстроена система гибкого управления численностью персонала. Такая система базируется на «трех китах»:

1. Эффективные технологии работы и соответствующее им оборудование (инфраструктура). При этом можно говорить и об оптимизации бизнес-процессов, но следует понимать, что оптимальный бизнес-процесс, не обеспеченный соответствующим оборудованием и ресурсами, не будет функционировать.

2. Управление качеством персонала. Под этим понимается комплекс мероприятий, направленный на обучение персонала эффективным технологиям работы, повышение его мотивации к труду, отбор наиболее оптимальных работников по соотношению «цена – качество».

3. Управление затратами на персонал. Здесь подразумевается комплекс мероприятий, который позволяет контролировать расходы на персонал, не прибегая к жестким методам вроде массовых увольнений.

Рассмотрим эти основы гибкого управления численностью более подробно.

Эффективные технологии работы. Про оптимизацию бизнес-процессов уже достаточно подробно рассказано в главе 3, и поэтому здесь мы не будем описывать технологии оптимизации бизнес-процессов, а рассмотрим вопрос о последствиях оптимизации бизнес-процессов с точки зрения влияния на количество персонала компании.

Простой пример. Применение высококачественных элегазовых выключателей вместо требующих частого технического обслуживания масляных выключателей в распределительных электрических сетях требует меньшего количества ремонтных рабочих в энергокомпаниях. Аналогично более дорогие, но устойчивые к обрывам самонесущие провода также требуют более редкого ремонта и соответственно ремонтного персонала. Разумеется, более эффективная техника является более дорогой, но если смотреть на совокупную стоимость владения, включая в нее и затраты на обслуживающий персонал, – более выгодная и, как правило, требующая меньшего количества обслуживающего персонала.