Идеальный бизнес-ассистент. Как найти и воспитать надежного помощника
Шрифт:
Чуть позже в книге мы затронем и эту тему – о пути в предприниматели через позицию помощника, когда он может вырасти до руководителя направления компании, либо при холдинге открыть новый проект, работая с руководителем долгие годы. Здорово, когда вы взращиваете человека «с нуля», помогая ему развиваться. Кстати, не стоит зажимать его в зарплате, если не хотите, чтобы он ушел от вас за лучшей жизнью.
Такой вовлеченный ассистент вполне может помогать и с личными делами: с детьми посидеть, одежду выбрать, продукты купить – в зависимости от того, на какой уровень общения вы с ним вышли. Если достаточно
Конечно, до такого уровня взаимного доверия нужно дорасти. Но это удивительное чувство – когда между людьми нет ни тени сомнений или подозрений, и возникает то родство душ, которое позволяет руководителю ощущать, что рядом – надежный человек, на кого можно смело положиться в любой ситуации. По факту ассистент становится даже ближе, чем семья, на которую у занятого едва ли не круглые сутки босса порой не хватает времени. А помощник не просто находится все время рядом, но снимает с шефа львиную долю рутинных забот.
Помощник – дорогой бриллиант в «короне» руководителя.
Самое главное – разобраться, нужен ли такой сотрудник и на какой стадии нанимать помощника.
Глава 2
Нужен ли помощник?
Если опираться на собственный опыт, могу сказать, что на самом деле помощник нужен всем, уже на той стадии, когда лишь пришла в голову идея открыть проект. Как раз в этот момент возникает необходимость освободить голову и руки для решения стратегических задач.
Помощник нужен каждому – неважно, идет ли речь о наемном директоре, собственнике, акционере или руководителе среднего звена внутри компании. Задача ассистента формулируется в нескольких словах – сделать жизнь начальника проще. Когда помощник заполняет документы, быстро реагирует на разные ситуации, берет на себя хлопотные дела – ему понадобятся многие умения.
По себе знаю, например, как долго и нудно заполнять таблицы. А ведь бывает, руководитель тратит по 3–4 часа, чтобы разобраться в таблицах, инструкциях, графиках. Лучший способ разгрузить себя и освободить время для более важных дел – подобрать исполнительного и внимательного ассистента. И головная боль по поводу обилия бумаг, от которой страдают практически все начальники, исчезнет как бы сама собой.
Чтобы понять, нужен ли ассистент, уместно воспользоваться «арифметическим» способом. Просто выпишите себе в ежедневнике, в таблице Exel или на листе бумаги все задачи, которые вам приходится выполнять в течение недели или месяца. И против каждого пункта укажите время, которое у вас уходит на его выполнение. Будьте внимательны, ничего не упускайте! Вплоть до того, сколько времени у вас уходит на утренний туалет, завтрак, включая приготовление его (если готовить для вас некому), на заправку машины или замену колес, оплату коммунальных услуг и уборку… Право, вы удивитесь, как много дорогих минут и часов съедают ежедневные будничные заботы. Наверняка вам знакомо ощущение, когда вроде бы весь день чем-то занимался, а результата нет.
Для предпринимателя как для добытчика
Второй шаг – все зафиксированные задачи нужно разделить на категории. Например, A – важные, функциональные, их ни на кого не переложишь. В категорию же В попадают дела, которые можно отложить либо делегировать. И, наконец, в блоке С то, что можно отложить в долгий ящик, а то и вовсе не делать.
Понятно, что задачи первой категории придется брать непосредственно на себя. А вот дела из двух других можно смело передоверить помощнику. Да, наверняка у вас были некоторые сложности с разбивкой задач на блоки. Более того, примерно 90 % списка вы отнесли к категории А, потому что уверены, будто с этими задачами не может справиться никто, кроме вас. Но, поверьте, это – миф.
Большинство задач можно делегировать. Другое дело, что это надо сделать грамотно – то есть каждое задание необходимо снабдить своего рода инструкцией, указать контакты и так далее. Когда есть четкая последовательность шагов, их легко выполнить и просчитать время. Например, поменять колеса на машине: положить колеса в багажник или в салон, если они в багажник не влезают, взять документы, захватить определенный ключ. У моего бывшего руководителя, например, был «Порше 911», где на колесах – секретный ключ, так что, собираясь на шиномонтаж, я точно помнила, какой ключ нужен и где он лежит.
В свое время я сама работала ассистентом, и хорошо помню, какой огромный пул задач решали мы оперативно с шефом. Он отправлял мне по десять рутинных заданий в день, и нетрудно понять, сколько дорогих часов это помогло ему сэкономить. Между тем я решала вопросы, как говорится, по пути, быстро – туда заехала, по дороге купила, здесь передала, там встретилась, туда завезла, что-то сложила, приклеила, разобрала… Поскольку рука у меня набита на многозадачность, на весь десяток заданий уходило у меня часа два-три, а у босса наверняка отняло бы вдвое больше времени.
Подготовка пошагового плана займет какое-то время, зато сотрудник, пользуясь инструкцией, сможет сделать все быстро и качественно.
Есть руководители, уверенные, будто даже по инструкции сотрудник все равно сделает плохо. Но вы же пользуетесь, скажем, холодильником, микроволновкой или стиральной машиной? И прежде, чем включить ее, наверняка прочли инструкцию? Здесь ситуация схожая – если инструкция написана грамотно, вашему помощнику не составит труда в ней разобраться и сделать все как надо. Кстати, шаблон инструкции вы найдете в одном из приложений – проверьте себя.
Вообще-то, в идеале своего рода инструкция должна распространяться на всю компанию. Да-да, это как раз структура предприятия, функциональные обязанности и многое другое. Для ассистента должностную инструкцию надо прописывать очень подробно. И не только общий обзор обязанностей, но и мелкие, но важные детали: как встречать босса, что он по утрам пьет – чай или кофе, какие яблоки любит, во сколько ему напоминать про обед… Иными словами, у помощника должна быть «инструкция по руководителю», как бы странно это ни звучало.