Информационная безопасность. Курс лекций

Артемов А. В.

Носитель конфиденциальной документированной информации (документа) – материальный объект, предназначенный для документирования (фиксирования, закрепления) и хранения на нем конфиденциальной информации в целях передачи ее во времени и пространстве. Носители могут быть традиционными бумажными или картонными: листы бумаги, ватмана, координатной бумаги, книги, тетради, журналы учета, картонные учетные карточки, неперфорированные и перфорированные бумажные ленты. Эти носители используются для нанесения на них информации рукописным, машинописным или автоматическим способами. К традиционным относятся также фотографические носители информации: фото– и кинопленка, фотобумага, слайды, микрофотопленки, фотографические фонограммы. Широкое современное и перспективное значение имеют технические магнитные носители документированной информации: магнитные ленты, диски, дискеты и др. для обеспечения работы ЭВМ, магнитные карты для идентификации личности человека, магнитные носители для видео– и аудиозаписи. В качестве носителей конфиденциальной информации

используются также лазерные и иные диски, пластиковые карты и др. Носители могут быть чистыми, могут содержать черновую, первоначальную, неоформленную информацию, рабочие записи, могут иметь информацию в оформленном виде и являться документами. Чистые, оформленные носители конфиденциальной информации подлежат учету (см. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации).

О

Обработка изданных документов – технологическая стадия, в процессе которой выполняются технологические этапы процедуры и операции по отправке документов адресатам или передаче внутренних документов для использования в управлении основной деятельностью фирмы. Осуществляется централизованно службой конфиденциальной документации в рамках традиционной или автоматизированной системы. Стадия обработки изданных документов делится на два этапа: а) этап передачи в службу конфиденциальной документации и обработки документов, предназначенных для отправки, и б) этап передачи в эту службу и обработки внутренних документов. Первый этап включает процедуры: получения от исполнителя всех экземпляров документа и материалов, возникших при его подготовке, а также инициативного документа, послужившего основанием для издания подготовленного документа; уничтожения черновиков, вариантов и других потерявших ценность материалов; получения документа с другого вида учета (инвентарного, архивного и др.); конвертования (пакетирования) документа, оформления реестра или записи в разностной книге; внесения отметки в учетную форму документа; отправления конвертов (пакетов), телексов, факсов и др.; внесения отметки службы доставки в реестр, разносную книгу и другие формы. Второй этап включает те же процедуры, но вместо процедур подготовки к отправке и отправки выполняются процедуры: передачи документа соответствующему руководителю или исполнителю; исполнения и возвращения документа от исполнителя; передачи документа на другие виды учета.

Обработка поступивших документов – технологическая стадия, в процессе которой выполняются процедуры проверки соответствия характеристик конфиденциальных документов записям в журнале учета пакетов, проверки комплектности и целостности документов, учета поступивших документов в соответствующих учетных формах, внесения учетного номера документа в журнал учета пакетов, ежедневного контроля полноты учета всех поступивших документов, распределения конфиденциальных документов по руководителям и исполнителям. Осуществляется централизованно службой конфиденциальной документации. При распределении документы делятся на группы: а) передаваемые на резолюцию конкретным полномочным руководителям с целью принятия решения и определения состава допускаемых к документу исполнителей; б) передаваемые непосредственно руководителям подразделений или исполнителям в соответствии с утвержденной схемой доступа к документам типового содержания без резолюции руководителя (см. также Передача конфиденциальных документов руководителям и исполнителям).

Обязательство о неразглашении конфиденциальных сведений – правовой документ, добровольное письменное согласие претендента на должность, сотрудника фирмы или иного лица на ограничение его права в отношении использования конфиденциальной информации фирмы. Одновременно в обязательстве (подписке) указанные лица предупреждаются об ответственности за разглашение этой информации. Состав конфиденциальных сведений, с которыми они будут работать, сообщается только после подписания обязательства. Целесообразно, чтобы обязательство подписывали все сотрудники фирмы и лица, связанные с фирмой деловым и отношениями, в том числе не имеющие отношения к конфиденциальным сведениям, но располагающие возможностью ознакомиться с ними при исполнении служебных обязанностей. Обязательство подписывается также увольняющимся сотрудником.

Ознакомление с конфиденциальным документом – процесс информирования сотрудника фирмы или иного заинтересованного лица, осуществляемый в соответствии с резолюцией полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о принятом им решении или решении другой организационной структуры. Процесс завершается проставлением сотрудником визы ознакомления, но может потребоваться последующее составление другого документа или повторное обращение к этому документу. Ознакомление сотрудника с документом производится службой конфиденциальной документации. Сотрудник этой службы обязан предоставить для прочтения сотруднику только ту часть документа, которая указана в резолюции руководителя. Не допускается разрешать сотруднику знакомиться с текстом документа в полном объеме или делать выписки на неучтенном носителе. В технологическом отношении ознакомление с документом представляет собой первоначальную

операцию исполнения или использования конфиденциального документа.

Опись конфиденциальных документов дела – перечень конфиденциальных документов, находящихся (подшитых) в деле, служащий для контроля их сохранности и комплектности. В описи (внутренней описи) дела указываются учетные номера документов, грифы конфиденциальности, даты подписания или утверждения, виды и краткое содержание документов, номера листов дела, соответствующих расположению документов в деле. Опись подшивается в начале дела и имеет самостоятельную нумерацию листов. Опись документов должна содержаться также в личных делах сотрудников, в папках текущего хранения неисполненных документов, предшествовать электронным документам массива, магнитного носителя, вестись персонально по каждому руководителю и исполнителю, работающим с конфиденциальными документами.

Опись конфиденциальных документов, находящихся у исполнителя – перечень документов и носителей информации, выданных сотруднику фирмы для работы. Предназначена для их учета, проверки сохранности (наличия) и контроля правильности использования и хранения.

Опись конфиденциальных документов фирмы – перечень конфиденциальных документов фирмы. Ведется в некрупных фирмах, структурах малого бизнеса с небольшим количеством конфиденциальных документов, обрабатываемых в рамках существующей технологической системы, предназначенной для открытых документов, но обеспеченной минимальным составом методов защиты. Опись служит для дополнительного учета конфиденциальных документов, проверки их наличия и комплектности, своевременного снятия грифа конфиденциальности. Может иметь традиционную бумажную или электронную форму. В крупных фирмах ведется инвентарная опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Организационный элемент системы защиты информации — комплекс направлений и методов управленческого, ограничительного и технологического характера, определяющих основы и содержание системы защиты, побуждающих персонал соблюдать правила защиты конфиденциальной информации фирмы. Организационные меры связаны с установлением режима конфиденциальности в фирме. Элемент включает в себя: формирование и регламентацию деятельности службы безопасности и службы конфиденциальной документации, организацию составления и регулярного обновления перечней конфиденциальной информации и документации фирмы, регламентацию разрешительной системы доступа персонала к конфиденциальной информации; регламентацию направлений и методов работы с персоналом, контроля соблюдения им правил защиты информации; регламентацию технологической системы обработки и хранения конфиденциальных документов, ведение всех видов аналитической работы, регламентацию системы охраны фирмы и порядка приобретения, установки и эксплуатации инженерно-технических средств защиты информации и охраны; регламентацию действий персонала в экстремальных ситуациях и др. Организационная защита является стержнем, который связывает в единую систему все другие элементы.

Оригинал документа – первоначальный, единственный, уникальный документ. Может быть черновым и беловым документом и подлинником.

Ответственность персональная – одно из главных требований к организации функционирования системы защиты информации и обязательное условие обеспечения эффективности этой системы. Предусматривается, что полномочный руководитель, разрешающий доступ сотрудника к конфиденциальному документу, несет персональную ответственность за данное разрешение. В свою очередь, каждый сотрудник фирмы (в том числе работник службы конфиденциальной документации), получающий для работы конфиденциальный документ, несет аналогичную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации.

Оформление дел с конфиденциальными документами — комплекс технологических процедур обработки исполненных документов. Имеет отличительные особенности по сравнению с идентичной работой по оформлению дел с открытыми документами. Процедура оформления дела при его заведении дополнительно включает: указание на обложке дела грифа конфиденциальности и состава допущенных к делу исполнителей, оформление карточки учета разрешений и выдачи дела, подшивку в дело чистых бланков внутренней описи документов. Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются: внесение данных о подшиваемом документе во внутреннюю опись, нумерация листов документа в деле, прошнуровывание листов, внесение отметки о включении документа в дело в учетную форму документа. Процедура оформления дела при его закрытии в целом идентична процедуре подготовки открытых дел о сдаче в архив, но дополнительно выполняются следующие операции: опечатывание на заверительном листе концов шнурка, внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.