Интегрированный тайм-менеджмент

Прентис Стив

Эта линия символизирует контрольный этап управления проектами: мы отмечаем перемены в течение рабочего дня и как толковый менеджер проекта, держа руку на пульсе, соответственно меняем план, чтобы все задействованные в проекте, включая и нас, сохраняли заданный ритм.

Подножие I-образного распорядка дня, так называемый обзор, предполагает завершение, а именно: 1) подведение итогов всех задач дня и 2) непрерывное совершенствование. Давайте разберемся поподробнее.

Рис 4.1. I-образный распорядок дня

РАСКАДРОВКА

Частью

крайне трудоемкого процесса создания кинофильма является так называется раскадровка. Команда талантливых художников создает иллюстрированный сценарий фильма. Работа эта остается скрытой от зрительских глаз, но она помогает всей команде создателей картины четко представить себе ленту от начала до конца, а следовательно, осознать подстерегающие проблемы и подготовиться к их решению. Все участники создания фильма хотят быть уверены, что знают о проекте (и о своей работе в проекте) практически все. Они осознают, как важно еще до начала битвы убедиться, что все под контролем, даже если для этого и придется потратить некоторое время.

Пятнадцатиминутное утреннее планирование — это начало вашей битвы. В это время вы делаете следующее:

• знакомитесь с новыми имейлами и сообщениями голосовой почты, планируете ответы на них;

• записываете свое приветствие голосовой почты на данный день — это ваша первая защита от помех в работе, которая однако призвана удовлетворять наиболее типичные запросы клиентов;

• распределяете предсказуемые и ожидаемые события в соответствии с прочими задачами дня;

• заранее известным задачам и наиважнейшей задаче дня отводите «краеугольное время» («краеугольное время» — самый спокойный отрезок дня, когда выполняется основная работа; подробнее об этом — в главе 6);

• перепоручаете коллегам те дела, которые можно им доверить;

• вносите необходимые изменения в дневное расписание — на экране или на бумаге;

• обдумываете предстоящие в течение дня поездки и проводите их подготовку;

• планируете адекватное общение (совещания) с начальством;

• мысленно просматриваете все задачи дня в перспективе, с тем чтобы не тратить время на ненужную или несвоевременную деятельность.

Вспомните, что с нами произошло за период, прошедший с Международной ярмарки 1939 года. Темп жизни и скорость информационного потока невероятно возросли, вынуждая нас постоянно поднимать планку наших ожиданий, что в свою очередь рождает реактивный характер наших действий: мы отвечаем на внешние раздражители, вместо того чтобы их контролировать. В этом смысле можно даже сказать, что мы принадлежим нашему распорядку дня, а не наоборот. Предлагаемое I-образным распорядком дня планирование как раз и ставит целью этого избежать. Его методы гарантируют нам выгоду от предупреждающего планирования, тем самым снимая с нас бремя реактивных поступков.

I-образное планирование, кроме того, представляет события в реальном свете, поскольку туманные идеи, как известно, — слабые козыри. Полагаясь на список дел, который существует исключительно у вас в голове, вы, возможно, и находитесь в курсе событий, зато окружающие остаются в неведении. Вы ставите себя в крайне невыгодное положение, подставляясь под град всевозможных заданий со стороны. Предлагая вам новую задачу, человек вряд ли задумается над вашими планами на это утро и уж тем более не усомнится в необходимости своего вопроса к вам. А вот распорядок дня, который можно увидеть и потрогать, — это средство общения, с помощью которого гораздо проще справиться с конфликтами и повлиять на коллег-просителей.

Кроме того, к списку дел, составленному мысленно или небрежно набросанному на обрывке бумаги, и отношение небрежное — в случае появления неожиданных проблем от него

легко отступают. Внешние события постоянно влияют на рабочий план, память перегружается, и если вы храните свой план именно в памяти, то с каждой новой задачей теряете способность четко мыслить и тем более различать главное и второстепенное. Если же все пункты вашего дневного плана обрели материальную форму в распорядке дня, память ваша не перегружена и вы легко справляетесь с любыми неожиданностями.

ТАК ЧЕМ ЖЕ ЗАНЯТЬСЯ ВО ВРЕМЯ ПЛАНИРОВАНИЯ?

Первое: отведите время для самого планирования. Превратите его в стандартную, регулярную процедуру каждого рабочего утра. Дайте понять всем коллегам, что ваш день реально начинается на четверть часа позже. Пусть вы уже появились в офисе (или устроились за письменным столом, если работаете дома) — рабочий день начинается не раньше, чем вы проведете планирование и обновление своего графика. Для людей совершенно естественно считать вас доступным для общения и работы, как только вы появляетесь в поле их зрения — даже если вы и отдышаться не успели. И тем не менее вы должны отвести время не только на то, чтобы снять пальто и выпить чашку кофе, но и на свое I-образное планирование. Эти 10—15 минут попадают под запрет для любой иной деятельности. Пусть вам вновь послужит примером все тот же шеф-повар: прежде чем открыть ресторан для посетителей, ему многое нужно сделать.

Само собой, поначалу вы столкнетесь с трудностями, ведь люди привыкли бросаться к вам с вопросами и разговорами в минуту вашего появления. Мы поговорим об этом в главах 5 и 14. Крайне важно донести до окружающих ваш новый стиль работы и его преимущество не только для вас, но и для них. Пусть вы раньше работали по-другому — это не значит, что вы не можете измениться. Люди поймут, если им все правильно объяснить.

Второе: определитесь с назначенными на день встречами и предельно реалистично оцените время, которое уйдет на дорогу и на сами встречи. В главе 8 нас ждет урок, как сокращать встречи, не поступаясь их результативностью, однако некоторые из них все же займут больше времени, чем нам бы хотелось, и это время нужно учесть. Нагромоздив задачи одна на другую, вы не ускорите их выполнение. Помните, наша цель — подлинный реализм, а не следование по критическому пути.

Третье: разбейте блок предсказуемых и ожидаемых событий (см. рис. 3.6) на более мелкие составные части и распределите по времени в соответствии с основными задачами дня. Глава 6 продемонстрирует, насколько удобнее отвести на звонки и электронную почту определенное время, нежели справляться с ними по мере появления. Отведите резервным событиям утро и период после обеда. То же самое относится и к вашему «краеугольному времени».

Четвертое: внимательно просмотрите свою памятку «Не забыть сделать» и внесите ее пункты в распорядок дня. Эти небрежные памятки на полях вашего ежедневника — вещь опасная. Они предписывают что-то когда-нибудь сделать, не определяя ни начала, ни конца действий. Следовательно, очень легко обмануться в их длительности, а это грубейшая ошибка, поскольку даже самая простая задача может отнять гораздо больше времени, чем вы рассчитывали.

Итак, превратите каждый пункт памятки в составную часть вашего рабочего графика.

Допустим, что на выполнение каждого из десяти пунктов памятки потребуется пятнадцать минут. Внеся их в свой график, вы будете вынуждены отвести на них 150 минут (два с половиной часа), т. е. немалую часть второй половины дня. Радости, конечно, мало, однако если выполнять эти пункты необходимо, значит, они имеют право на место в вашем деловом графике. А раз так — внесите их в компьютерный график или ежедневник, чтобы превратить в реальные задачи.